La figura de la wedding planner surgió por los años 50 en Estados Unidos. En sus inicios estuvo vinculada a la mujer y a su inserción en la vida laboral. Paulatinamente, el fenómeno de organizar bodas a través de una profesional fue tomando gran auge. De esta forma, ser wedding planner se convirtió en una carrera profesional a día de hoy bien consolidada. Con los años, el negocio fue conquistando los mercados europeos y latinoamericanos. De modo que en la actualidad iniciar un negocio de wedding planner es posible en gran parte del orbe.

Aunque el número de matrimonios siempre ha estado a expuesto a vaivenes, subidas y bajas en cifras, en los últimos tiempos parece existir una estabilidad en el sector.  Además, recurrir a los servicios de profesionales para la organización de bodas ha ido in crescendo. Ser una planificadora de bodas se convierte en una oportunidad de negocio con bastante perspectiva futura.

Si quieres saber cómo ser una organizadora de bodas, en este artículo conocerás desde qué hace una wedding planner, qué estudiar para convertirte en una y cómo iniciar tu propio negocio. ¡Toma nota!

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¿Qué hace una wedding planner?

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Una wedding planner es aquella persona, o empresa, dedicada a la planificación de bodas. Las bodas son uno de los momentos más estresantes en la vida de una pareja. Si a los nervios de dar el gran paso le sumamos tener que organizar y coordinar un sinfín de detalles para la ceremonia, puede ser todo un reto para los futuro cónyuges.

Bueno… como una especie de hada madrina, una planificadora de boda se encargará de todos los detalles antes y durante el enlace, de manera que los novios solo tengan que preocuparse por el «sí quiero». Han tenido gran aceptación, pues son la persona en la que las novias delegan parte de sus preocupaciones. Son la ayuda y asesoramiento que necesitan para ahorrar tiempo, dinero y asegurarse de que todo quede coordinado a la perfección.

La planificadora de bodas será la encargada de escuchar las ideas de los novios y de asesorarlos en todo el proceso. Pero eso sí, una wedding planner jamás impone sus criterios, solo aconseja, la decisión final corre por parte de los clientes.

La función de una wedding planner es ultimar hasta el más mínimo detalle de la ceremonia, desde la colocación de los invitados hasta la canción preferida de la novia. Es la supervisora y la que debe asegurar que todo salga a las mil maravillas.

¿Qué estudiar para ser una wedding planner?

Organizar una boda no es tarea fácil, se requieren conocimientos profesionales del mundillo. Cada boda es única y conlleva un excelente manejo de todas las partes involucradas. Por eso para iniciar un negocio de wedding planner lo más recomendable es capacitarse.

El negocio de organización de eventos pertenece al sector de hostelería y turismo. Cada vez más los organismos educativos implementan nuevas carreras profesionales dentro de este sector. Por otra parte, también las escuelas de hostelería imparten posgrados o cursos formativos. Si quieres convertirte en una profesional experta, no pases por alto tu preparación.

Por otra parte, también puedes hacer cursos sobre protocolo y organización de eventos. En Internet existen muchas plataformas de cursos como Emagister o Udemy.

La buena noticia es que con esta capacitación no solo podrás desempeñarte como wedding planner, sino también podrás abarcar otros nichos relacionados con la organización de eventos. En tu formación aprenderás a coordinar eventos, normas protocolarias, estrategias de marketing, elaboración de presupuestos, desarrollo de habilidades de gestión, entre otras.

Requisitos para ser wedding planner: perfil de una planificadora de bodas

Una planificadora de bodas debe poseer ciertas características personales e interpersonales como:

  • Confidencialidad
  • Capacidad de trabajar en equipo
  • Habilidades de comunicación y resolución
  • Habilidad para trabajar bajo presión
  • Adaptabilidad
  • Perseverancia
  • Decisión
  • Practicidad
  • Empatía y gestión emocional
  • Excelente capacidad de gestión del tiempo
  • Creatividad y buen gusto
  • Conocimiento cultural
  • Conocimientos básicos sobre marketing y comunicación
  • Conocimientos básicos de administración
  • Competente en la planificación y desarrollo de todos los aspectos del evento
  • Conocimiento de contratos burocráticos: bodas civiles y bodas religiosas
  • Conocimientos básicos de las actividades de banquetes y catering

Cómo ser una wedding planner: pasos para iniciar tu propio negocio

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Convertirte en una wedding planner e iniciar tu propio negocio de organización de bodas conlleva una planificación. Lo bueno de este negocio es que se puede empezar con poca inversión, ya que no necesitarás un stock, solo tener muchos contactos con proveedores. Además, puedes iniciar un negocio de wedding planner tanto de manera online como montar un pequeño local.

