Durante los últimos años, en el entorno empresarial se ha hecho un gran esfuerzo por garantizar la transparencia y la equidad en los lugares de trabajo. Esto, entre muchos otros temas, hace referencia al control horario que deben hacer las compañías con sus colaboradores, incluso, se ha legislado para así proteger los derechos laborales y evitar abusos con los trabajadores.
En este artículo hablaremos específicamente sobre el control horario que deben realizar las pequeñas y medianas empresas (PYMES) con sus empleados. Además, te contaremos cuáles son las regulaciones que aplican en la actualidad y cómo una compañía puede evitar multas relacionadas.
¿Qué es control horario y por qué las empresas deben hacerlo?
Antes de hablar sobre legislación y multas por incumplimiento, primero explicaremos de qué se trata el control horario: también conocido como control de presencia, es la contabilización que hace una empresa de las horas que ha trabajado cada colaborador. De esta manera, las compañías tienen la posibilidad de saber cómo estas horas han sido repartidas durante la jornada del trabajador.
Frente a este mecanismo, muchas jurisdicciones han implementado leyes de control horario que las empresas deben aplicar. Estas regulaciones, que también cobijan a las PYMES, buscan proteger derechos del trabajador y evitar abusos como el trabajo excesivo sin remuneración. Así las cosas, el incumplimiento de estas puede acarrear sanciones significativas.
Debemos añadir que, además de ser un mandato legal, el control horario ofrece amplios beneficios para las ya mencionadas PYMES. Por ejemplo, una herramienta de este tipo, como la que ofrece Factorial, permite una gestión más eficiente de los recursos humanos; además, ayuda a identificar áreas de mejora, ineficiencias y también es un recurso esencial para la elaboración de informes financieros y planificación de recursos.
¿Cómo es la ley de control horario en la actualidad?
Desde el 12 de mayo del 2019, en España las empresas tienen la obligación de registrar debidamente cuántas horas trabajan sus colaboradores y cómo se distribuyen. Esto por el Real Decreto-Ley 8/2019, el cual deja claros algunos requerimientos básicos de este tipo de registro. A continuación, te presentamos cuáles son las obligaciones que deben asumir las empresas:
- Llevar un registro del horario de sus empleados, sin importar la jornada laboral que estos tengan.
- Guardar este registro horario durante cuatro años.
- Tanto empleados como sindicatos deberán tener la posibilidad de acceder a estos registros.
- Los colaboradores deberán conocer cómo se distribuye y cuál es la duración total de su jornada laboral ordinaria.
- Los sindicatos deberán tener conocimiento de cuántas horas extras realizan los empleados durante cada mes.
En los últimos meses, la ministra de Trabajo y Economía Social de España, Yolanda Díaz, dio a conocer una nueva propuesta sobre el registro horario. Destacando la importancia del control de las horas efectivas trabajadas, este ministerio busca hacer obligatoria la digitalización de este registro. De esta forma, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán conocer en tiempo real las horas laboradas.
Lo anterior, como una medida para acabar de forma inminente con prácticas engañosas de algunas compañías. Además, el Ministerio de Trabajo también ha redoblado esfuerzos para la puesta en marcha de la reducción de la jornada laboral en España. El objetivo es pasar de las 40 horas semanales actuales a las 37,5 de una forma progresiva.
¿Cómo evitar las multas por el incumplimiento en el control horario?
Debemos señalar que, en caso de incumplimiento con el control horario, las empresas se enfrentarán a importantes sanciones económicas. Estas pueden ir desde los 571 euros, si se considera leve, hasta los 7500 euros, si la falta se califica como grave. Por eso, para evitar estas multas, es indispensable llevar a cabo algunas estrategias como las que indicaremos a continuación:
Implementación de un sistema digital
Más allá de que en los próximos meses esto pueda convertirse en una obligación, sería ideal adoptar un sistema de registro digital rápidamente. En el mercado existen numerosas opciones y por eso es conveniente evaluar cuál software puede ser más adecuado según las necesidades de la empresa. Ten en cuenta que estos suelen presentar funcionalidades adicionales como la programación de turnos.
Capacitación de los colaboradores
Entre las principales estrategias para el cumplimiento del registro del control horario, tenemos a la capacitación de los empleados. Es fundamental que estos comprendan la importancia de este y también que sepan cómo utilizar el sistema que se haya implementado. Una adecuada capacitación ayudará a evitar confusiones y errores que pueden derivar en sanciones.
Monitorización regular
En el caso de las empresas, incluyendo las PYMES, estas deberías realizar monitoreos y auditorias internas para asegurar que haya un buen funcionamiento del sistema elegido. Esto incluye la revisión de los mencionados registros de trabajo y la corrección de las inconsistencias encontradas (si las hay). Las auditorías regulares, además, preparan a las compañías para las posibles inspecciones externas.
Transparencia y comunicación clara
Por último, para que una empresa tenga éxito con su sistema de control horario, es necesario que haya transparencia. Los colaboradores deben tener acceso a los registros de las horas que laboran y tener la posibilidad de revisar si hay errores. Esto, por supuesto, fomenta la confianza y el compromiso de los empleados con la organización.
Así, hemos llegado al final de este artículo sobre el control horario en las PYMES y cuál es la actualidad de este tema en España. Has podido conocer más sobre la legislación, las sanciones y también, algunos consejos para que las medianas y pequeñas empresas puedan gestionar mejor este aspecto. Esperamos que, si es tu caso, puedas aplicar estas recomendaciones y mejorar así los procesos dentro de tu organización.
