El sector turístico se ha convertido en uno de los más grandes dinamizadores de la economía en el mundo. Su aportación al PIB mundial asciende a más de dos billones de dólares y genera más de 1 200 millones de empleos. Esto evidencia su importancia en el desarrollo de los países y en el nacimiento de nuevos negocios que se encarguen de suplir la alta demanda de servicios turísticos. Por eso, es que la opción de crear una agencia de viajes resulta una de la más rentables para formar parte de esta industria en crecimiento.

Las agencias de viajes unifican servicios de alojamiento, transporte y alimentación en planes, itinerarios y/o productos turísticos. Además, facilitan a las personas el acceso, la adquisición y el disfrute de viajes a diferentes destinos.

Por tal motivo hoy compartimos contigo este artículo con información clave sobre cómo montar una agencia de viajes. Hablaremos del paso a paso para crearla y de los requisitos necesarios para iniciar este negocio en Ecuador, México, Colombia y España.

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¿Cuánto cuesta montar una agencia de viajes?

Costo de montar una agencia de viajes

Montar una agencia de viajes implica tener en cuenta una serie de costos que incluyen trámites legales, alquiler de un local, adecuación de una oficina y contratación de personal. Además, es necesaria la compra de software y tecnología especializada para la gestión de reservas y otros aspectos relacionados con los viajes. Y, no menos importante, inversión en marketing y publicidad para la promoción del negocio.

Dichos costos dependen del tamaño de la agencia, la cantidad de personas a contratar y, por supuesto, el país en el que se ubique. Por ende, establecer un valor total de inversión fijo es muy relativo y puede variar a causa de lo anterior. Sin embargo, es posible proyectar un promedio de los siguientes costos:

  • Trámites legales: entre 100 USD y 250 USD
  • Alquiler local: Desde 1 500 USD
  • Adecuación local: Desde 2 500 USD

¿Qué se necesita para crear una agencia de viajes?

Qué se necesita para una agencia de viajes

Es momento de hablar puntualmente acerca de cómo montar una agencia de viajes desde cero, por eso te mostraremos el paso a paso para lograrlo. Aquí tendremos en cuenta aspectos generales como la creación de la marca, la ubicación y la promoción. Además te contaremos cuáles son los requisitos a cumplir en algunos países de Latinoamérica y España.

1. Crear una marca

El primer paso para crear una agencia de viajes es darle vida a una marca que represente a tu nuevo negocio. Esto será indispensable para diferenciarte de la competencia y crear recordación en tus clientes potenciales. Deberás pensar en el nombre y eslogan, al igual que en un logotipo y una identidad gráfica. En otras palabras, tendrás que ejecutar toda una estrategia de branding para así lograr que tu marca transmita los valores y el propósito de tu negocio.

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Recuerda que estamos en una era en donde lo visual es fundamental y la imagen es un vehículo directo para vender. Así que la mejor forma de vender un paquete, producto o destino turístico es por medio de contenido audiovisual que resalte sus mejores características.

2. Nicho de mercado y productos

El turismo es un sector con un campo de acción muy amplio, por lo cual muchas agencias quieren abarcar todos los nichos de mercado y así lograr mayores ventas. Sin embargo, para un un negocio emergente esto no resulta ser una buena alternativa. Debido a que significa competir con un número mayor de empresas con experiencia. Por tanto, si vas a crear una agencia de viajes lo ideal es que te especialices en un nicho concreto, y así enfocar tus productos y servicios a un público determinado.

Lo anterior, permite brindar soluciones más completas e integrales, prestar un servicio de calidad y reducir la cuota de competidores. Esto al menos mientras tu negocio despega y se da a conocer. Aquí las opciones son variadas por lo que puedes escoger entre productos de turismo de aventura, senderismo, tours culturales, recorridos gastronómicos, turismo religioso, etc.

3. Plan de negocios

Al crear una agencia de viajes, como en cualquier otro negocio, es indispensable diseñar un plan de negocios. En el que se planifiquen todas las acciones para dar cumplimento a los objetivos de la empresa. Este será tu guía base para la correcta administración y puesta en marcha del emprendimiento y está compuesto por los siguientes elementos:

  • Descripción de la idea de negocio: Una vez creada la marca y definido el nicho de mercado se debe hacer una descripción concreta de la agencia de viajes. Es decir especificar los servicios, las necesidades a las que responde y los beneficios que traerá a los socios.
  • Estudio de mercado: Aquí se realiza una investigación completa del entorno en el que tendrá lugar la agencia de viajes y su comportamiento. Por tanto, se recogen datos acerca de la demanda, los consumidores y la competencia.
  • Plan de marketing: Su objetivo es planificar las estrategias y tácticas de promoción del emprendimiento. Y estas pueden ser aplicadas tanto en medios tradicionales como en medios digitales. Aquí, también se definen los objetivos de marketing, los canales de comunicación y el presupuesto de implementación.
  • Proyección financiera: La proyección financiera contempla tanto el presupuesto de inversión, así como los costes fijos de mantenimiento y el margen de ganancias esperado.

