Una empresa de organización o gestión de eventos se encarga de la planificación, ejecución y monitorización de ceremonias, bodas (wedding planner), fiestas, convenciones, competiciones, seminarios, conferencias, etc.

La organización de eventos, a menudo incluye el establecimiento de presupuestos, fechas, selección y reserva del local del evento, adquisición de licencias y la coordinación del transporte y estacionamiento. Y dependiendo del evento también puede proporcionar: oradores y ponentes alternativos, organización de la decoración, mesas, sillas, carpas, planes de emergencia y profesionales de salud y limpieza.

Si está pensando en montar una empresa de gestión u organización de eventos, eche un vistazo a continuación algunos consejos interesantes.

Cómo abrir o montar una empresa de gestión de eventos

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Proceso de negocio

Aunque no hay una rutina específica, se necesita tener mucha disciplina y organización. En general, los pasos básicos para la organización de un evento son: reuniones para determinar las necesidades del cliente, preparación del proyecto en sí (incluidos los costes), la presentación de la propuesta al cliente, contratación de proveedores para servicios de difusión (correo directo, prensa) y supervisión del trabajo de los proveedores.

De todos modos se produce en tres pasos:

Antes del evento:

  • Desarrollar procesos de patrocinio y captación de recursos.
  • Asesoramiento en la elección del transporte oficial y hoteles.
  • Crear logotipo, partes administrativas y divulgación del evento.
  • Crear y / o ampliar el «mailing» (base de datos de clientes potenciales o virtuales).
  • Desarrollar un «lay-out» (disposición física) de auditorios, oficinas, salas VIP, prensa, coordinación, etc.
  • Elaborar un plan para la selección, compra o alquiler de materiales, servicios y equipos de terceros.

Durante el evento:

  • Montar la estructura física según el «lay-out».
  • Controlar la instalación y el funcionamiento diario de los servicios contratados.
  • Asesoría en el desarrollo de la ceremonia.
  • Coordinación de los servicios de secretaría ejecutiva.
  • Control de las condiciones físicas del ambiente.
  • Seguimiento y supervisión del servicio «coffee break», la limpieza y organización.

Después del evento:

  • Presentar informes y cuentas.
  • Enviar cartas de agradecimiento a los patrocinadores, colaboradores y proveedores.
  • Organizar archivos de documentación general del evento.

Es importante destacar que muchos de los servicios pueden ser subcontratados (fotografía, vídeo, buffet, decoración, camareros, equipo de sonido, recepcionista, iluminadores, etc.).

Consejos para abrir una empresa de organización de eventos

Hacer un estudio de mercado

Antes de abrir un negocio de organización de eventos, es necesario hacer un estudio de mercado. ¿Su ciudad o región está en la necesidad de buenos eventos? ¿Hay demanda para varios tipos de eventos? ¿Qué se puede mejorar en la producción de eventos locales? ¿Usted tiene una idea innovadora? Todas estas preguntas son respuestas muy relevantes para definir cómo actuar. Además, recuerde que los eventos no son sólo fiestas, también incluyen  conferencias, conciertos, seminarios, deportes, etc. Un gran consejo es averiguar el tipo de evento que más demanda tiene en su área y especializarse en ella.

Sea especialista en eventos

Para ser un buen organizador de eventos, necesita conocer de todo un poco: administración, marketing, comunicación, etc. Trate de leer sobre el tema, tomar cursos, etc.

Haga una planificación financiera

Iniciar un negocio sin hacer una planificación financiera es un riesgo muy alto. Los economistas recomiendan que se haga una reserva que pueda cubrir sus gastos en caso de que la empresa permanezca hasta tres meses sin ingresos.

Legalización de su empresa

Si usted no conoce nada acerca de la documentación necesaria para abrir un negocio de organización de eventos, lo mejor que puede hacer es contratar a un abogado. Es él quien le ayudará a preparar el papeleo, y le instruirá en cuestiones de derechos y deberes que su empresa tendrá que cumplir.

El uso de Internet a su favor

Haga que las personas conozcan su marca. Crear un sitio y dar a conocer su trabajo al público. Lo importante es exponer la información sobre su trabajo, sus contactos y cartera.

Tener una lista de proveedores en su negocio de gestión de eventos

Para organizar eventos, es importante ponerse en contacto con una lista de proveedores. Por lo tanto haga un check-list con el teléfono de: arquitectos, carpinteros, montadores de palcos, buffets, proveedores de bebidas, camarógrafos, fotógrafos, asistentes, personal de limpieza y seguridad. En fin, cualquier tipo de servicio o equipo que usted necesite para montar sus eventos.

Hacer networking

Un buen comienzo es asistir a ferias, conferencias y seminarios. Relacionarse con personas clave en las áreas de marketing y relaciones públicas ayuda, ya que son los que normalmente ordenan los servicios de organización de eventos.

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