Los tiempos cambian y las formas de trabajar no se quedan atrás. La modernidad y el vanguardismo han llegado hasta nuestros sitios de trabajo y lo han hecho para quedarse. Últimamente escuchamos con frecuencia el término coworking y nos quedamos pensando en ¿cómo sería montar un coworking?
Hoy día, muchas personas optan por realizar sus labores en donde sea y en cualquier momento y es aquí donde entra en juego el concepto de coworking. Es un término que ha generado un movimiento global con un concepto muy básico, que es tan simple como una oficina o un espacio de trabajo compartido. Esto permite a varias empresas y/o personas elevar su productividad y conectar entre sí. ¡Veamos de qué se trata y cómo crearlo!
¿Qué es coworking y cómo funciona?
El coworking es un espacio en donde empresas, profesionales independientes y emprendedores convergen entre sí para llevar a cabo sus actividades. ¿De dónde viene este significado del concepto coworking? Según la RAE (Real Academia Española) el término «coworking» es un anglicismo y en español puede emplearse como «cotrabajo» o «trabajos cooperativos o en cooperación».
Es un área en la que las personas de negocios de diferentes sectores tienen a su disposición recursos para trabajar, debido a que no necesitan más que un portátil, un teléfono y una buena conexión a internet para poder realizarlo.
La diferencia de tener un espacio de coworking a estar en una empresa es que no hay departamentos específicos sino que estás rodeado de profesionales de diferentes áreas con capacidades, habilidades y redes de contacto, que ayudarán al crecimiento de oportunidades y colaboraciones futuras.
Los espacios de coworking funcionan para atender a todo tipo de inquilinos desde freelance hasta grandes empresas. Al ser un entorno colaborativo, además de compartir oficina, fomenta las relaciones interpersonales, te permite elegir con libertad en qué parte del mundo quieres trabajar, cuándo y con quiénes quieres rodearte.
Tipos de coworking
La situación actual ha generado la necesidad de crear espacios flexibles en el ámbito laboral. Estos espacios son los que están respondiendo a la dualidad entre el trabajo presencial y trabajo remoto, ya que ofrece una alternativa a los espacios convencionales.
Existen diferentes aspectos que debemos tener en cuenta al momento de escoger un espacio de trabajo adecuado; dicho de otra manera ¿qué necesito para un coworking? ¿Cómo se qué tipo escoger para montar un coworking? Uno de los puntos claves, es conocer los tipos de coworking que existen. A continuación te dejaremos un listado de los más comunes:
Coworking sectorial y multisectorial
El coworking sectorial es un sitio de trabajo específicamente diseñado para reunir a un tipo de perfil profesional en concreto. Se potencia la colaboración entre sus integrantes y la creación de nuevos proyectos en conjunto.
Al mismo tiempo, también podemos encontrar coworkings multisectoriales. Suelen ser los más comunes, en este tipo de espacios de trabajo compartido se abre el acceso a cualquier profesional independientemente del área en la que se encuentre especializado. Al coexistir diferentes perfiles en un mismo espacio se promueve el enriquecimiento profesional.
Cosewing
El Cosewing agrupa en un mismo espacio compartido actividades que son similares; en este caso se especializa en el sector del mundo de la moda. En esta área coworking interactúan personas profesionales con perfiles variados que laboran en el sector textil. Fue originado para dar un espacio a sastres, modistas, creativos, diseñadores, patronistas.
Uno de sus principales objetivos de creación es para realizar el diseño, la producción y la venta de colecciones de moda. También, suelen haber escuelas de costura, tanto para nivel profesional, como para todas aquellas personas que se quieren dedicar a este mundo a través de su pasión por la producción artesanal.
Coboat
Una oficina de coworking que navega por el mundo, eso es un Coboat. Es impulsado por un catamarán con motor propulsado por energía solar y eólica. Funciona como un espacio coworking flotante con capacidad de hasta 20 nómadas digitales. Este espacio permite conectarse y disfrutar de los diversos beneficios de estar en el mar.
