En los últimos años, la tecnología de fotocopiado e impresión se ha ido potenciando gradualmente. La necesidad de duplicar documentos, archivos, libros u otro tipo de contenido en hojas, es un servicio que cada vez tiene más demanda. Además, la reproducción de objetos 3D se ha abierto como una nueva alternativa para este tipo de negocios, creando espacios impensables hasta hace unos años. Por ello, contrario a lo que puedan pensar muchos, el negocio de copias e impresiones no están quedando en la obsolescencia, pues su necesidad es creciente y sólida para muchos aspectos, en distintos campos y profesiones.
Si estás interesado en este emprendimiento, te contamos cómo puedes hacerlo paso a paso.
¿El negocio de fotocopias e impresiones es rentable?
El negocio de copias e impresiones es un rubro sumamente rentable y una excelente idea para emprender, dado que su mercado es muy amplio, desde consumidores eventuales hasta profesionales dependen de este servicio.
Sin embargo, antes de emprender en este tipo de negocio es necesario estimar ciertos factores. La ubicación es uno de los más importantes. Tener un negocio de fotocopiado en sitios donde no exista este servicio suele ser rentable, siempre y cuando haya demanda para el mismo. Es decir, tanto la ubicación como el mercado son factores fundamentales. Siendo ideal en sitios en donde haya empresas y universidades.
Tu casa también puede significar una buena idea para ahorrar costos, en cuanto al alquiler del local. Pero si no existe demanda en los sitios aledaños es una pésima idea. La persona que busca este tipo de servicio, espera calidad de servicio y buenos horarios de atención, además de un sitio factible para llegar. Así que, si lo que buscas es rentabilidad y un pronto retorno de la inversión, la ubicación y el mercado son puntos fundamentales.
Cómo empezar un negocio de fotocopias e impresiones
Si eres emprendedor y te interesa el negocio de la papelería o el negocio de copias e impresiones, acá te contamos, cuáles aspectos debes tomar en cuenta para establecer uno:
1. Reúne el capital
Por lo sofisticado de los equipos, en este tipo de negocio debes disponer de entre 10 000 y 20 000 USD, inicialmente. Debes tomar en consideración que siempre es mejor tener a la mano más de un equipo operativo, dado que por la sobrecarga de funciones puede colapsar, dejando a tu negocio sin funcionalidad. En consecuencia, podrías perder clientela.
Por otra parte, pese a que existan sitios que alquilan este tipo de equipos, lo más recomendable es que poseas tus equipos propios, ya que, por lo regular, los de alquiler ya han tenido uso y pueden presentar fallas. Esto puede provocar que no solo tengas que asumir la reparación por un equipo que no te pertenece, si no además responder por el alquiler del mismo.
2. Busca las licencias y permisos
Este es uno de los factores más engorrosos y burocráticos, dependiendo del país en donde te encuentres. Pero, es más que necesario, así que entre más rápido mejor. En todas las ciudades y países, los trámites poseen algunas variaciones de acuerdo con su legislación laboral y tributaria. No puedes omitirlos porque te acarreará serias sanciones, desde multas excesivas hasta el cierre del negocio.
Para abrir tu negocio de copias e impresiones debes contar con los permisos y licencias legales de funcionamiento. Desde la respectiva inscripción y registro en la entidad reguladora de tu ciudad hasta los acondicionamientos necesarios que este requiera, como la electricidad o la revisión del mismo por parte de los bomberos, entre otros requisitos.
Sin embargo, hay países que cuentan con políticas de apoyo a emprendedores. Si estás en uno de ellos, entonces aprovecha la buena suerte, porque te harán los pasos más expeditos y menos traumáticos.
3. Contrata personal
Dependerá en gran medida del tamaño de la empresa y, posteriormente, de la demanda que empiece a tener tu negocio. Inicialmente, además del propietario, es necesario que haya alrededor de 2 o 3 personas más para ocuparse de todos los servicios que tendrá el local, por lo que puede haber más de una fotocopiadora, preferiblemente.
4. Escoge tu ubicación
Es uno de los factores fundamentales si deseas que tu negocio de copias e impresiones sea rentable. El tamaño del local no representará un problema, siempre y cuando cuente con los equipos apropiados para la demanda del negocio.
Puedes empezar con un local relativamente pequeño. Pero para su éxito, deberá estar ubicado cerca de las zonas potenciales, como universidades e institutos universitarios, juzgados, empresas, áreas de oficina o colegios, entre otros.