Aun así, una buena proyección del negocio es clave para comenzar. A continuación, te mostramos el paso a paso:

1. Plan de negocio de wedding planner

El plan de negocio es tu guía, tu mapa, el que te mostrará los caminos seguros por donde ir en todo el proyecto. Por tanto, es el paso primero y el que no te puedes saltar bajo ninguna circunstancia.

Un plan de negocio es un documento en el que expondrás tu visión a corto, mediano y largo paso de tu emprendimiento. En él deberás establecer los datos financieros y estudios de mercadotecnia.

En este artículo puedes conocer cómo hacer un plan de negocios efectivo: Consejos para crear un plan de negocios

2. Estudio de mercado

Realizar un análisis cuidadoso del mercado en el que quieres abrir su propia agencia de planificación de bodas es esencial. Para empezar a analizar el mercado debes responder a varias interrogantes:

  1. ¿Es significativo el mercado?
  2. ¿Cómo se ha comportado en los últimos años?
  3. ¿Hay competencia? ¿Cuáles son sus debilidades y fortalezas?
  4. ¿Cuántos matrimonios se celebran cada año en la zona?
  5. ¿Cuántas parejas usan servicios de una planificadora de bodas?

3. Propuesta de valor

El mercado de la organización de eventos, y dentro de este el micronicho de las bodas, ha crecido en los últimos años. Ello se traduce en mayor competencia. Para iniciar con buen pie debes pensar una propuesta de valor única, esa que te haga diferenciarte de las demás empresas.

Por ejemplo, un aspecto que puedes considerar novedoso es trabajar con productos diferentes y ampliar las opciones de servicios. Para ello asegúrate de gestionar buenos proveedores.

4. Público objetivo

Es el momento de definir tu público objetivo. Este paso es fundamental pues hacia tu público estarán dirigidos todos los servicios y las estrategias de marketing. Por lo general, el público objetivo de este sector son personas entre una edad de 20 y 40 años. Hacer un estudio de datos demográficos de la zona te será de mucha ayuda. Debes enfocarte en variables demográficas como edad, sexo, poder adquisitivo, etc.

5. ¿Local u online?

La llegada del Internet, desde hace varias décadas, ha propiciado que muchos negocios se empiecen de manera totalmente online. ¿Cuál será tu caso? ¿Montarás un negocio de wedding planner online? ¿Dispondrás de un local para recibir a los clientes?

En el primer caso, y es la versión más económica, puedes tener un sitio web en el que ofrezcas todos tus servicios. Además, debes colocar imágenes de tus trabajos a modo de carta de presentación. Cuando un cliente solicite cita, puedes ofrecer servicio a domicilio, tan trendy actualmente. Así, evitarás todos los costes que conlleva un local.

No olvides colocar un formulario en tu sitio web que permita a las parejas ponerse en contacto con tu empresa. En el formulario debes incluir los datos personales del cliente, el día y hora de la reunión, la fecha del evento y los posibles servicios que se pueden ofrecer en tu negocio de planificación de bodas. También debes habilitar un campo para alguna información adicional.

En caso de que dispongas mayor presupuesto para inversión y decidas montar el negocio en un local físico, deberás tener en cuenta la ubicación y asumir las obras civiles, decoración y mobiliario, etc. Aunque ¡ojo!, tampoco se necesita un local muy grande. Para esta opción también es recomendable disponer de un sitio web. Ya sabes que si tu negocio no tiene presencia en Internet es como si no existiera.

En cualquiera de las dos vías deberás disponer de un vehículo tanto para encontrarte con los clientes como para visitar a los proveedores y locaciones de las ceremonias.

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6. Define el nombre y logotipo de tu negocio

¿Cuál será tu nombre comercial? El nombre de tu empresa de organización de bodas refleja su identidad. No solo debe ser atractivo y fácil de recordar, sino también debe expresar el carácter de tu negocio. Además, se recomienda que contenga alguna de las palabras claves como bodas o wedding, eventos, etc. Otra opción es ponerle tu nombre o apellidos, algo que está muy de moda. Por otra parte, el logotipo debe estar asociado con el nombre y con los servicios.

7. Proveedores

En este negocio los proveedores son uno de los pilares fundamentales que lo sustentan. Los proveedores que trabajan con tu negocio de planificadora de bodas deben ser profesionales establecidos, personas de confianza que ofrecen un servicio de alta calidad y 100 % fiable. Tu negocio debe garantizar que la relación calidad/precio sea óptima. Con los proveedores se puede llegar a un acuerdo de comisiones de 10 % o 20 % por boda.

8. Servicios

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En este paso se trata de establecer los paquetes con las ofertas y servicios incluidos. Recuerda que siempre debe haber una reunión primera que suele durar un par de horas. En ella se explicarán las necesidades de la pareja y el papel del wedding planner. De esta manera, los fututos novios pueden hacer una primera evaluación de los profesionales que le ayudarán en su boda y la planificadora de boda recibirá la información necesaria para procesar una posible cotización.

