Cómo abrir una agencia de viajes o turismo

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En la actualidad, las agencias de viajes están facturando tanto como los bienes y servicios esenciales, tales como los servicios de salud, pues se percibe una necesidad de viajar en las familias de todas los estratos sociales, que esperan una oportunidad de descanso, ocio, visita a familiares, entre otros motivos.

Todo esto, genera un entorno propicio para los emprendedores que quieren invertir en el sector turístico, así que pensando en ello, a continuación le mostramos cómo montar una agencia de viajes y/o turismo, ¡Tome nota!

Ubicación

Para identificar el lugar ideal para montar su agencia de viajes y turismo es necesario que el emprendedor defina cuál es el público que pretende alcanzar y atender. A partir de esta definición se puede pensar en modificaciones distintas de estructura y localización.

Si el emprendedor opta por montar la agencia fuera de los grandes centros, es necesario observar la facilidad de acceso al local del futuro emprendimiento, ya sea por medio de locomoción particular o pública.

Otros aspectos que deben ser observados en cuanto a la ubicación del nuevo emprendimiento:

  • Capacidad de estacionamiento (local o próximo).
  • Lugar que permita el flujo libre de peatones.
  • La ubicación debe ofrecer disponibilidad de servicios como Internet de banda ancha y teléfono.

Hoy en día con la globalización y la Internet, las agencias en línea son una tendencia, uno de cada tres usuarios de Internet visita sitios de viaje. Este modelo requiere una baja inversión pues no hay necesidad de una estructura física para el público y puede ser montado fácilmente en la casa del emprendedor. La ventaja radica en que la agencia en línea puede procesar pedidos las 24 horas al día y los 7 días de la semana.

Estructura de una agencia de viajey turismo

Una agencia de viajes y turismo debe tener una estructura que va desde 40 a 100 m², con mostradores de servicio y una cálida decoración que muestre lugares turísticos.

La agencia debe tener computadoras eficientes, teléfonos y el personal debe estar uniformado, ser gentil, en fin, la estructura de las agencias debe ser funcional y agradable para los clientes.

La agencia debe tener también baños para los clientes, una máquina de servir agua y café . Al fondo la agencia podrá tener baños con vestuarios, sala de reuniones y oficina.

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Personal requerido

De acuerdo con emprendedores de la rama, para empezar, en una agencia de 40 m², basta un empleado con la función de agente de viajes y un responsable de la gestión del negocio que puede ser el propietario.

La selección debe ser cuidadosa para analizar si el futuro empleado tiene el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes para realizar sus funciones. Además de demostrar capacidad para ofrecer una excelente atención al cliente, las competencias generales básicas necesarias para el profesional son:

Agente de viajes:

  • Actitud positiva y confiada en la relación con los clientes.
  • Conocimiento de los productos comercializados.
  • Capacidad para solucionar problemas e imprevistos.
  • Habilidades de venta y comercialización.
  • Habilidad de comunicarse de forma eficaz.
  • Utilización de herramientas de tecnología y sistemas.
  • Capacidad de tomar decisiones sin necesidad de supervisión.
  • Capacidad administrativa y de control.
  • Capacidad para identificar nuevas tendencias turísticas.
  • Experiencia técnica de agenciamiento.
  • Dominio de lenguas extranjeras.

gerente:

  • Habilidad para hacer contactos, asociaciones, redes, etc.
  • Acompañar el desempeño profesional de sus empleados.
  • Tener capacidad para resolver problemas.
  • Mantenerse informado sobre las tendencias del mercado.
  • Desarrollar un proceso de relación continua con los clientes, proveedores y la comunidad local.
  • Tener iniciativa para buscar información y actualizarse sobre el negocio.
  • Planificar, coordinar y evaluar la obtención de resultados.
  • Tener dominio en finanzas, controlar y supervisar la gestión de esos asuntos.
  • Utilizar herramientas de tecnología y sistemas.
  • Lograr metas desafiantes de ventas.
  • Liderar a las personas y formar equipos.
  • Acompañar las actualizaciones en la legislación general y específica.
  • Dominar lenguas extranjeras.
  • Fortalecer la relación pública y privada.

Equipos

Los equipos necesarios para el montaje de una agencia de viajes y turismo son básicamente los citados abajo:

  • Microcomputadora.
  • Escáner.
  • Teléfono.
  • Impresora.
  • Mesa.
  • Sillas.
  • Armarios.

El emprendedor necesitará dotar a la Agencia de Viajes y Turismo, desde su inicio, con software específico de atención automatizada de los clientes tanto externo como interno, que pasa por el proceso de emisión de billetes / e-ticket de pasajes, de facturas, de comprobante de los paquetes turísticos, entre otros.

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Servicios que se pueden ofrecer en una agencia de viajes y turismo

  • Venta comisionada o intermediación remunerada en la comercialización de pasajes, paseos, viajes y excursiones, en las modalidades aérea, acuática, terrestre, y ferroviaria.
  • Asesoramiento, planificación y organización de actividades asociadas a la ejecución de viajes turísticos o excursiones (brindar la mejor asesoría de agencias de viajes, pues esto se traduce en una mayor experiencia de usuario y en una divulgación muy importante, que es el boca a boca).
  • Organización de programas, servicios, itinerarios de viajes, individuales o en grupo, e intermediación remunerada en su ejecución y comercialización.
  • Organización de programas y servicios relativos a viajes educativos o culturales e intermediación remunerada en su ejecución y comercialización.

