La facturación es un proceso básico que toda empresa grande o pequeña debe llevar. Por si no sabías, según la ley (independientemente del país en el que te encuentres) todos los empresarios y profesionales están obligados a expedir una factura por todo producto o servicio que realicen. Y aunque sabemos que suele ser un proceso engorroso ninguna empresa puede pecar de una mala facturación, por eso te invitamos a tomar nota; aquí te daremos algunos tips infalibles para que tu empresa mejore ese arduo proceso de facturación. ¡Acompáñanos!
5 Tips para una buena facturación
Antes de comenzar, es preciso que definamos el comienzo y en fin del proceso de facturación; pues no solo se trata de utilizar las mejores calculadoras online para calcular los porcentajes de IVA o el interés compuesto, sino que se refiere a todo un proceso de actos relacionados con la elaboración, el registro, envío, y cobro de facturas, incluyendo cada uno de los pagos y aranceles que se deben tener en cuenta.
Así que, como es obvio, el proceso interno de facturación en una empresa requiere tiempo, dedicación y mucho cuidado, aunque, no está de más decir que con estos tips, las cargas se aliviarán. 😉 ¡Toma nota!
1. Por una gestión eficiente de la facturación
Como su nombre lo indica, una gestión eficiente establece la rapidez de los procesos internos de cualquier empresa para beneficiar diferentes aspectos de la gestión empresarial. El secreto es el siguiente: la organización y el control en los pasos de la facturación. ¿Cómo?, ya verás.
Lo primero que debes tener en cuenta para organizar tu facturación es especificar cómo realizar todas las fases del proceso y fijar periodos dentro del mes para realizar dichas tareas; aquí te damos algunas fases generales para que partas de una base: recepción de pedidos, emisión de facturas, gestión del cobro, registro del cobro de las facturas, contabilización y archivo de la documentación.
2. Automatización de facturas
En España ha tomado gran vuelo el uso de facturas electrónicas, por una parte porque desde el 2015 las empresas están obligadas a presentar sus facturas mediante el sistema Facturae y por otras, porque la automatización de las facturas implica eliminar gran parte del trabajo de los procesos internos de una empresa.
Y ¿cuáles son sus beneficios? Te preguntarás… Bueno, tente porque te vas a ir de para atrás: reducción de tiempo, permite el rastreo de procesos de cobros, te da versatilidad en los tipos de facturación que te convienen trabajar, encuentras también la reducción de costos operativos por el uso de programas en lugar de personal y por último, la integración de procesos. Esto más que un tip es una necesidad para llevar tu facturación al día.
3. Usa herramientas eficientes
Si te decantas por un proceso de facturación tradicional, debes tener presente que requieres de herramientas indispensables para que tu facturación no quede mal hecha. Una caja de facturación por ejemplo, o calculadoras online que te permitan resolver las cuestiones de porcentajes, IBAN, IVA, cuotas de préstamos o cálculo del interés compuesto; créenos cada una de estas calculadoras las necesitarás. Te recomendamos hacer un repaso de tus herramientas y programas, y darte cuenta de qué tan útiles son…
4. Lleva el control de facturas vencidas
En muchas ocasiones es difícil de controlar los procesos de liquidez, en especial por la demora en los pagos de facturas. En todos los casos nos encontramos con clientes que no han pagado nuestros servicios o productos en los plazos que habíamos proyectado, por lo que claramente esto se verá en un problema de liquidez a futuro.
Para que esto no suceda, te proponemos que lleves un control y registro de las facturas que expidas y que aún se encuentren sin pagar; esto significa controlar tu facturación no solo para presionar el pronto pago, sino también para generar intereses sobre los días de retraso.
5. Nunca olvides las declaraciones
Si tu empresa no cuenta con la ayuda de una gestoría para llevar la contabilidad de la empresa, lo más seguro es que tengas que tener muy en cuenta los plazos a la hora de presentar tus declaraciones.
Más de uno es despistado y esto al gestionar tu propia contabilidad es un error muy grave, así que te recomendamos marcar en un calendario el día en que debes hacer tu declaratoria, de esta manera podrás obtener el certificado digital para poder hacer todas las operaciones que requieres.
Esperamos que estos 5 tips te hayan sido de mucha ayuda, en especial si eres de los emprendedores que hasta ahora están dando sus primeros pasos en la industria. Cuéntanos, ¿hay algún otro consejo que deberíamos incluir? ¡Nosotros también tomamos nota! No olvides tener a la mano una buena calculadora a la hora de hacer tu facturación, ella será tu mejor aliada.