Las estimaciones que se realicen en la reunión deben ser gratuitas, con el fin de permitir una evaluación inicial en el nivel de gasto. Solo más tarde y mediante un contrato será capaz de proporcionar información más detallada y personalizada para preparar un presupuesto y una mejor gestión de la organización del evento.

A modo de ejemplo, estos son algunos de los servicios que se pueden ofrecer en un negocio de wedding planner:

Paquete completo

El paquete completo debe estar diseñado para parejas que quieran disfrutar de toda la planificación de su boda sin ningún tipo de preocupaciones:

  • Entrevista a la pareja para conocer sus necesidades.
  • Preparación del presupuesto.
  • Diseño, organización y coordinación de la boda.
  • Búsqueda de la ubicación adecuada.
  • Contratación de catering.
  • Decoración del local.
  • Diseño gráfico de invitaciones y regalos.
  • Contratación de fotógrafos y animadores.
  • Asistencia en la elección de la ropa de los cónyuges, damas de honor y caballeros, así como de los padres del novio y la novia.
  • Asistencia en la elección de los accesorios, maquillaje y peluquería de la novia.
  • Música.
  • Regalos, recuerdos.
  • Luna de miel.
  • Otros servicios complementarios.

Consultora de boda

Con este servicio, debe ofrecer la oportunidad de dar un soporte profesional para la parte inicial de los preparativos. Se trata de ayudar a crear el proyecto que mejor se acomode a los deseos y presupuesto de los clientes. Este servicio debe ser adecuado para parejas que ya han planeado el día de su boda, pero tienen dificultades con algunos aspectos específicos:

  • Selección e implementación de las invitaciones, ayudar en la fecha, ofrecer opciones de frases de agradecimiento de tarjetas.
  • Elección de lugares adecuados para su boda.
  • Elección de flores para su boda.
  • Asesoría en maquillaje y peluquería.
  • Elección del fotógrafo.

9. Precios

Una buena estrategia de precios va de la mano de la calidad en los servicios. Para fijar los costos analiza los siguientes puntos:

  • Servicios incluidos en la oferta.
  • Precios de la competencia.
  • Porcentaje de utilidad.

Se estima que la ganancia de una wedding planner sea un 35 % del valor de la boda.

10. Constitución legal

Para montar cualquier tipo de negocio se necesitan cumplir ciertas licencias. Ten en cuenta que los permisos, licencias y cuotas pueden variar en dependencia de los países o ciudades. Por eso es fundamental que te asesores en las oficinas correspondientes de tu zona sobre cuáles son los requisitos necesarios para iniciar un negocio de wedding planner.

11. Marketingy publicidad

En este paso se trata de establecer una estrategia de marketing y publicidad continuada para promocionar el negocio. Los canales principales son:

  • Página web: Es una forma de tener presencia online y de mantener actualizados a tus clientes sobre nuevos servicios u ofertas.
  • Redes sociales: El alcance que las redes sociales tienen en la actualidad asegura que tu negocio pueda llegar a un número elevado de clientes potenciales. Según el reporte «The Global State of Digital in 2019» de Hootsuite y We Are Social, las redes sociales son utilizadas por el 52 % de la población mundial. En Latinoamérica, por ejemplo, la audiencia publicitaria de Facebook es de 86 millones y la de Instagram de 22 millones. Al ser el negocio de wedding planner muy visual, tener presencia en ambas redes es imperativo.
  • Promoción «boca a boca»: No hay mejor promoción que la recomendación de los propios clientes. Aquí, es prioritario que el trato personalizado y la calidad del servicio sean valorados de 5 estrellas. En este aspecto la excelencia de los proveedores es un factor clave. Es la única forma de asegurar un buen servicio.
  • Promoción en blogs relacionados: Una de las formas de ganar dinero con un blog es a través de publicidad insertada. De seguro, más de un bloguero estaría interesado en darte un espacio publicitario en su blog a cambio de un dinero. Eso sí, debe ser un blog que esté acorde con la temática de bodas o eventos para asegurar que algunos lectores soliciten tus servicios.

Palabras finales

La wedding planner es una nueva figura profesional que está teniendo un éxito considerable en los últimos años. Estar en contacto con un planificador de bodas, o una agencia que organiza toda la ceremonia, se ha convertido en una necesidad para las parejas que tienen poco tiempo y un gran deseo de que ese día sea perfecto en cada detalle.

Es por eso que en estos tiempos abrir una agencia de bodas es una buena oportunidad de negocio rentable. Aquí conociste todos los pasos para iniciar un negocio de wedding planner y las funciones de una planificadora de bodas.

¿Te animas a emprender?

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