Lo más seguro es que si trabajas o has laborado en una empresa privada, hayas escuchado sobre el project management. Este es de vital importancia para gestionar proyectos de forma eficiente y es uno de los factores del éxito de empresas como Netflix y Airbnb. En este artículo te explicaremos más sobre este fenómeno y cómo ser un project manager.
Así pues, anímate a descubrir de qué se trata y cómo desarrollarlo de la mejor manera.
¿Qué es un project manager?
Para empezar a hablar de este tema, lo primero es definir o explicar qué es un project manager. Si nos enfocamos en las definiciones más comunes en internet, el project manager o gestor de proyecto es la persona responsable de plantear y salvaguardar la ejecución de los pasos para desarrollar un proyecto. En otras palabras, esta persona es quien coordina el trabajo del equipo para cumplir los objetivos.
No es una novedad que, desde siempre, las empresas han hecho grandes inversiones en un papel similar que se encargue de las tareas de gestión y supervisión. Las preguntas son: ¿por qué es tan importante el project management? ¿y cómo llegar a ser project manager? La respuesta es sencilla, el contexto empresarial digital de hoy es muy cambiante y las estrategias varían en función de las exigencias internas de la empresa.
De esta manera, en la actualidad, la apuesta por contar con un project manager debe ser grande. Esta persona ayudará a mantener el enfoque hacia los objetivos. Además, este tendrá en cuenta los factores externos a los que los colaboradores se enfrentarán.
¿Qué hace un project manager?
Después de conocer qué es un project manager y cuál es su función a grandes rasgos, en este punto vamos a explicarte qué hace la persona de este perfil. Como ya se ha dicho, el project manager es la persona que tiene como responsabilidad planificar y administrar un proyecto. Este profesional ayuda a impulsar, direccionar y ejecutar las metas de valor agregado identificadas por la empresa.
Esto se logra mediante la aplicación de procesos y metodologías ágiles alineadas con los objetivos estratégicos generales de la organización. Sumado a esto, el project manager debería tener la capacidad de ahorrar costos y mejorar resultados de los stakeholders o público de interés para una empresa.
Ten en cuenta que los grandes proyectos pueden tener varios project managers de manera simultánea. Esto, a su vez, puede facilitar la información a los demás miembros y brindar el soporte necesario para cada uno. Y, ¿dónde puede trabajar un project manager? En cualquier empresa que lo requiera, eso sí, lo más usual es que sean necesarios en compañías de gran tamaño.
Funciones del project manager
En muchas ocasiones, el project manager se suele confundir con el product manager, lo que se entiende por lo similar de los términos. Pese a que ambos tienen un perfil muy parecido, cada uno cumple con un rol específico y diferente dentro de la empresa.
Por eso, en este punto te explicaremos algunas de las funciones y responsabilidades del project manager:
1. Definir el alcance de un proyecto
El project manager tiene dentro de sus responsabilidades el definir el alcance del proyecto al cual está integrado. Esta tarea consiste en señalar hasta qué punto se quiere llegar con la estrategia o plan que tenga la empresa en ese momento.
2. Planificación de actividades
Otra de las acciones que debe ejecutar un project manager es la de planificar actividades. Eso debe llevarse a cabo para así concretar el cronograma de un proyecto y el paso a paso del mismo.
3. Gestión de recursos
Por supuesto, si se trata de llevar a cabo un proyecto, esto incluye los recursos necesarios para hacerlo. El project manager está encargado de gestionar los recursos económicos y de todo tipo, además de optimizar los procesos.
4. Calcular el tiempo
Los proyectos deben tener fases y esas fases deben tener bien definido el periodo del tiempo. Este perfil de profesional también tiene dentro de sus responsabilidades el estimar el tiempo y los costos.
5. Presupuestos
Relacionado con el tema de los recursos, el project manager también debe desarrollar y administrar los presupuestos. Dentro de sus funciones está el gestionar el cálculo, la consecución y la gestión de estos.
6. Análisis de riesgos
Todo proyecto o inversión tiene su porcentaje de riesgo y eso es algo que debe tener presente un project manager. Este, dentro de una empresa, tiene como obligación del análisis de los riesgos a los que se expone el proyecto y de qué manera se pueden reducir las pérdidas.
7. Formar equipos y liderarlos
Por último, aunque dejamos claro que estas no son todas las tareas ni obligaciones de un project manager. Este también tiene bajo su responsabilidad la tarea de construir los equipos de trabajo y ser la cabeza líder de los mismos.
Si has trabajado en startups, lo más probable es que te encuentres familiarizado con este enfoque de labor. En caso de que no sea así, a continuación te seguiremos dando más información de este tema.
Tipos de project manager
Si te quieres convertir en uno o buscas un profesional para ocupar este cargo en tu empresa, debes saber que existen varios tipos. Debido a que hay distintas clases de project manager, hay que entender que cada una de estas es adecuada para diferentes tipos de compañía o proyecto.