La misión de un trabajo remoto no es simplemente buscar fomentar el equilibrio entre la vida laboral y personal, sino también crear conciencia sobre la contaminación de los océanos. En el barco se dictan talleres sobre la contaminación de los océanos y sesiones grupales para luchar contra los problemas asociados a los mares. La embarcación cuenta con Internet Satelital 24/7.
Eco-working
Es un centro de trabajo especializado en el medioambiente. Están diseñados para el consumo consciente de los recursos de electricidad, agua, material, entre otros. Dentro del mismo, se implementan políticas y medidas de reciclaje que aporten a la sostenibilidad del planeta.
Sus ventajas parten del hecho de que se ahorra dinero, se promueve la interacción entre profesionales de sectores diferentes y se innova en medio ambiente y ecología. Es una nueva forma de trabajar en equipo por el planeta.
En algunas partes del mundo, se han presentando nuevos conceptos con el desarrollo de mobiliarios sostenibles y conexiones con energía solar y/o eólica.
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Coworking creativo
Consiste en talleres de arte para profesionales e independientes de esta destreza. La creatividad es el recurso más importante en este espacio de coworking, además, cuentan con amplias habitaciones para grabar, pintar, realizar cualquier actividad artística e incluso para descansar.
En sus beneficios encontramos que solo se paga por lo que se utilice en espacio, tiempo y herramienta. Los coworkings para artistas ponen a tu disposición las condiciones necesarias para que desarrolles a gusto tu creatividad.
Es mucho más que compartir un espacio de trabajo, es crear una comunidad donde puedas producir colaboraciones con individuos de tu mismo perfil.
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Coworking rural
¿Requieres un espacio de tranquilidad y paz? Este tipo de coworking son ideales para ello. Su principal objetivo es brindar un entorno para desconectar, pensar diferente y usar la naturaleza como fuente de inspiración. Este hecho eleva el bienestar en el trabajo y previene el estrés.
Su valor agregado y aporte a la sociedad es impulsar y potenciar la actividad empresarial en aquellas zonas rurales poco habitadas e industrializadas, dar reconocimiento a la localidad.
El coworking rural suele estar destinado más a freelancers y a aquellos que usan las nuevas tecnologías para laborar que a empresas, pues es más fácil que una sola persona cambie su locación o pueda emplearlo remotamente.
Coworking de aventura
Buscan atender la necesidad de aquellas personas con estilos de vida diferentes con amplias alternativas para explorar nuevos horizontes y salir de la rutina. Se trata de presentar locaciones donde puedes generar intercambio de ideas con personas de diferentes culturas, enriqueciendo tus proyectos con sus perspectivas.
Así mismo, se genera un balance entre el espíritu aventurero, la creatividad y la inspiración. Podemos ubicar coworkings de aventura para amantes del surf, del trekking o incluso para los amantes de los viajes.
Ventajas de estar en un coworking
¿Quieres montar un coworking pero no estás del todo convencido? Si te has planteado la idea de trabajar y crear oficinas coworking, te enumeramos de forma resumida los 8 beneficios de invertir en estos espacios de trabajo.
1. Flexibilidad Laboral
Una de las principales ventajas de los centros de coworking es el horario flexible que ofrecen, permitiéndote trabajar en el rango horario que desees. Asimismo, de acuerdo a las necesidades de cada trabajador, es posible separar alguno de sus espacios por una hora, un día e incluso meses.
La flexibilidad es una de las cinco tendencias más demandadas por los profesionales. Lo que se aspira en las nuevas formas de trabajo es a un modelo de trabajo flexible. En los coworkings no hay ataduras a horarios, ¡la organización de la ejecución de las labores depende de ti!
