Inicio Negocios rentables Comida Cómo montar una cafetería | Pasos, requisitos, presupuestos, estrategias y consejos

Cómo montar una cafetería | Pasos, requisitos, presupuestos, estrategias y consejos

Los cafés siempre se han caracterizado por ser agradables lugares de reunión. Sitios emblemáticos como el Café Procope. Instalado en París en 1652 era frecuentado por intelectuales como Voltaire, Diderot, Rousseau, Benjamín Franklin, entre otros personajes de la época. Los usaban para discutir sus ideas y su carácter como lugar de contacto humano y de conversación se mantiene vigente hasta nuestros días. Tanto, que hoy muchos emprendedores se preguntan cómo montar una cafetería cálida y exitosa.

La rentabilidad de un negocio de café es bastante buena. Una cafetería ya establecida y conocida que ha pasado el periodo de prueba vende un promedio de entre 300 y 400 tazas diarias. Los especialistas en el negocio y la industria del café aseguran que el triunfo o fracaso de una cafetería radica en la capacitación que deben tener tanto el dueño como la persona que se dedicará a la preparación de las bebidas. También dan importancia a las innovaciones en las preparaciones de los productos y en el servicio.

Por eso, como en todo negocio la emocionalidad no basta. El éxito de un café dependerá de toda una estructura de planificación que conlleva desde el presupuesto y personal que contratarás hasta la estrategia de marketing que utilizaras para atraer a tu clientela. Acá te explicamos paso a paso cómo hacerlo de forma exitosa.

Pasos para montar una cafetería exitosa

En la etapa inicial de una cafetería salen a relucir las capacidades gerenciales de un emprendedor. Estas abarcan desde su capacidad para la administración de recursos hasta sus habilidades en la gestión de negocios. Además, se verán reflejadas en la elaboración de un buen presupuesto. Y un presupuesto realista es fundamental para éxito del negocio. Esto es precisamente importante, ya que el 70% de los emprendimientos fracasan antes de los 3 años de vida por falta de capital o financiamiento adecuado, según una encuesta realizada por la Confederación Argentina de la Mediana Empresa.

En esta primera etapa debes contar con un pequeño capital o capital semilla que cubra los costos de la investigación de mercado. Para hacerla puedes contar con tus propios ahorros o con el apoyo financiero de amigos y familiares. Esta fase es primordial porque te permitirá hacer un presupuesto real para iniciar tu emprendimiento. Aquí debes estudiar todos los elementos que componen tu negocio desde el estudio de mercado, personal, menú, mobiliario, entre otros elementos en los que profundizamos a continuación:

1. Estudio del mercado

Para iniciar tu cafetería y establecer tu presupuesto debes considerar:

Qué negocios de cafeterías existen alrededor y cómo te vas a diferenciar.
Qué menú de bebidas con café, bebidas frías y snacks desea tu mercado.
Cuál es tu temática y decoración.
Cuántos metros cuadrados ocupará tu negocio y cuánto cuesta la renta.
Personal que necesitas para arrancar el café.

2. Tipo de cafetería

Debes determinar la personalidad del café. Es decir, definir si se tratará de una librería café, vino café, bar café o café restaurante. Esto influirá en el número de empleados, decoración, licencias, permisos y, en consecuencia, en el presupuesto que necesitas.

Saber cómo trabaja la competencia también es importante, ya sea para inspirarte o para marcar la diferencia y competir.

3. Menú

Para diseñar un buen menú debes de explorar varias cafeterías y observar muy bien lo que quiere la gente, sobre todo en la zona donde vas a instalar tu café. En las zonas universitarias se consumen muchas pizzas y comida rápida, mientras que en las zonas de oficinistas es probable que pidan opciones de comidas completas (sopa, ensalada, plato fuerte, postre). En esto consiste la investigación que te ayudará a definir los siguientes aspectos:

Elementos básicos del menú

Bebidas calientes (con y sin café).
Bebidas frías.
Snacks dulces (cupcakes, churros, crepas…).
Snacks salados (paninis, chapatas, pan artesanal, otros).