1. Acreditados
Los project managers acreditados son aquellos que por su experiencia poseen todas las habilidades necesarias para gestionar el trabajo. En este caso, solo deben dársele las pautas y delegar a su equipo las funciones de cada uno. Podría decirse entonces que su condición de expertos no da lugar a réplica o debate porque ellos tienen toda la autoridad para controlar la temática del proyecto.
2. Interconectados
Para decirlo de una forma muy coloquial, este tipo de project manager sería el pegamento que una a un equipo de trabajo con alto nivel de profesionalidad. Apenas necesitan algo de supervisión y con frecuencia permiten a su equipo trabajar desde donde cada uno prefiera. Como ves, cuentan con una alta dosis de flexibilidad y más en este tiempo, en el que la internet da grandes facilidades.
3. Autoritarios
La incorporación de estos está recomendada para el caso de tener equipos inexpertos. Estos dejan poco espacio a la libertad de sus equipos y tienen un estilo duro y exigente. El objetivo con estos es conseguir que hasta que los colaboradores que estén bajo su orientación no adquieran las habilidades necesarias, no cuestionen y solo cumplan con sus tareas.
4. Democráticos
Este estilo de gerente de proyecto se basa en conocer al equipo de trabajo e identificar qué tarea desempeña mejor uno u otro. Esta persona escucha de forma activa e implementa lo que le proponen, en virtud de su grado de especialización. La gran ventaja de un jefe de proyecto democrático es que su equipo estará motivado y se sentirá valorado por completo.
Los anteriores son cuatro perfiles de gerente de proyecto o project manager. No quiere decir que estos sean los únicos, porque esto también se basa en la persolidad del profesional. Eso sí, los citados suelen ser los más generales y, por lo tanto, los más comunes que se pueden encontrar.
¿Cómo debe ser el CV de un project manager?
¡Ahora sí! Si te interesa el tema y quieres saber cómo ser un project manager, es importante que conozcas lo que debe tener el CV de alguien que aspire a ese empleo. Es fundamental que se utilicen palabras claves, es decir, hablar el mismo idioma del empleador y que todo esté alineado a la descripción de la vacante.
El diseño importa, así muchos digan que no, pues si este no es atractivo y no llama a la lectura, pasará desapercibido entre los demás. Es crucial que este cuente con una imagen profesional y que sea agradable a la vista.
Como ya se mencionó, existe un truco, aunque no tiene nada de extraordinario, y es destacar aquello de tu perfil que esté en la misma línea de lo que busca la compañía. Asegúrate de conocer cuáles son las necesidades de la organización y cómo podrías ayudar a resolverlas.
Eso sí, hay que procurar no extenderse por querer mostrar de más, con una o dos páginas es más que suficiente. Incluye viñetas, oraciones cortas y evitar utilizar párrafos largos. Por último, no dejes de actualizar tu currículum, ya sea el diseño, la foto, tus estudios o experiencia que hayas sumado.
En pocas palabras, las secciones que no pueden faltar en el CV son: datos personales, perfil profesional, experiencia, habilidades, formación académica y secciones adicionales como asistencia a webinars, eventos, conferencias, entre otros.
Cabe resaltar que entre algunas de las habilidades de un project manager hay cosas específicas como redacción y edición de contenidos, conocimiento de HTML y CSS o dominio de analíticas e informes. También es valorado que estos tengan experiencia con sistemas de gestión de contenidos, comprensión de redes sociales, SEO y hasta habilidades de presentación.
¿Cómo ser un buen project manager?
Y bueno, llegamos a una de las preguntas principales de este artículo: ¿cómo ser un buen project manager? Si bien no existe una fórmula mágica, esta tarea requiere de un plan eficaz para estar más cerca de una labor exitosa. Esta habilidad fundamental define cómo organizar, administrar, gestionar y entregar proyectos de manera productiva, eficiente e inmediata.
De acuerdo a lo anterior y teniendo en cuenta algunos rasgos de un project manager, existen algunos factores que caracterizan a un buen profesional en este campo. Este profesional deberá tener habilidades para relacionarse con las personas, además de una capacidad innata para delegar trabajo de manera eficaz. Sumado a lo anterior, debe ser un buen gestor del tiempo para cumplir con las fechas de entrega, tener una gran visión del panorama y ser muy meticuloso con los detalles.
En definitiva, un buen project manager puede ser calificado como un agente de cambio que prospera mientras se desenvuelve en entornos dinámicos. Por esto, si quieres convertirte en un buen project manager, es crucial que desarrolles las destrezas que fueron mencionadas más arriba.
Palabras finales
Ya sabes qué es un project manager, cuáles son sus tareas, sus obligaciones, su importancia y cómo ser project manager. Así pues, si llegaste hasta este punto es porque el tema del project management es de tu interés y quizás hasta puedas implementarlo en tu empresa, si aún no lo haces.
Con un panorama más completo, ahora sabes que algo que se lee tan simple puede mejorar en gran medida un proyecto. Eso sí, ya has visto que este perfil requiere de ciertas características y habilidades especiales, aunque esto no quiere decir que estas no puedan adquirirse.
¡Por eso, anímate a especializarte en este campo o probar los beneficios de contar con un project manager en tu empresa!
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