2. Hacer Networking y crear comunidad
La forma en la que ampliamos nuestra red de contactos, de eso se trata el networking. Así mismo, es una oportunidad para colaborar, desarrollar negocios y crecer profesionalmente. Hacer parte de una comunidad es adentrarte en las diferentes perspectivas y culturas y aprovecharlas para potenciar tu proyecto.
Además, los coworking permiten generar sinergias entre profesionales de distintos sectores, la propuesta de los espacios colaborativos es la facilidad para acceder a una agrupación de profesionales innovadores y emprendedores.
3. Reducción de gastos y ahorros
El alquiler de oficinas coworking significa un ahorro a largo plazo. Estos servicios, además de dar un ambiente cómodo, se adaptan a tus necesidades ofreciendo un precio acorde a tu capacidad económica. Ofrecen diferentes modalidades de oficinas que puedes contratar y según el plan que tomes tendrás una oficina totalmente equipada.
Montar un coworking te ayuda a no tener que lidiar con todos los costes (alquiler, pago de suministros, equipamiento, entre otros) y logística de montar una oficina propia. Las empresas de coworking se encargan de las actividades administrativas y de servicios como la luz, agua, internet, aseo y más.
4. Herramientas de últimas tecnologías
Una característica principal de los coworkings son los equipamientos e infraestructura pensados para la comodidad de los coworkers. En este sentido, los pilares básicos de estos espacios son poder contar con un mobiliario óptimo, buena iluminación, rápida conexión a internet. No olvidemos que estos espacios también cuentan con espacios de relajación y de ocio.
La nueva transformación digital ha llegado a nuestra sociedad influyendo notablemente en el modelo de trabajo actual. Las tecnologías con las que cuenta un coworking pueden ser: Impresora Multifunción, Mac Mini, Proyector FHD, Cámaras de seguridad IPV6, Internet Fibra óptica 1 Gbps simétrico.
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5. Inspiración, creatividad e innovación
Los espacios cowork son ambientes creativos donde se comparte el conocimiento por medio de sugerencias, consejos y ayudas. El aprendizaje va de la mano con la inspiración y puede tener lugar en una variedad de formas. Algunos se producirán simplemente a través de conversaciones con otros en el espacio donde se están ejecutando proyectos interesantes.
Entre las actividades que debe tener un coworking encontrarás una propuesta mensual de cursos y dinámicas. Hay talleres orientados al enriquecimiento personal (clases de yoga, cocina, etc.) y que fomentan el desarrollo profesional (uso de herramientas que ayudan a la productividad del emprendedor, de conocimiento legal y administrativo, coaching para el emprendedor, jornadas de intercambio con entidades externas, entre otras).
La función de estos talleres es enriquecer la creatividad y permitirle al colaborador innovar en sus procesos.
6. No más al aislamiento
¿Cuántas veces has sentido que estabas solo en tu espacio de trabajo, una oficina o tu propia casa? ¿Te ha ocurrido que crees que la interacción con otros es necesaria para salir de la rutina? Un coworking está lleno de personas, no habrá cabida a los sentimientos de soledad. La mezcla de profesiones, culturas y pensamientos es la base de un coworking.
Puedes recibir consejos, ayudas, ideas nuevas y tener acceso al conocimiento compartido. El resultado, además de establecer relaciones sociales, es que te sentirás en compañía siempre. Dependiendo del tipo de coworking en el que trabajes encontrarás a personas con tu mismo perfil o con otras aspiraciones.
7. Impulso de los negocios
Un aspecto importante a resaltar es que un coworking es viable para todo tipo de empresas; ocasionalmente estos espacios han sido utilizados por pequeñas empresas y/o emprendimientos. Sin embargo, en la actualidad vemos que grandes empresas se han adaptado a esta nueva forma de reunir a sus colaboradores en un espacio compartido.
Estos espacios permiten tomar medidas en virtud del crecimiento y cumplimiento de los objetivos, debido a que nunca se está seguro de los cambios del mercado y las variaciones en el crecimiento de la empresa. Por lo tanto, facilita el ingreso de nuevos colaboradores o retención de los mismos.
