En el presente los proyectos para emprendedores o en empresas en general pueden variar de forma significativa. Si ejerces un rol donde tendrás que gestionarlos, seguramente sabes que resulta necesario contar con herramientas de gestión de proyectos. En ese sentido, son cruciales para mantener todo bajo control, especialmente si quieres lograr tener un equipo que se caracterice por tener todo organizado, mientras mejoran la comunicación y tener la certeza de que sus proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Es importante mencionar que al elegir la herramienta adecuada y utilizarla de manera efectiva, los emprendedores o gestores de proyectos pueden mejorar significativamente la eficiencia y el éxito. Esto garantiza un resultado satisfactorio y productivo. Por eso acá, en Muchos Negocios Rentables, te traemos las mejores herramientas para gestionar proyectos que existen. ¡Dale un vistazo!
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Desde tener en cuenta que estas herramientas son aplicaciones o programas que funcionan como un aliado para aquellos emprendedores que deseen mantener el control de lo que está sucediendo o, en definitiva, gestionar un proyecto. De esta manera, permiten a los miembros del equipo dividir grandes proyectos en tareas más manejables. En ese sentido, asignan tareas a aquellos que estén más capacitados, mientras se establece plazos claros para cada una.
Además, también contribuyen a la comunicación, un elemento que resulta ser esencial en cualquier proyecto que estes llevando a cabo. Al utilizar estas herramientas como líder puedes dejar comentarios en tareas específicas, adjuntar documentos importantes y recibir notificaciones cuando algo cambia o necesita de la atención específica de un miembro del equipo. Con esto, puedes eliminar la necesidad de tener que enviar infinidades de correos electrónicos, garantizando que toda la información relevante esté accesible.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar herramientas de gestión de proyectos?
1. Brindan la posibilidad de realizar una planificación y organización
Si actualmente eres emprendedor es muy probable que estés gestionando múltiples tareas y responsabilidades al mismo tiempo. Así que toma en consideración que uno de los principales beneficios de las herramientas de gestión de proyectos es que te permiten organizar tu trabajo de manera clara y estructurada.
Para eso puedes dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas, asignar prioridades y plazos. Asegúrate de que cada aspecto de tu proyecto esté cubierto. Todo esto te resultará bastante ventajoso para mantenerte enfocado y tener todo bajo control.
2. Permiten ahorrar tiempo y aumenta la eficiencia en las tareas
Estas herramientas te ayudan a utilizar mejor tu tiempo al automatizar tareas rutinarias, como recordatorios y actualizaciones de progreso. Además, tener una vista clara de todo el proyecto facilita identificar rápidamente cualquier problema o retraso y actuar desde el primer momento. Lo mejor de todo es que con este ahorro de tiempo puedes enfocarte en otras tareas que también contribuyan al éxito del emprendimiento. Recuerda siempre que el tiempo es uno de los puntos más valiosos para alcanzar cualquier objetivo.
3. Permiten el acceso a la información y mejora la comunicación
Como mencionamos al principio, las herramientas de gestión de emprendimiento recopilan toda la información del proyecto en un solo lugar. Con ello, se facilita que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Garantizando otro de los elementos fundamentales en el éxito de un proyecto: la comunicación.
4. Están diseñadas para ser flexibles y completamente adaptables
Cada emprendedor tiene un estilo de trabajo único. De esta forma, las herramientas de gestión de proyectos son lo suficientemente flexibles para adaptarse a tus necesidades. Y es que puedes personalizar y adaptarlas según las necesidades de tu emprendimiento o tus preferencias; ten presente que con estas herramientas tu tienes el control de todo.
5. Facilitan la toma de decisiones
Con todas las tareas, plazos y progresos visibles en una sola plataforma, es mucho más fácil tomar decisiones. Lo único que debes hacer es visualizar rápidamente qué tareas están retrasadas, qué recursos necesitas reasignar y dónde se encuentran las debilidades o puntos que estén afectando el progreso.
Principales herramientas de gestión de proyectos
1. Trello
Trello es una de las principales herramientas de gestión de proyectos que existen, ya que es bastante popular por su interfaz visual basada en tableros y tarjetas. Cada tablero representa un proyecto y cada tarjeta una tarea. Con Trello se facilita la organización de forma impresionante y, además, permite llevar un seguimiento bastante efectivo. Lo mejor de todo es que este programa es ideal para aquellos emprendedores que prefieren un enfoque visual y sencillo para gestionar sus proyectos.
Cuenta con muchas características que la convierten en una opción bastante agradable:
- Tienes tableros personalizables que se adaptan a tus gustos y necesidades en función del proyecto.
- Permite realizar etiquetas, llevar listas de control y fechas de vencimiento.