Especialidades

Barismo (arte latte): El barismo es una profesión, un arte y una pasión. Es el corazón de una cafetería exitosa. Un buen barista hará crecer a tu cafetería, mientras que uno malo te puede llevar a la ruina.
Bebidas de especialidad: Aquí se engloban desde el frappé de mazapán, café saborizado de caramelo y café frío de vainilla hasta las bebidas de temporada (café de Halloween, latte de Navidad).

Platillos para cafeterías pequeñas

Si tienes una cafetería pequeña, lo más recomendable es que ofrezcas solo aquellos platillos y bebidas que sepas que son rentables, y que por lo general son las más buscadas por los clientes:

Café americano.
Exprés.
Chocolate.
Moka.
Capuchino.
Té (principalmente de limón y naranja)-
Croissant.
Galletas.
Baguete.
Pie (principalmente de limón).
Crepas (principalmente de crema de avellana y de jamón).

4. Ubicación

Los cafés están en todas partes, desde locales en centros comerciales, pequeñas plazas de pueblo y bibliotecas hasta en sitios de arte como teatros o museos. Por ello estos factores son fundamentales para elegir una buena ubicación:

Afluencia de clientes potenciales.
Fácil acceso.
Visibilidad para quienes pasen por el trayecto.
Que tenga capacidad para tu equipo de cafetería, y por lo menos 3 o 4 mesas con sus sillas para clientes.
Si cuentas con poco presupuesto busca un local cuya renta no sea muy elevada, pues por lo regular una cafetería no genera los suficientes ingresos sino hasta los 6 meses a partir de su apertura.

5. Personal

Determinar el número de empleados es otro factor fundamental para elaborar tu presupuesto. Si se trata de un pequeño café, como mínimo debes contar con uno o dos meseros, con alguien que se encargue de la cocina, el barista y la persona que se ocupará de la caja.

6. Equipos para montar una cafetería

Existen tres máquinas que son indispensables en todo café: cafetera, licuadora industrial y molino para café.

Máquina de café

La máquina de café es el corazón de los ingresos. No puedes tener un negocio de este tipo con una cafetera doméstica, pues no aguantaría el uso constante. La máquina de café la puedes comprar a crédito. Y si los intereses te preocupan, una buena administración hará que produzcas el dinero necesario para pagarla.

Molino de café

El molino de café también es indispensable para tu negocio, pues con él podrás triturar perfectamente los granos de café, incluso, algunas cafeteras lo incluyen. Además, te ayuda a ahorrar mucho tiempo, lo que es muy conveniente para las cafeterías. Es importante que el molino sea dosificador y que la maquina sea industrial, porque el doméstico no aguantará el uso para negocio.

Licuadora industrial

Tal como su nombre lo dice, la licuadora es un equipo que no puede ser el que usamos en el hogar. Es muy importante que esté diseñada para un uso constante. Toma en cuenta que este tipo de licuadoras se fabrican para trabajar todo el día. Además, su ventaja especial es que resiste triturar el hielo, algo con lo que una licuadora podría dañarse.

7. Mobiliario y presupuesto para montar una cafetería

Acabamos de citar los más importantes e imprescindibles al momento de montar tu cafetería, pero no olvides que debes adquirir ciertos recursos como la vitrina pastelera, refrigerador, caja registradora, sistema de audio para comodidad de tus clientes y un teléfono.

La inversión en cada negocio es relativa. Determinar un monto exacto es complicado, pues dependerá del país donde te encuentres. Sin embargo, la revista Entrepreneur (México) ofrece como referencia un presupuesto (elaborado con base en pesos mexicanos), equivalente a un capital aproximado de 28 mil dólares americanos. Esta lista de costos estimados en dólares podría ayudarte a la hora de revisar, evaluar y determinar tu inversión:

Renta de un local de unos 60 metros cuadrados: aproximadamente 800 dólares.
Depósitos: 1 600 dólares.
Licencias y/o permisos: aproximadamente 500 dólares.
Adaptaciones del local: 2 000 dólares.
Mesas (10), sillas (30), sillones, barra, bancos altos (10): 3 000 dólares.
Decoración: 2 250 dólares.
Equipo de audio y video: 1 800 dólares.
Stock inicial café, jarabes, chocolate, polvos para bebidas, té, saborizantes y otros insumos: 1 800 dólares.
Inventario inicial de alimentos (incluye bebidas embotelladas): 1 125 dólares.
Stock inicial de desechables: 450 dólares.
Equipo de cafetería (máquina, molino, licuadora, accesorios): 5 400 dólares.
Cristalería y loza: 900 dólares.
Computadora, caja registradora y software de administración: 2 250 dólares.
Página web y papelería: 680 dólares.
Seguros: 2 250 dólares.

Puedes ajustar este presupuesto estimado a tu moneda local. Recuerda que puede variar de acuerdo con las marcas de productos que elijas, el sector donde ubiques tu cafetería o la legislación de tu país.

Si quieres ofrecerle algo más a tus clientes, como servicio de internet Wifi, este aumentará tu presupuesto, pero también tu clientela. Así que es una inversión necesaria.

8. Capital

En esta etapa debes tener claros todo los pormenores de tu negocio y el presupuesto que necesitas para poder buscar la financiación adecuada para tu negocio. Recuerda que el capital que solicitarás deberá incluir desde los gastos de mobiliario, costos fijos y variables hasta el capital adicional de arranque.

Por lo regular, este tipo de negocios empieza a generar ganancias seis meses después. Por lo tanto, deberás contar con capital suficiente para mantenerlo. No puedes vender tus productos con una margen de ganancia muy bajo, ni empezar con poca liquidez. La mala planificación de los ingresos y gastos iniciales representa uno de los más comunes errores de un emprendedor.

Permisos para abrir una cafetería

Ya sabes cómo montar una cafetería y qué insumos y presupuesto necesitas. Ahora, es fundamental que reúnas las licencias y permisos requeridos para poder abrirla. Estos pueden variar de acuerdo con la legislación de tu país, pero en la mayoría son básicamente los mismos. Te contamos que documentos debes tener para empezar una cafetería:

Registro mercantil: es el documento que acredita quienes son los dueños, el capital y el objeto de tu negocio.
Registro de marcas y patentes: es el certificado que te acredita como creador de tu marca o del nombre e imagen de tu cafetería. También aplica para productos exclusivos.
Pago de trámites requeridos por el instituto de comercio de tu localidad: son los cobros que suele hacer la alcaldía o la cámara de comercio para que estés autorizado a iniciar tu negocio.
Inscripción en la oficina de aportes tributarios: el nombre de esta oficina varía de acuerdo con tu país, pero su función es la misma: el cobro de impuestos.
Permisos sanitarios: incluyen la autorización para vender alimentos y bebidas, certificado de manejo de alimentos de cada empleado y certificados de salud.
Permiso de uso de suelo: este certificado indica si el espacio donde se ubica tu negocio está apto para que en él funcione tu cafetería.
Revisión y certificación del departamento de bomberos: este permiso es esencial, pues certifica que tu local es apto para ser habitado y que cuenta con todas las condiciones para que, en caso en caso de una emergencia, pueda ser desalojado fácilmente.
Certificado de fumigación: es fundamental para los negocios de alimentos, pues evita que en tu cafetería se alojen alimañas que puedan dañar tus productos y enfermar a tus clientes.

Estrategias de marketing para montar una cafetería

Muchos estudios revelan que los negocios fracasan por una deficiente financiación y por desconocimiento de estrategias y marketing. Acá te contamos qué debes tomar en cuenta:

El pensamiento del cliente: No conocer al cliente es un grave error, dado que esto es fundamental a la hora de impulsar el producto o servicio. Por ello, hay que estudiar previamente sus deseos y necesidades.
Conocer tu target: Es primordial definir qué mercado pretendes atraer, y qué hacer para llegar a él. Crea un concepto de marca para tu cafetería. Debe ser una marca que quede grabada en la mente de los clientes. Puedes incluirla desde la fachada del local, tazas, platos y cubiertos hasta en tarjetas de visita o servilletas.
Buen servicio al cliente: El buen servicio es un factor fundamental para cualquier negocio, principalmente si se trata de un café en donde las personas buscan un ambiente agradable y acogedor.