4. Trámites legales

Para iniciar una agencia de viajes se deben llevar a cabo una serie de trámites legales que incluyen, en primer lugar, la creación formal de la empresa. Dichos trámites son diferentes en cada país y dependiendo de ello será más sencilla o compleja su creación. Además, se requiere cumplir otra serie de requisitos demandados por el ministerio, oficina o instituto de turismo según sea el caso.

Aquí es importante que tengas claro qué tipo de agencia de viajes vas a crear pues estas se pueden clasificar en:

  • Agencias mayoristas: Dedicadas a la proyección, elaboración y comercialización de productos y servicios turísticos para las agencias minoristas. Generalmente no contratan con el cliente final.
  • Tour operadoras: Son aquellas que contratan directamente con los proveedores para la organización y venta de productos turísticos a los consumidores.
  • Agencias minoristas: Conocidas también como retailer, son las que venden directamente al consumidor productos y servicios turísticos propios o de agencias mayoristas.

5. Presupuesto

Crear una agencia de viajes significa planificar el presupuesto inicial de inversión y contemplar los costos de mantenimiento del negocio durante los primeros meses.

La inversión inicial incluye, desde la creación de la marca y los trámites legales, hasta la adecuación de la oficina y la estrategia de ventas y promoción. En cuanto a los costos fijos de mantenimiento de los primeros meses, deberás tener en cuenta los siguientes: pago de alquiler del local, servicios (agua, luz, teléfono e internet) y salarios del personal. Adicional a ello se encuentran los seguros, el pago de impuesto y el pago de los servicios a tus proveedores.

6. Alianzas con operadores turísticos

Ya sea que decidas crear una agencia de viajes mayorista, tour operadora o minorista tendrás que contratar varios proveedores de servicios turísticos. Por tanto, es indispensable que realices una búsqueda cuidadosa de empresas que se ubiquen en tu nicho de mercado. Para ello, te recomendamos clasificarlos por tipo de servicios de la siguiente manera:

  • Transporte terrestre (camioneta, microbús, bus, buseta)
  • Aerolíneas
  • Alojamiento (Hoteles, hostales, posadas, campamentos, glamping)
  • Tours y actividades (Senderismo, trekking, avistamiento de aves, contemplación ambiental, recorridos culturales, degustaciones gastronómicas, deportes extremos)
  • Restaurantes
  • Seguros para viajes

7. Ubicación de la oficina

Seleccionar la ubicación adecuada para crear una agencia de viajes es un paso crucial al que debes prestar especial atención. Pues esta será la locación de tu oficina y el lugar en el que tus clientes potenciales te visitarán para cotizar y adquirir tus productos y servicios.

Por eso, debes asegurarte de que sea accesible, tanto en transporte público como privado, y que sea una zona segura. La cual, además, sea muy transitada, central y cercana a zonas residenciales y comerciales. También, debes fijarte que en los alrededores exista la posibilidad de encontrar servicios complementarios como bancos, cajeros y parqueaderos.

Respecto al local, este debe contar con el espacio suficiente para adecuar los baños, la recepción, una sala de espera, una sala de reuniones y las oficinas para ti y tus empleados. Así que recomendamos que su área sea de aproximadamente unos 80 m2. Y así puedas ubicar todo el mobiliario y equipos necesarios para la prestación óptima de tus servicios.

Recuerda que dentro del mobiliario y los equipos deberás incluir mesas, sillas, escritorios, cubículo de recepción, computadores, un televisor y un archivador.

8. Estrategias de promoción

Además de los pasos anteriores, este proceso implica una labor fuerte y constante de promoción y publicidad. Por ello, la importancia de la planeación y ejecución de estrategias de marketing para posicionar tu agencia y darla a conocer.

Los canales digitales se han convertido en el medio ideal para lograrlo. Como resultado, muchas agencias deciden llevar su actividad solamente de forma online, vendiendo a través de un sitio web con sistema de reservas en línea y brindando atención por email, redes sociales, Whatsapp Business, entre otros. Así que esta es una opción muy viable si no cuentas con el presupuesto para montar una oficina física.

En ambos casos es clave que saques provecho del potencial y la influencia de internet e inviertas en técnicas de marketing digital, tales como el posicionamiento en buscadores SEO y SEM, el marketing de contenidos, el social media marketing y el video marketing. Desarrolla una estrategia en la que le des relevancia a lo visual, creando contenido que responda a las necesidades e intereses de tu público objetivo.

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Sabemos que te interesa conocer el proceso para crear una agencia de viajes en tu país de residencia. Por eso, a continuación, listamos los requisitos y trámites legales a cumplir para iniciar este negocio en Ecuador, México, Colombia y España.

Cómo crear una agencia de viajes en Ecuador

El primer paso para montar una agencia de viajes en Ecuador es crear formalmente la empresa. Esto incluye elegir una estructura legal, elaborar un acta de constitución, nombrar un representante legal y contar con registro mercantil y RUC.