Estos servicios son sólo algunos de los que se pueden ofrecer. Una gran variedad de otros elementos son creados e incorporados por los emprendedores en este segmento. El empresario deberá estar disponible y atento para tener en su mix comercial “lo que el cliente busca y le gusta” y no sólo “lo que le guste”. El gusto del consumidor puede diferir del gusto del empresario.

Рroceso de negocio de una agencia de viajes y turismo

El proceso productivo de una agencia de viajes y turismo presenta algunos puntos que deben ser observados, tales como:

– Turismo de ocio

1) Atención al cliente, apoyo para planificar el itinerario del viaje, sugiriendo paquetes turísticos de una operadora seria y cumplidora de sus compromisos, presentando las diversas opciones de destinos según la expectativa inicial de dicho cliente. Por ejemplo, el cliente busca su agencia en busca de opciones de viaje para ir a alguna playa, el agente de turismo que lo atiende deberá presentar los diversos itinerarios ya programados para más de un destino, buscando con ello posibilitar al cliente identificar el paquete que mejor atiende sus aspiraciones, principalmente en el binomio “costo x beneficio”.

2) Cuando el cliente ya llega con un lugar definido, el agente de turismo deberá entonces presentar las diversas opciones de horarios de viaje, hoteles, además de otros ítems que componen el mix de productos que pueden ser ofertados para esa localidad.

– Turismo de negocios

1) El agente de turismo al atender a un cliente interesado en un viaje de negocios, ya sea nacional o internacional, deberá buscar alternativas de medio de transporte compatible, tanto aéreo como de carretera, así como alojamiento en hoteles que estén próximos a los lugares donde ocurrirán las actividades. Así el agente deberá buscar obtener las informaciones necesarias junto al cliente sin molestarle con diversas preguntas.

– Turismo de eventos

1) Actualmente una de las áreas con fuerte crecimiento son los viajes destinados a participar en eventos generales, tales como ferias, simposios, congresos, foros, etc., con esto el cliente que busca apoyo de una agencia de viajes y turismo para viabilizar su viaje, ya ha definido todos los puntos, tales como: nombre de evento, ubicación, fecha y hora de inicio y finalización. Con esto el agente de viaje deberá presentar al cliente las mejores opciones de horario de viaje, lugar de hospedaje, formas de locomoción en el destino, entre otros ítems que puedan agregar simplicidad y facilidad para el cliente.

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Diferencialede una agencia de turismo

Los servicios en línea, pasajes entregados en casa y paquetes flexibles se consideran elementos básicos para ofrecer servicios turísticos.

Para descubrir cual puede ser el diferenciar a ofrecer es necesario conocer la necesidad de sus clientes y luego con creatividad crear mecanismos de diferenciación. Realiza investigaciones que busquen saber los deseos y necesidades de los clientes.

Para ello, dé regalos como programas de millas, regalos de cumpleaños para clientes frecuentes, descuentos relámpagos y otras ideas.

Automatización

Para atender de manera eficiente a los clientes y para el mejor desarrollo de las actividades, las agencias de viajes necesitan contar con tecnología. Las agencias deben tener sus sistemas integrados de forma online con compañías aéreas, hoteles y con sus propios clientes. Por eso, se hace necesario el uso de la tecnología.

Los principales recursos tecnológicos utilizados por las agencias son sistemas gerenciales que buscan una mejor relación con los clientes y el control de stocks, como CRM, que es un sistema de gestión de relaciones con el cliente, BPO, ERP y tecnologías de seguridad digital.

Divulgación

La divulgación es un importante instrumento para hacer que la empresa y sus servicios sean conocidos por los clientes potenciales. El objetivo de la divulgación es construir una imagen positiva frente a los clientes y hacer conocidas sus promociones.

La divulgación puede ser hecha utilizando los más variados medios de comunicación como: correo directo, telemarketing, medios especializados: radio, periódicos y revistas, folletos, participación en ferias y eventos, divulgación en hoteles, etc.

Los medios más adecuados son aquellos que tienen un lenguaje adecuado al público objetivo, se encuadran en el presupuesto del empresario y tienen mayor penetración y credibilidad junto al cliente.

Además de la propaganda, existen otras formas de divulgación de los productos de una Agencia de Viajes y Turismo, entre ellas se puede citar:

  1. Elaborar un sitio con una presentación atractiva, con algunos servicios y curiosidades sobre la empresa y su funcionamiento puede atraer clientes que estén buscando novedades.
  2. Incentivar la propaganda “boca a boca”.
  3. Enviar correos electrónicos con consejos y sugerencias de itinerarios, programas y excursiones.
  4. Unión con otros empresarios para disminuir los costos de divulgación, por medio de folletos con divulgación de diferentes establecimientos.

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