8. Mejoras en la productividad
Este beneficio es el resultado de todas las ventajas anteriores y representa lo que cualquier profesional desea alcanzar: desarrollar su trabajo con un alto índice de mejora en la productividad.
Es una mejora considerable en el rendimiento laboral. Efectivamente, un horario flexible, el aumento de las relaciones interpersonales, la disminución de las distracciones, suman un resultado final que impacta en el aumento de la calidad del trabajo. Tú decides cómo utilizar las herramientas y facilidades que se ponen a tu disposición en un coworking.
¿Es rentable un coworking?
Se ha demostrado que invertir en coworking puede ser una de las mejores decisiones al momento de iniciar en el proceso de crecimiento en una empresa, debido a que facilita el aumento de la productividad.
Los espacios de coworking no se rigen por los mismos principios de negocio de otras compañías. La mayoría no oculta sus precios, ni ata a sus miembros a contratos largos. Ofrece la posibilidad de adquirir un espacio por tiempos limitados y de usos varios.
La rentabilidad de los espacios coworking depende del funcionamiento a la hora de trabajar, de la armonía de los participantes y de la infraestructura del lugar. Esta debe ser cómoda, acogedora y llamativa.
Estos espacios ayudan a disolver los límites entre los equipos y los trabajadores, reuniéndose en espacios más flexibles, tanto en el espacio como en el tiempo, para crear modelos económicos avanzados en beneficio conjunto de todos los participantes.
Las posibilidades para invertir en el crecimiento de la empresa también son más factibles cuando se comparte el espacio de trabajo, ya que se puede llegar a acuerdos para utilizar los sitios comunes para realizar reuniones con otras empresas foráneas.
Los coworkings fortalecen los lazos entre las personas, lo que contribuye a aumentar la motivación. Para aumentar los márgenes de ganancia si deseas montar un coworking hay algunas formas efectivas de hacerlo:
- Introducir altos precios con servicios complementarios de alto margen para ganar más en tu producto de bajo margen.
- Si tienes una cafetería en tus espacios, los colaboradores no tendrán que salir a buscar pasabocas.
- Organiza un servicio para recibir los paquetes y correos de los miembros.
- Ofrece turismo, negocios y servicios de visa para los miembros.
¿Qué se necesita para montar un coworking?
El coworking se ha apoderado del mercado laboral actual, mismo que demanda ofrecer espacios flexibles, modernos y de fácil acceso. ¿Cómo crear una oficina coworking? Es la incógnita que genera la nueva realidad de oficinas cooperativas.
Aquello que necesitas va más allá de ofrecer un coworking económico, es brindar lo siguiente:
- Personalidad: Identifica los valores que van a definir tu espacio, fija los objetivos y propósito, pero créalos con tu propio estilo y transmítelo en las comunicaciones que envíes a tu mercado potencial.
- Innovación: Tus clientes serán agentes en constante cambio, toma en cuenta siempre su opinión y genera un presupuesto que abarque la idea de invertir en mejoras futuras. Usa campañas y encuestas para observar qué debes mejorar con respecto al día a día.
- Ahorro: Las personas que buscan un coworking no solo lo hacen por ahorro de costes, sino por muchas otras facilidades que les ofrecen estos espacios. ¡No desvirtúes tu servicio! Recuerda aclarar los beneficios que van a obtener si hacen parte de tu comunidad.
- Determinación: ¿Un coworking qué es? Es un espacio de trabajo colaborativo, es decir, los clientes no solo buscan una zona de trabajo, también quieren hacer amigos, networking y asistir a eventos o charlas.
- Inspiración: Aprovechar al máximo el espacio disponible con especial atención a su diseño de interiores e iluminación. Usa múltiples esquemas de color en las diferentes áreas para que todos puedan identificarse y encontrar su lugar.