Estrategias motivacionales para los empleados

La motivación laboral es fundamental para que tu negocio marche bien, pues la productividad de tus trabajadores depende en gran medida de que se sientan a gusto en tu trabajo. ¿Cómo lograrlo? Toma en cuenta los siguientes factores:

Adecuación correcta del trabajador

Es importante elegir al personal correcto desde el principio, personas a las que les guste este tipo de trabajos y que realmente lo disfruten. Por lo general, para este tipo de negocios se debe elegir a gente joven, sociable y que este preparada para el cargo. Si es posible, que hayan trabajado antes en otros cafés, y hayan realizado cursos de baristas o que tengan habilidades para aprender rápido este tipo de oficio.

Integración del equipo de trabajo

Tener un equipo bien compenetrado es muy importante, dado que la buena atmósfera de los empleados se verá reflejada en el servicio y en el ambiente del lugar. Para conseguirlo y mantener a tus trabajadores felices, puedes estar atentos a las cosas que les importen. Por ejemplo, sus logros, avances y hasta sus fechas de cumpleaños.

Formación y desarrollo profesional

Dar pequeños cursos para los integrantes del café sobre el arte de servir café o prepararlo le permitirá al personal perfeccionarse en su oficio. Esto se traducirá en empleados mejores formados para el negocio y con más competencias para ayudar a creer tu negocio.

Ambientes fraternos e inclusivos

Involucra al personal en la ideas para los eventos y en la toma de decisiones. Esto lo hará sentirse parte del equipo y no como un empleado más.

Cómo montar una cafetería exitosa: consejos finales

Para que tu propuesta de valor sea interesante puedes brindarle experiencias a tus clientes, tal como lo hace Starbucks. Esta compañía construyó el valor de su marca a través de una experiencia única. Se enfocó en el consumo de un buen café en locales de ambiente cálido con un diseño que evocan a los pequeños cafés de barrio. En Starbucks encontrarás más que el mejor café, a personas agradables, música de primera y un lugar confortable para encontrarse con alguien.

Quizás te interese: Cómo abrir una franquicia de Starbucks | ¿Es posible? ¿Cuánto cuesta?

Si también quieres brindar experiencias a tus clientes además de un buen café y un buen servicio, aquí tienes una serie de recomendaciones:

Convoca cafés literarios o cafés filosóficos.
Reserva un pequeño espacio en el café para pequeños eventos culturales. Ejemplo, preparar pequeñas catas, desde café hasta chocolate.
Dale la oportunidad a nuevos talentos jóvenes de darse a conocer, al mejor estilo de Friends (la serie).
La música es un factor fundamental para la atmósfera del café. Desde instrumental, los hits del momento o hasta retro de los 80′ y 90′.
Reserva un pequeño espacio en tu café para una pequeña cartelera cultural en donde pongas a tus clientes al tanto de los eventos que tendrán lugar en tu localidad. Pueden ser desde conciertos sinfónicos hasta obras de teatro.
Escoge un pequeño espacio en tu café para colocar una cartelera de empleos. A tus clientes les gustará esto. Ejemplo: Profesor de idiomas, cuidado de perros…
Y muy importante: las reglas del lugar. Puedes exhibirlas en los centros de mesa, y comunicarlas de forma amable y clara.

Palabras finales

Para todo tipo de negocio la preparación es imprescindible. Investigar el mercado, elaborar un presupuesto claro, planificar y definir cuántos empleados necesitarás, dónde te ubicarás… Todos estos aspectos son importantes, y el negocio del café no se queda atrás.

Desde saber cómo preparar un buen café hasta cómo administrarlo, temas como costos, menú adecuado, impuestos y la elección de tu barista serán las claves para el éxito de tu dulce emprendimiento. Capacítate sobre estos temas y desarrolla tu potencial con pasión. Así podrás montar tu cafetería con éxito.

Quizás te interesen: