Muchas compañías en la actualidad acuden a consultoras que realizan el proceso de reclutamiento de nuevo personal, por lo que este representa una buena idea de negocio; pero, ¿cómo poner una agencia de empleos? Esa es la pregunta que resolveremos en el siguiente artículo.

Citar, evaluar y reclutar son las acciones que estas agencias le ahorran a las empresas que las contratan. Por eso conectar a las compañías con los mejores profesionales es uno de los servicios que más crecen en la actualidad.

Al establecer una agencia de colocación brindarás un sinnúmero de beneficios y garantizarás a las corporaciones que tendrán los profesionales más capacitados para sus trabajos. Sin duda, es una gran opción para emprender y esto lo saben en los países de mayor desarrollo.

En Estados Unidos la dotación de personal es una industria que mueve alrededor de 174 millones de dólares a través de más de 20 mil entidades, según Murray Resources, una de las 5 principales empresas de contratación de Houston. Así pues, lo primero que haremos es describir los aspectos generales de una agencia de empleo.

¿Cómo funciona una agencia de empleos? 

Agencia de empleos en línea

Para saber cómo poner una agencia de empleos, lo primero es entender de qué manera funciona. También conocidas como agencias de trabajo, estas se encargan de satisfacer las necesidades de contratación de las empresas poniendo en contacto a los candidatos para una vacante solicitada.

Las agencias de colocación, otra de sus denominaciones, se dedican a la promoción de oportunidades de empleo. Su labor se limita a promocionar los puestos de trabajo, no realizan la contratación directa y solo se encargan de buscar y seleccionar los candidatos que cumplen las condiciones exigidas.

Tanto corporaciones de carácter privado como público, pueden contratar y delegar funciones de búsqueda de talento y selección a una agencia de empleo. El propósito es que esta asuma la responsabilidad de elegir los mejores perfiles profesionales para una determinada vacante.

Por lo tanto, este es un servicio de intermediación en el que suministran empleados temporales a empresas o terceros. En los procesos de selección también verifican que los datos de los aspirantes sean reales, además de aplicar las pruebas técnicas, sicológicas y médicas, si es el caso.

Es conveniente señalar que algunas de ellas trabajan sin fines de lucro, pues cumplen con una misión social o hacen parte de algún programa de gobierno. Otras cobran por sus servicios de colocación, incluso al candidato, aunque esta práctica es cada vez menos común.

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¿Cómo ganan dinero las agencias de empleo?

Tras haber conocido cómo poner una agencia de empleos quizás te preguntes ¿cómo ganan las agencias de trabajo? Pues estas lo hacen cobrando un porcentaje del salario por hora del empleado, el cual es muy variable y depende de factores como el número de empleados, la industria, la demanda e incluso, la ubicación.

Y, ¿cuánto cobra una agencia de empleo? Por ejemplo, si un cliente dice que su tarifa es de 15 dólares por hora, la empresa puede pagar al empleado 12 dólares. En algunos casos, otros pagan una denominada tarifa plana por los servicios prestados.

Estas agencias de trabajo temporal pueden trabajar sobre una base de retención y así cobrar una cuota mensual hasta que el puesto sea cubierto con éxito. Esto es usual en industrias especializadas, ya que sus vacantes son más difíciles de cubrir y puede tomar una mayor cantidad de tiempo encontrar el talento para ese trabajo.

¿Cómo poner una agencia de empleos? 10 pasos

Personas esperando por una entrevista de trabajo

Tras entender su funcionamiento y el modo en el que ganan dinero las agencias de empleo, es momento de explicar paso a paso cómo poner una:

1. Tener claras las habilidades

Para tener éxito como creador de una agencia de trabajo existen ciertas habilidades específicas que se deben desarrollar. Estas son:

  • Encontrar empleados
  • Conseguir clientes
  • Conectar los talentos ideales para suplir las necesidades de los clientes
  • Formar al personal

Las cuatro habilidades son esenciales para ofrecer un servicio con éxito y la ausencia de alguna puede ser un obstáculo. Por eso, al inicio hay que evaluar si se tienen estas destrezas o si es necesario hacer un refuerzo.

2. Elegir la industria adecuada

Es fundamental encontrar el nicho en el que deseas trabajar, pues ese será un factor clave para el éxito del proyecto. Para ello, lo idea es hacer una investigación sobre este mercado y certificar que podrás satisfacer sus necesidades.

Hay que analizar según la ubicación, ¿cuál es la industria que mayor número de vacantes necesita cubrir? La respuesta a esta pregunta te dará claridad sobre la elección a realizar.

3. Planificar los costos

Como en cualquier proyecto se necesitan fondos para poner en marcha una idea de negocio. Es necesario establecer que los costos se pueden dividir en dos categorías: los de establecimiento y operativos.

Los costos de establecimiento son los gastos básicos necesarios y pueden comprender: legales (fundación, contratos y seguros), los equipos de trabajo (computadores, teléfonos, etc.), el software, los espacios de oficina y los seguros. Estos suelen ser únicos y deben pagarse antes de que el emprendimiento inicie su funcionamiento de manera oficial.

La pandemia ha hecho que la posibilidad del trabajo remoto sea una realidad que ha cambiado la manera de laborar. Por supuesto, también representaría un ahorro pues con este ya no sería tan necesario el uso de una oficina o un local.