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¿Quieres emprender creando un coworking? Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Si necesitas ideas para montar un coworking es el momento de comenzar a tomar nota. ¡Fíjate en estos diez pasos para identificar cómo diseñar un coworking!
1 . Análisis de Mercado
Investiga el mercado en el que te quieres posicionar. Lo primero que debes hacer para montar un coworking es estudiar el mercado, deberás conocer el macro entorno, sobre todo en el caso de que quieras enfocarte en un nicho de mercado muy específico como por ejemplo: mercadólogos.
Comienza a enumerar los coworkings de la zona, su modelo de negocio, a qué target se dirigen, la ubicación y sus tarifas. Esta tarea te resultará muy útil para diferenciarte del resto. Emplea una estrategia que te ayude a conocer las necesidades de tu mercado. La mejor forma es realizar encuestas en tu ciudad, ya sea de campo o vía email, y analizar los resultados obtenidos.
2. Análisis de la propiedad
El local donde desarrollarás la actividad es determinante para el éxito del negocio. Una buena ubicación, unas dimensiones adecuadas, transporte cercano, espacios amplios y cómodos, conexiones a fibra preferiblemente, serán la clave para atrapar al mercado. La ubicación de la oficina que alquiles va a impactar significativamente en la misión, visión y valores del coworking.
Podemos escoger puntos como: el centro de las ciudades o barrios muy populares para alojar profesionales nacionales e internacionales; cerca de vías de comunicación importantes, como aeropuertos o estaciones de tren para aquellos que buscan espacios donde pueden trabajar cerca de sus rutas habituales de desplazamiento.
3. Arquitectura y diseño
Una vez hayas estudiado varias locaciones y que asegures tu espacio, es el momento de darle vida. Las opciones de mobiliario en su espacio de coworking deben girar en torno a su público objetivo. Los trabajadores, emprendedores y profesionales autónomos valoran la estética de la oficina y desean sentirse a gusto cuando trabajan.
Un espacio de coworking para atraer miembros debe incluir, por ejempo, asientos blandos, muebles con tecnología integrada para acceso eléctrico, sillas de trabajo, muebles modulares que puede reconfigurar con poco esfuerzo, mesas de trabajo y muebles para salas de conferencias y reuniones.
4. Modelo de negocio
La flexibilidad es clave para este modelo de negocio que gira en torno a la idea del espacio como servicio. A partir de la planificación del espacio, del diseño de los servicios que se ofrecen y los modelos de precios, se define el modelo de negocio. Se deben calcular los gastos operativos específicos que se generan al administrar un negocio de coworking.
Esto ayuda a los equipos de proyecto a desarrollar un presupuesto realista para avanzar. Dentro del plan de negocio hay una serie de aspectos financieros a valorar: el primero es el de los gastos, e incluye tanto los gastos fijos como los puntuales. Así, en nuestro plan de negocio inicial no pueden faltar las inversiones en alquilar el espacio de coworking y realizar las intervenciones para adaptarlo a lo que queremos.
5. Identidad y marca
Para montar un coworking es importante diseñar la marca del mismo, la cual debe identificarse con la cultura de la empresa y transmitir quién eres, tu visión, misión y valores. La identidad de tu marca definirá la identidad de la comunidad atrayendo miembros potenciales.
El diseño de la imagen corporativa incluye el nombre, el logo, los colores, las fuentes de letra, etc. La imagen corporativa ayuda a que la marca comunique lo que quiere transmitir. El coworking ya no es un nicho de mercado, su alcance global y su rápido crecimiento han generado el concepto de que los operadores no sólo diferencien su espacio de trabajo, sino que proporcionen una experiencia clara impulsada por la marca.
6. Modelo de gestión
El modelo de gestión de espacios compartidos lo enfocamos en cuatro áreas fundamentales para la explotación del negocio:
- El desarrollo del negocio, lo podemos dividir en administración y finanzas, comunicación y branding, marketing y ventas.
- El desarrollo de la comunidad, se encarga de cuidar a los miembros, conectarlos entre ellos, programar actividades, del día a día del espacio y de la atención al cliente.
- Operaciones, es todo aquello relacionado con la logística, procesos de operaciones de los otros departamentos, mantenimiento del espacio e infraestructura tecnológica.
- El contenido, dependerá del modelo de negocio del coworking. Nos referimos a contenido con los servicios principales como pueden ser los eventos, la formación y/o todas aquellas divisiones rentables que generen contenido al espacio.
7. Tecnología
La infraestructura de Internet es el servicio más esencial que usted proveerá a sus clientes después de montar un coworking. Sus miembros confían en él para gestionar sus negocios y su espacio de trabajo no funcionará de forma correcta sin él.
Debes diseñar la web de tu coworking y esta debe reflejar la identidad, los servicios, la comunidad, actividades que se organizan, el branding y la propuesta de valor, entre otros elementos. Adicional, debes tener en cuenta que los coworkings son espacios actualizados en tecnología por la autonomía que ofrece a sus usuarios.
8. Manuales y protocolos
La gestión de las oficinas de coworking deben plantear procesos que definan los protocolos de actuación como por ejemplo el contrato de coworking, el libro de convivencia, protocolo de actuación para los gestores, definición de roles y funciones de cada puesto.
En un espacio coworking coexisten una multitud de profesionales, por ello, es importante establecer unas normas de convivencia que ofrezcan garantías a los usuarios. También, a la hora de montar un coworking es importante hacer seguimiento de la experiencia del usuario desde el inicio hasta la salida, así como la gestión de soporte e incidencias, entre otros.
9. El equipo gestor
El coworking también necesita profesionales especializados en áreas específicas como son la administración y la dirección de empresas, el marketing, la comunicación o ventas. El organigrama, así como las funciones y roles del coworking o coliving, dependen en gran medida del modelo de negocio adoptado.
¿Crees que puede ser interesante para tu coworking ofrecer talleres? Si tu respuesta es Sí, es importante contar con talentos que sean responsables de cada operación. Fomentar las sinergias entre los coworkers crea comunidad y disminuye la posible rotación y/o salida de los miembros de la oficina. Debes contar con expertos en inversión, financiación, ventas, marketing, organizador de eventos, entre otros.
10. Lanzamiento
Recuerda que en tu proceso de montar un coworking, tienes que iniciar tu plan de lanzamiento al menos 6 meses antes de abrir tu espacio. Posicionarse en el mercado ayudará a generar conexiones con los habitantes de la zona en donde te hayas instalado. Piensa que los miembros se unen a una comunidad porque esperan que el espacio consiga abrirles puertas.
Intentar cumplir los máximos estándares incluidos en la regulación de espacios comerciales, habilita los permisos necesarios para abrir las puertas de las oficinas. Cuida tu imagen y haz de la transparencia un valor clave; los usuarios elegirán tu coworking en función de la ubicación, costos, planes e imagen del mismo.
Palabras finales
Montar un coworking de seguro no será una tarea fácil, sin embargo, en su proceso entenderás que es necesario atender las solicitudes de un mundo tan cambiante.
Lo que realmente hace diferente y beneficiosos los espacios de coworking es la cultura detrás de ellos. El coworking no solo es compartir gastos y romper con el aislamiento, también se trata de pertenecer a una comunidad de individuos que están abiertos a intercambiar ideas, proyectos, conocimiento, y lo más importante, están dispuestos a colaborar.
Sin duda, el coworking es más que estilo de trabajo, es un estilo de vida. Es el eje donde se focalizan todas las actividades profesionales. Un coworking es un negocio en crecimiento que puede pagar sueldos justos y obtener beneficios. ¿Hemos logrado convencerte? No esperes más para montar un coworking. Usa los 10 pasos para guiar tu camino al éxito.
