Para los restaurantes, el flujo de efectivo es un factor fundamental; no solo porque es un gran referente del nivel de ingresos y ganancias de los negocios, sino porque es un buen aliado para el pago de algunos servicios de los colaboradores y la adquisición de productos necesarios en el día a día. Sin embargo, manejar el flujo de caja no es una tarea sencilla; esta actividad se enfrenta a desafíos como la exposición constante del dinero al público, la facilidad de pérdida, los descuidos en contabilización o, incluso, a delitos vinculados al robo o al fraude.
Por lo anterior, el mantenimiento y manejo de efectivo requiere de planificación y herramientas adecuadas para lograr una correcta contabilización de las transacciones comerciales y evitar, así, problemas innecesarios. Frente a ello, la tecnología juega un papel fundamental, ya que a través de ella se agilizan los procesos y se rastrean y gestionan las transacciones en efectivo, en aras de aumentar los niveles de precisión y seguridad.
En el presente artículo ahondaremos en las principales formas en las que la tecnología ayuda en el manejo de efectivo de tu restaurante, así que no dudes en continuar leyendo con nosotros.
La era digital y el manejo del efectivo: Consideraciones principales
Desde hace ya algunos años nuestro estilo de vida ha estado marcado por las nuevas tecnologías, convirtiéndolas en herramientas fundamentales en los diferentes ámbitos de la vida cotidiana y de las industrias. Gracias a ella, se ha logrado alcanzar altos niveles de productividad y eficiencia, permitiendo así que la transformación digital de los diferentes procesos llegara para quedarse.
En la industria de la restauración, por ejemplo, las herramientas tecnológicas e inteligentes han creado experiencias mucho más intuitivas y personalizadas en los restaurantes, desarrollando toda clase de servicios, no solamente enfocados en mejorar el manejo de cada cliente, sino también en propiciar un control completo de cada proceso de una manera sencilla, rápida y eficiente, y el manejo de efectivo ─o de flujo de caja─ no es la excepción.
Así como la digitalización ha propiciado la creación de billeteras y pagos digitales, también ha transformado la manera en la que se maneja el efectivo, todavía esencial en la industria. Gracias a las herramientas propias del mundo digital, los restaurantes tienen la posibilidad de agilizar procesos de liquidación de facturas, mantener detalle de cada una de las transacciones realizadas en la caja, gestionar finanzas y contabilidad a través de procesos automáticos, contar el dinero de manera rápida e identificar aquellos billetes o monedas falsas.
Sin duda, con la tecnología se reduce el nivel de riesgo de los restaurantes a sufrir robos y otros crímenes, así como de pérdidas o inconsistencias en las transacciones.
A continuación hablaremos de algunas de las tecnologías más comunes para el manejo de efectivo implementadas en los restaurantes.
1. Sistemas de Punto de Venta (POS)
Los Sistemas de Punto de Venta, también conocidos como POS, son sistemas de softwares electrónicos. Permiten el procesamiento de pagos, el rastreo de ventas y el acceso a otra información relacionada. Con esta tecnología, el restaurante puede procesar pedidos y pagos dentro de una misma plataforma que se actualiza automáticamente. Esta tecnología se complementa con otras relacionadas a los pedidos activados por voz, la realidad aumentada o las tecnologías de autenticación.
En cuanto a la gestión de flujo de caja, los sistemas POS permiten a los empleados procesar los pagos en efectivo de una manera mucho más sencilla. Pueden ingresar la información de la transacción al sistema de manera inmediata, permitiendo que este actualice correctamente. Esto no solo reducirá el tiempo de espera de los clientes, sino que brindará al restaurante los datos necesarios para rastrear dicha transacción, evitando pérdidas o desfaces.
Por otro lado, los sistemas POS han incentivado la disminución del uso de efectivo. Aumentando la tendencia de los pagos con tarjeta o a través de billeteras móviles. Esto debido a que los pagos electrónicos son más fáciles de rastrear y ofrecen mayor seguridad y protección.
Sistemas de Punto de Venta exitosos: Opciones a tener en cuenta
Debido al gran éxito de estos sistemas, en la actualidad existen diversas opciones para que los restaurantes tomen la mejor decisión. Entre estas vale destacar:
- POS Square. Este es un sistema bastante potente, que ofrece sistema de pago integrado y servicios sin tarifa de instalación. Además, facilita el control de pedidos, las ventas y el inventario, entre otros. Funciona en sistemas operativos Windows, Android e iOS.
- TouchBistro. Es bastante famoso por su intuitividad. Lo podrás manejar desde un iPad, logrando una atención mucho más rápida. También funciona como punto de venta móvil, ofreciendo tecnologías tendencia, como las pantallas KDS.
- Upserve. Por último, este es un sistema disponible para Android e iOS. Con él podrás coordinar pagos y pedidos, así como automatizar procesos desde cualquier dispositivo.
2. Maquinas contadoras de dinero
La máquina contadora de billetes, como la máquina de batemat.es, es una herramienta imprescindible para los restaurantes, ya que, además de ahorrar tiempo y dinero, aumenta la seguridad de no recibir dinero falso y conocer con exactitud el dinero con el que se cuenta. De esta manera, el restaurante no se tendrá que preocupar por el conteo de los billetes en cada transacción, ya que con está máquina el conteo será preciso. Gracias a ello, los colaboradores podrán enfocarse en otras tareas imprescindibles para el manejo del negocio.
Ahora bien, para elegir la adecuada deberás considerar factores como la capacidad ─la cual se determina por la cantidad de billetes que puede contar─; el precio ─existen diferentes gamas en el mercado, por lo que se debe considerar el presupuesto del negocio─; la fiabilidad del hardware ─las contadoras evaluadas anualmente aseguran conteos exactos y, por último, la detección de billetes falsos ─componente opcional que aumenta la seguridad─.
3. Apps y softwares de gestión financiera
Las aplicaciones y softwares de gestión financiera permiten administrar y rastrear toda la información financiera de los restaurantes, incluyendo ingresos, gastos y ganancias. Esto permite hacer un seguimiento continúo del rendimiento del local, identificando tendencias y tomando las medidas necesarias en el momento oportuno. Lo anterior de la mano con el rastreo de inventario, pedidos y nómina.
Los softwares de gestión financiera son imprescindibles para conectar y almacenar todas las transacciones relacionadas con el flujo de caja del negocio. De esta manera, ayuda a contar el dinero en circulación y administrar el movimiento de ida y vuelta de los recursos. Esto permite que el restaurante pueda seguir en tiempo real la liquidez y el flujo de caja, así como llevar un control óptimo de cobros y pagos, controlar el cambio de divisas y facilitar la conciliación automática de los movimientos llevados a cabo.
4. Pagos digitales y móviles
Los pagos en línea y los pagos móviles permiten, tanto a restaurantes como a usuarios, implementar el uso de transferencias interbancarias, billeteras móviles y herramientas de recaudo y dispersión en línea. Esto permite que se simplifiquen los movimientos en tiempo real, maximizando la eficiencia de los cobros y, por tanto, de la obtención del servicio y/o producto por parte del cliente.
Entre las ventajas de la implementación de pagos digitales en los restaurantes vale destacar la seguridad de las transacciones; al disminuir la manipulación de billetes y monedas se reduce también el riesgo de fraude o falsedad, pérdida y malos conteos. Por otro lado, estos pagos brindan total control al cliente sobre su transacción; en tiempo real, podrán conocer los detalles del movimiento y evitar así un mal cobro. Además, a través de ellos, los restaurantes lograrán una gestión de pago más ordenada, con control directo de todo el proceso de compra.
A pesar de lo anterior, los pagos digitales también enfrentan desafíos importantes, como aquellos vinculados a la seguridad de la información financiera de los clientes, la dependencia constante a la tecnología y al acceso a internet, el riesgo de fraude digital o piratería y las comisiones por la implementación de estas formas de pago.
5. Cajas registradoras inteligentes
Las cajas registradoras inteligentes ─también conocidas como cajones inteligentes─ son equipos electromecánicos que permiten calcular, registrar y guardar las transacciones comerciales de manera automática. Estos cajones se integran con diferentes sistemas de puntos de venta y softwares de gestión, siendo capaces de validar y contar billetes y monedas, lo que reduce el riesgo de errores. Estas máquinas incluyen sensores de dinero, pantallas táctiles, cámaras de seguridad y conexiones de red.
Esto permite que se aumente la velocidad en los cobros, que el flujo de caja siempre coincida, que se mejore la seguridad en efectivo y que la caja se pueda controlar a distancia desde dispositivos móviles.
En caso de que te interese implementarlo en tu restaurante, deberás asegurarte de elegir un buen proveedor de estas máquinas: aquel que se adapte a las necesidades de tu negocio y, claro, al presupuesto. Además, deberás considerar los tipos de instalación: instalación atendida (empleado manipulará el dinero), instalación mixta (el empleado supervisa la integración del efectivo, pero no entra en contacto con él) y la instalación desatendida (el cliente introduce el efectivo sin la supervisión de los empleados).
Seguridad digital y manejo de efectivo, ¿Qué medidas implementar?
Aunque la digitalización ha brindado una inmensa comodidad a los dueños y clientes de los restaurantes, disminuyendo el uso de efectivo o propiciando la implementación de herramientas tecnológicas que facilitan su gestión y seguimiento, a la vez que se evitan problemas vinculados al mal manejo del dinero, el hurto a restaurantes y el ingreso de moneda falsas, las brechas en seguridad digital siguen latentes. El robo de datos de los clientes o los casos de estafas continúan en aumento, poniendo en riesgo la fiabilidad y el éxito de los negocios.
Es debido a lo anterior que se requiere de la implementación de medidas efectivas para aumentar la seguridad digital en los restaurantes. Ejemplo de ellas son:
- Capacitación específica al equipo humano de los restaurantes. Se les debe brindar información detallada sobre los equipos tecnológicos implementados y ejemplificación práctica del uso de estos. Así se evitará los equipos se manipulen de manera incorrecta, generando filtraciones de información o pérdida de esta.
- Realización constante de estudios de riesgo informático. Estos estudios buscarán determinar posibles riesgos de tu negocio vinculados a la digitalización. Además, incluyen tanto pasarelas de pago y uso de datáfonos, como control y mantenimiento de máquinas inteligentes, tales como las registradoras automáticas o las contadoras de dinero.
- Creación de copias de seguridad remotas. Estas copias guardan toda la información en un servidor seguro. De esta forma, se impiden ataques y bloqueos informáticos de los softwares de gestión.
Palabras finales
A modo de conclusión, vale resaltar que la tecnología es una gran aliada para la optimización del manejo de efectivo de los restaurantes. Con ella, no solo se mejoran los procesos vinculados al flujo de caja, sino que se asegura al cliente una buena experiencia, marcada por la precisión, la rapidez y la tranquilidad. Además, los restaurantes acceden a opciones eficientes para hacer seguimiento a todas sus transacciones, tomando control total del ingreso y salida del dinero, tanto físico como digital.
Por ello te invitamos a adoptar las herramientas tecnológicas en tu restaurante, sea para el conteo de dinero como para la automatización de los demás procesos financieros. Antes de irte, no dudes en contarnos si ya conocías de las tecnologías anteriores y cuál de ellas llama más tu atención, ¡estaremos esperando por leerte!