5. Estudia tu mercado
Tu mercado dependerá, potencialmente, de la ubicación de tu negocio de copias e impresiones. Por ello, es importante que hagas un estudio previo para identificar la competencia, analizar la ubicación de tus clientes y conocer el funcionamiento de los negocios cercanos de forma específica para identificar sus carencias. También es importante estudiar estrategias de promoción para la zona y evaluar el nivel de demanda.
Si en la zona ya existe mucha competencia, no es recomendable que abras aquí tu negocio, a menos que tu propuesta valor sea realmente interesante. Es oportuno también que investigues sobre los precios de fotocopiados y tipos de servicios que ofrecen tus competidores. Así podrás elaborar un plan de fotocopiado rentable para atraer a los clientes.
6. Diseña tu plan estratégico y publicidad
El inicio de año escolar, entrega de tesis universitaria o eventos empresariales son solo algunos de los puntos en lo que puedes basarte para un buen plan estratégico. La publicidad local tiene un gran alcance ante el público demandante que se encuentra en la zona. Por ello, es importante hacer uso de la impresión de volantes y avisos para proporcionar a los transeúntes del lugar, así como anuncios en la fachada del local.
También puedes crear una página en la web en donde ofrezcas tus servicios de negocio e información de contacto, además de tus redes sociales para estar más cerca de tus clientes.
Asistir a reuniones de asociaciones de negocios locales para establecer contactos (o hacer networking) y promover tu negocio, hacen parte también de un buen plan estratégico.
7. Define los servicios
Los servicios que ofrezca tu negocio de fotocopiado están condicionados a los equipos que poseas y, por supuesto, al capital con el que cuentes. Si quieres competir en el mercado es necesario que compres equipos buenos y sofisticados, y en consecuencia puedas ofrecer mejores servicios.
Entre los servicios que puedes ofrecer, además de la impresión y digitalización de documentos, se encuentran las siguientes alternativas:
- Permitirle a tus clientes realizar pedidos en línea para mayor comodidad.
- Impresión de folletos, tarjetas de presentación o membretes para empresas o invitaciones para casamientos.
- Informes, manuales, folletos, tarjetas de negocio, fotografías, postales y anuncios.
- Encuadernación, tabulación, laminado, envío de fax y plegado.
8. Equipa tu negocio
El equipo y los suministros que necesitarás para abrir tu negocio de copias e impresiones serán definidos por el tipo de servicios que planeas ofrecer en tu tienda. Como mínimo, tendrás que alquilar o comprar una impresora/fotocopiadora que pueda manejar grandes trabajos en tinta negra y de color, un programa de autoedición y diseño para poder abrir todo tipo de archivos (Adobe Creative Suite, Microsoft Publisher, CorelDRAW, Quark) y papel en varios tamaños, colores y texturas.
Una de las más recomendadas es la impresora láser Lexmark MX511 monocromática multifuncional. Esta cuenta con las funciones de copia, impresión y escáner.
Además de los equipos de fotocopiado e impresión, debes poseer los siguientes elementos:
- Argollado y anillado de hojas.
- Máquina de encuadernación.
- Computadores.
- Contadores de servicio.
- Suministros de impresora y fotocopiadora: diferentes tipos de papel, el tóner que se usará, la tinta, etc.
Mantenimiento de las máquinas
El mantenimiento de las máquinas es otro aspecto que debes considerar a la hora de equipar tu negocio. Este debe ser constante, ya que cualquier interrupción en la producción puede comprometer directamente su facturación.
Mobiliario
El lugar deberá tener vitrinas y máquinas para prestar el servicio de forma cómoda. Puedes ofrecer productos que puedan consumir los clientes mientras esperan (las máquinas vending siempre son una buena opción). También puedes complementar el negocio con papelería y útiles escolares.
Proveedores
Contactar con especialistas en la venta de esta maquinaria siempre es recomendable porque estos también cuentan con repuestos, tintas, e incluso te ofrecen asesoría. Por lo que lo más recomendable es que contactes con proveedores que te ofrezcan material y suministros de calidad a un precio adecuado y que no alteren tu capital de forma significativa.
Palabras finales
El negocio de copias e impresiones, como cualquier otro negocio, requiere de un buena planificación, además del capital necesario para llevarlo a cabo y de buenas estrategias de marketing.
Dado que el 70 % de los fracasos de emprendedores se dan a consecuencia de la falta de estos elementos (tal como lo refleja el estudio realizado por la Confederación Argentina de la Mediana Empresa en el 2017), es esencial que no pases por alto este punto, si deseas que tu negocio prospere.
Aunque no es sencillo emprender, tampoco es imposible. Con una buena ubicación y un plan de negocios desarrollado, además de la estimación de los factores anteriores, tu negocio estará encaminado al éxito.