Posterior a ello, deberás solicitar el Registro Turístico para agencias de viajes ante el Gobierno y el Ministerio de Turismo del Ecuador. Y para lo cual te será requerido lo siguiente:

  • Formulario de solicitud del registro debidamente diligenciado.
  • Copia certificada de la escritura pública de la compañía.
  • Documento copia del nombramiento del representante legal inscrito en el registro mercantil.
  • Copia actualizada del Registro Único de Contribuyentes (RUC), en la que conste la actividad económica y nombre comercial a registrar.
  • Balance financiero firmado por el representante legal.
  • Copia de la declaración de activos fijos para la cancelación del uno por mil (sellado por el Ministerio de Turismo), así como del comprobante de pago correspondiente.

Para los trámites anteriores, es importante verificar que el nombre comercial de tu empresa no se repita ni sea similar al de otros establecimientos registrados. Estos documentos deben ser presentados en la ventanilla de la Oficina de Turismo correspondiente. Finalmente, el Registro Turístico podrá ser retirado después de 10 días de la emisión del informe de verificación.

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Cómo montar una agencia de viajes en México

Para crear una agencia de viajes en México deberás formar legalmente tu empresa y contar con acta constitutiva, escritura pública y registro federal de contribuyentes. Cuando ya cumplas a cabalidad todos los requisitos podrás tramitar la inscripción al Registro Nacional de Turismo (RNT), presentando los siguientes documentos con su copia correspondiente:

  • Formato único para los trámites del RNT debidamente diligenciado y firmado por el representante legal (disponible en la página web del Gobierno de México).
  • Documento de identificación del representante legal.
  • Acta constitutiva completa y poder general otorgado por la sociedad.
  • Escritura pública que conste la propiedad legal del inmueble, contrato de arrendamiento o comodato del domicilio donde se ubica el establecimiento.
  • Recibo de agua, luz, teléfono o predial del domicilio donde se ubica el establecimiento.
  • Aviso de declaración de apertura o licencia de funcionamiento.
  • Constancia de situación fiscal.

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Cómo crear una agencia de viajes en Colombia

Para montar una agencia de viajes en Colombia,en primer lugar, deberás registrar la empresa ante la Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN). Y solicitar el Registro Unico Tributario (RUT) con la actividad económica correspondiente. Luego de ello deberás hacer el registro en la Cámara de Comercio de tu ciudad y elegir una forma legal. Para así formalizar tu matrícula mercantil.

Una vez registrada tu agencia de viajes como una empresa formal, deberás hacer la inscripción en el Registro Nacional de Turismo (RNT) de la siguiente manera:

  • Registrarse en el portal del RNT de Confecámaras y habilitar un usuario y contraseña.
  • Iniciar sesión en el portal y hacer una nueva solicitud seleccionando la opción «establecimiento de comercio».
  • Diligenciar la información de la empresa relacionada con el Registro Mercantil.
  • Especificar la capacidad técnica y operativa de la agencia mediante. Relacionado los elementos electrónicos, magnéticos y mecánicos puestos al servicio de la empresa.
  • Proporcionar la información correspondiente al patrimonio neto y declarar la presentación de los estados financieros según la norma.
  • Informar la implementación de la norma técnica sectorial, NTS – TS 003 para agencias de viajes. En la cual se establecen los requisitos de sostenibilidad para este tipo de establecimientos.

Al finalizar la solicitud se contará con un tiempo estimado de 15 días para que las autoridades competentes den su respuesta a tu inscripción.

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Cómo crear una agencia de viajes en España

Al igual que en el resto de países, para crear una agencia de viajes en España primero se debe hacer el registro formal de la empresa. Lo cual implica la inscripción en el Registro Mercantil y la realización de la escritura pública y los estatutos.

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Como paso siguiente, se procede a solicitar el título-licencia de Agencias de Viajes ante la Consejería de Industria y Turismo, proporcionando la siguiente documentación:

  • Copia legalizada de la escritura de constitución de la sociedad mercantil anónima o limitada y de sus estatutos. En donde se evidencie la inscripción en el Registro Mercantil y los poderes de los solicitantes.
  • Póliza de seguro para garantizar el desarrollo de la actividad bajo posibles riesgos.
  • Copia de los contratos a nombre de la empresa que prueben la disponibilidad de la sede social y de los locales abiertos al público.
  • Contrato entre la agencia y el director nombrado
  • Certificación del Registro de la Propiedad Industrial que acredite haberse solicitado el nombre comercial que pretenda adoptar la agencia.
  • Estudio de viabilidad económico-financiera de la empresa.

Una vez vista y aprobada la documentación por parte de la Consejería de Industria y Turismo, esta expedirá una resolución. En la que se concede el título-licencia y se indique el grupo al que pertenece la Agencia y su código de identificación.

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Palabras finales

Finalizamos nuestra guía para crear una agencia de viajes, no sin antes decir que el sector turístico se proyecta a seguir evolucionando y contribuyendo al desarrollo de los países. Pues es un dinamizador importantísimo de la economía mundial. El cual, con planificación y gestión inteligente y sostenible se convierte en una actividad beneficiosa y armónica con las comunidades y la naturaleza.

Por ello, es el momento propicio para aprovechar todas sus bondades e iniciar un emprendimiento propio que supla la creciente demanda. Esto, claramente, bajo un proceso basado en estudio, investigación y conocimiento del mercado.

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