- Integraciones con herramientas como Slack y Google Drive.
2. Asana
Asana ofrece una plataforma para gestionar proyectos que sean más complejos con múltiples tareas y dependencias. Además, es una excelente herramienta para aquellos equipos que necesitan una estructura detallada y funcional. Asana es un gestor de proyectos gratis, aunque también ofrece una versión de pago mucho más completa.
Dentro de las características que posee se destacan:
- Permite realizar proyectos y tareas con subtareas.
- Cuenta con cronogramas y vistas de calendario.
- Permite el seguimiento de hitos y objetivos.
3. Monday.com
Monday.com es una herramienta altamente personalizable que permite a los equipos adaptar su flujo de trabajo según sus necesidades específicas. Resulta ideal si lo que buscas es un gestor de emprendimiento. ¿Por qué? Porque es un programa perfecto para emprendedores que buscan flexibilidad y control total sobre sus proyectos.
Las características que la hacen única son:
- Está conformada con plantillas de proyecto personalizables.
- Facilita el seguimiento de tiempo y gestión de recursos.
- Permite las automatizaciones y notificaciones.
4. Jira
Jira es especialmente popular entre los equipos de desarrollo de software que utilizan metodologías ágiles. Esto la convierte en un aliado ideal para equipos técnicos y de desarrollo que necesitan gestionar proyectos ágiles de manera eficiente.
Características:
- Gestión de sprints y backlog.
- Tableros Kanban y Scrum.
- Informes y métricas detalladas, lo que facilita la gestión de emprendimiento.
5. Basecamp
Basecamp es una solución todo en uno que combina gestión de proyectos, comunicación y almacenamiento de archivos. Excelente para equipos que buscan simplificar la comunicación y la gestión en una sola plataforma, es otra de las herramientas más usada gracias a su innovador chat. Es de las mejores herramientas de gestión de proyectos.
Sus características:
- Tableros de mensajes y chat en tiempo real.
- Listas de tareas y calendarios.
- Documentos y archivos centralizados.
6. ClickUp
ClickUp es una herramienta versátil que permite gestionar tareas, documentos y objetivos en un solo lugar. Es una opción poderosa e innovadora para emprendedores que necesitan una solución todo en uno.
Posee características como:
- Tiene vistas personalizables (destacándose por listas, tableros, calendarios).
- Permite una gestión efectiva de objetivos y metas.
- Puede integrarse con diversas aplicaciones, más de 1,000.
7. Wrike
Wrike es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece una amplia gama de funciones para equipos de todos los tamaños. Es ideal para equipos que necesitan funcionalidades avanzadas y colaboración en tiempo real.
Características:
- Gestión de tareas y subtareas.
- Diagramas de Gantt interactivos.
- Colaboración en tiempo real.
8. Notion
Notion es una herramienta multifuncional que combina notas, bases de datos y gestión de proyectos. Perfecta para emprendedores que buscan una herramienta flexible para gestionar información y tareas.
Esto es lo más destacado de Notion:
- Páginas y bases de datos personalizables.
- Vistas de tabla, tablero y calendario.
- Colaboración en tiempo real.
9. Smartsheet
Smartsheet es una plataforma de gestión de proyectos basada en hojas de cálculo, ideal para aquellos que prefieren trabajar con datos estructurados. Excelente para equipos que necesitan gestionar proyectos complejos con un enfoque basado en datos.
De Smartsheet destaca:
- Hojas de cálculo colaborativas.
- Automatización de flujos de trabajo.
- Gestión de recursos y tiempo.
10. Teamwork
Y, por último, te recomendamos Teamwork, una de las herramientas de gestión de proyectos que viene bastante completa, ya que ofrece funciones avanzadas, incluyendo seguimiento de tiempo y facturación, siendo ideal para emprendedores que requieren una atención cuidadosa.
Principales características:
- Permite la gestión de tareas e hitos.
- Contribuye al seguimiento de tiempo y facturación.
- Brinda informes y análisis detallados lo que resulta fundamental para los emprendedores.
Palabras finales
Ahora que ya sabes la importancia que tienen las herramientas de gestión de proyectos y, especialmente, si eres un emprendedor con muchas ganas de lograr el éxito, te recomendamos que elijas cuidadosamente el software de gestión para pymes, que mejor que adapta a tu situación y necesidades. Ten siempre presente que el éxito está más cerca de lo que tú te imaginas.
Todo lo que debes hacer es contar con un equipo dispuesto a lograr las metas y te apoyes en herramientas que faciliten el proceso. Eres capaz de lograr todo con las herramientas adecuadas. ¡Y no hay excusas! Existen varios gestor de proyectos gratis, que te permitirán ponerte manos a la obra.
