Si te acabas de convertir en autónomo, es importante que sepas cómo hacer una factura, debido a que es una obligación. Es un documento mercantil donde recopila toda la información sobre una determinada compra-venta, la cual se debe realizar con cada transacción de este tipo.
Una de las creencias más erróneas es que solo las grandes empresas son las que hacen facturas para sus clientes. Sin embargo, también aplica para los trabajadores independientes. Incluso, es una de las tareas que más frecuentan ejecutar, dependiendo de su volumen de trabajo. Es por eso que es de gran importancia conocer el procedimiento adecuado y los datos necesarios a incluir para evitar cualquier tipo de problema.
¿Cómo hacer una factura de autónomo?
Para hacer una factura, puedes utilizar varias herramientas como Word, diseñar una plantilla en Excel o hacerlas tradicionalmente: a mano. También hay otros software actualmente que lo hacen de forma automatizada para mayor comodidad.
No obstante, antes de definir cómo se hará, resulta más primordial conocer toda la información que debe contener para que cumpla con todos los aspectos legales.
1. Datos personales
Cualquier factura que se haga debe poseer los datos del emisor. Para este caso, sería nombre, apellido, NIF o DNI y la dirección fiscal.
2. Información del cliente
Asimismo, uno de los requisitos de cómo hacer una factura de autónomo es incluir todos los datos del cliente que pagará el importe. Deben ser prácticamente los mismos que el emisor, como el CIF o NIF (depende si es una empresa u otro autónomo) nombres y dirección fiscal.
3. Número de factura
Un aspecto muy importante y olvidado es enumerar todas tus facturas dentro del año fiscal. Una de sus ventajas es que te permite llevar un control de cada una y poder encontrar una en específico si lo necesitas.
4. Fecha
Usualmente, es la fecha en la que finalizaste con el trabajo o servicio que el cliente adquirió. Incluir esta información sirve también para encontrar la factura mucho más fácil en el caso de necesitarla para hacer algún reclamo.
5. Concepto e importe de la actividad
Este es uno de los pasos más cruciales sobre cómo hacer una factura para autónomos. Aquí se detallará el trabajo, servicio o producto que vendiste junto con la cantidad de unidades. Aunado al concepto, se especificará el importe unitario de toda la operación. A esto se le conoce como base imponible, en la cual se calculará el IVA y la retención de IRPF.
6. Tipo de IVA
Si bien gran parte de los productos y servicios incluyen IVA, los diferentes tipos de IVA dependerán de la operación. Por eso, es fundamental indicar su clasificación y su cuantía de forma clara en la factura.
Para el cálculo del IVA debes tomar el porcentaje que corresponde al importe de tu servicio. Por ejemplo, si estableces un precio de 200 euros para tu trabajo y el IVA es del 21%, tendrás que detallar ese porcentaje y una cuantía de 42 euros en la factura.
Si se presenta el caso de impago, la persona tiene la posibilidad de recuperar el IVA de una factura impagada. En ese caso, lo principal es demostrar que dicha factura es imposible de cobrar, donde debe cumplir con estas características:
- El cobro no se recibió totalmente luego de 6 meses desde su fecha de devengo.
- Se realizó el cobro por vía judicial o ante la notaría.
- El receptor de la factura impagada se trata de una empresa o de un profesional independiente.
- La factura se encuentra debidamente registrada en los libros contales y fiscales.
7. Retención de IRPF
Un aspecto importante sobre cómo hacer facturas es conocer la retención de IRPF. Se trata de un adelanto a Hacienda como muestra de lo que posteriormente se debe cancelar en la declaración de la renta.
La retención IRPF para los nuevos autónomos es del 7% durante sus primeros 18 meses, y luego sube a un 15% después de ese lapso. Para calcular la retención, se utiliza el importe de la operación sin tomar en cuenta el IVA. Por ejemplo, si por brindar tus servicios cobraste un total de 200 euros, el 7% de retención sería de 14 euros.
8. Importe total
Se trata del dinero neto o total que recibirás cuando se pague la factura. Es decir, lo que te caerá en tu cuenta de banco. El cálculo se hace a partir de la base imponible, restando la retención, por una parte, y sumando el IVA por otra.
9. Medios de pago
El último paso de cómo hacer una factura de autónomo es especificar la forma de pago. El medio más frecuente es por transferencia, por lo que deberás indicar tus datos bancarios. De esa forma, se podrán cumplir con los plazos de pago sin demoras.
10. Pie de factura
Se usa para blindar la factura y que el pago sea seguro. Para ello, es importante ser precavidos ante los impagos por medio de los servicios de empresas especializadas, sobre todo en casos que no se tenga una persona o departamento legal a cargo. Los trabajos de recobro en las facturas es un servicio por excelencia que RedClaimer, plataforma de reclamación de deudas, ofrece a sus clientes.
Ejemplo de factura
Si eres profesional autónomo, siguiendo los pasos anteriores sobre cómo hacer una factura, puedes hacer la tuya.
Por ejemplo, eres un profesional independiente que prestó servicios de marketing digital y genera una factura a la empresa o el cliente. En este caso, la fecha del trabajo es la misma de emisión y de cobro de la factura.
Por su parte, el valor de la factura se calcula con base al precio unitario de hora trabajada. Luego, al importe bruto de sus labores se suma el 21% del IVA y se resta la retención de RPF (si procede). Dado que es un profesional autónomo, se aplica un porcentaje de retención del 15%. La liquidación del IVA de la factura va de parte del trabajador y la retención le corresponde a la empresa.