De otro lado, los costos operativos son los gastos de contratación y salario de los empleados en los primeros meses. La suma de lo anterior dependerá del tipo de puestos de trabajo, que si son de alto nivel, por ende, su sueldo también lo será.

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4. Cuidar el flujo de caja

Este puede ser uno de los errores más comunes para agencias de empleo recién establecidas. Mientras sus empleados cobrarán cada semana o mes, sus clientes pagarán mensualmente o de manera bimestral. Por ende, debe haber una buena gestión para evitar problemas de liquidez, nóminas y obligaciones fiscales.

5. Cumplir con los asuntos legales

Operaciones como poner un nombre a la empresa y pagar impuestos deben ser tratadas con suma responsabilidad para evitar acciones legales, por ejemplo: una demanda. Adquirir todas las licencias y permisos necesarios para entrar en funcionamiento son otras de ellas.

Dependiendo del país en el que te encuentras las políticas serán diferentes, por eso la importancia de realizar una investigación previa. Por ejemplo, asegúrate de que el nombre que elijas aún no esté registrado.

6. Hacer presencia en internet

Tras haber registrado el nombre de la empresa y poder asegurarse un dominio, llega el momento de crear el sitio web. Este debe ser atractivo y generar una buena experiencia al usuario para así competir bien en el mercado. Aspectos como la buena presentación gráfica, la velocidad y su adaptabilidad en diferentes dispositivos serán fundamentales.

7. Tener un buen proceso de contratación

Hallar los empleados perfectos no es algo sencillo, pero antes de iniciar esta búsqueda hay que plantearse algunas cuestiones. ¿Qué puede ofrecerles mi empresa?, ¿por qué quisieran trabajar en ella y no en otra? Son preguntas que deben tener una respuesta concreta para así buscar colaboradores afines a tus objetivos.

Hoy en día existen muchos canales para desarrollar tareas de reclutamiento. Más allá de las bolsas de trabajo o anuncios en medios tradicionales, ahora es usual el uso de plataformas como LinkedIn o incluso, las mismas redes sociales.

8. Encontrar los clientes

Si encontrar empleados no es una tarea sencilla, hallar clientes puede llegar a ser igual de complejo. Como ya lo hemos mencionado, en países como Estado Unidos hay una gran cantidad de agencias de empleo y hacer la diferencia no es algo sencillo.

¿Qué hace a mi empresa diferente a las demás opciones?, y ¿por qué los clientes deberían elegirme? Si estas preguntas tienen una buena respuesta son un gran indicio para salir a buscar personas que quieran tus servicios.

Internet, periódicos, anuncios en medios tradicionales, voz a voz y eventos son buenas ideas de espacios en los que puedes buscar clientes. Lo primordial es idear una forma creativa y diferencial de ofrecer tus servicios.

9. Pagar un seguro

Es necesario recordar que ningún negocio está exento de alguna caída sin importar su origen. Por eso es recomendable consultar un agente que entienda el mercado y conozca los seguros adecuados para su proyecto.

Estos son algunos ejemplos de los seguros más utilizados por las compañía: póliza de propietarios de negocios, cobertura contra robos, seguro de responsabilidad por prácticas laborales, seguro de responsabilidad civil, entre otros.

10. Hacer buen uso del marketing

Una buena práctica sería desarrollar una campaña de marketing tanto en línea como fuera de ella que impacte para dar a conocer el negocio y atraiga clientes. Pensar en una ventaja competitiva en la cual se pueda especializar tu empresa.

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¿Cómo poner una agencia de empleo en Colombia?

Si bien está lejos de ser una tarea sencilla, en Colombia es posible crear una corporación de este tipo. A continuación te explicaremos en un paso a paso cómo poner una agencia de empleos en territorio colombiano:

  • Verificar la disponibilidad de nombre en la Cámara de Comercio
  • Presentar el acta de constitución y los estatutos de la compañía en una notaria
  • Firmar la escritura pública de constitución de la sociedad y obtener las copias
  • Inscribir la sociedad y establecimiento (si es el caso) en el registro mercantil
  • Obtener copia del Certificado de Existencia y Representación Legal en la Cámara de Comercio
  • Conseguir el Número de Identificación Tributaria (NIT) para los impuestos del orden nacional
  • Abrir una cuenta bancaria y depositar en la misma la totalidad del capital social
  • Inscribir los libros de comercio ante la Cámara de Comercio
  • Inscribir la organización ante la Administración de Impuestos Distritales
  • Si estableces una sede física, debes obtener un concepto favorable de uso del suelo de Planeación Distrital o la Curaduría Urbana
  • Inscribir la compañía en la Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF
  • Hacer la inscripción de la compañía ante una Administradora de Riesgos Profesionales
  • Inscribir tus empleaos en el Sistema Nacional de Salud
  • Obtener el permiso del Ministerio de Trabajo para empezara funcionar
  • En caso de tener un establecimiento es necesario obtener el certificado de higiene y sanidad de la Secretaria de Salud local. Además, conseguir el certificado de bomberos y notificar su apertura a Planeación Distrital.

Palabras finales

Ahora que sabes cómo poner una agencia de empleos y las posibilidades que brinda esta industria, ¿por qué no intentarlo? Este servicio sigue creciendo de manera exponencial y las herramientas tecnológicas pueden ser los mejores aliados.

Recuerda el valor que tiene esta actividad en la que se puede generar un vínculo entre empresas necesitadas de los mejores profesionales con los talentos más capacitados.

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