Gracias a la tecnología, automatizar tareas repetitivas y trabajar con precisión es posible. Y, por tecnología, nos referimos al software contable, un programa informático que te ahorra horas organizando hojas de Excel y calculando nóminas o impuestos.
Y ¿qué es un software de contabilidad? En este artículo, te explicaremos cómo funciona esta tecnología, qué tipos hay en el mercado, qué funciones y herramientas incluyen, y qué beneficios ofrecen a las empresas. Sigue leyendo y entérate de más.
¿Qué es un software contable?
Un software o programa contable es una herramienta tecnológica que te permite automatizar todas las tareas administrativas y financieras de tu negocio, tales como crear facturas, calcular y clasificar gastos mensuales, registrar ventas y organizar inventario.
En cierto modo, es como un asistente digital que se encarga de tareas repetitivas, reduciendo el error humano y permitiéndote invertir tiempo y energía en labores mucho más importantes; por eso, dueños de negocios y trabajadores autónomos lo utilizan.
Funciones básicas de un software de contabilidad
Los mejores programas para gestorías deben incluir funciones y herramientas que te ayuden a trabajar de forma óptima y eficiente; si no es así, es mejor que no lo contrates. Y ¿qué deberías pedirle a un software como este? Estas son características clave:
- Facturación electrónica. Busca un software que autocomplete los datos del cliente, calcule el impuesto y envíe el documento por correo electrónico automáticamente.
- Control de gastos y de ingresos. Un buen programa contable debe mostrarte, con exactitud, cuánto ganas y cuánto gastas en un mes de forma clara y explicativa.
- Conciliación bancaria. Deberías adquirir un programa que te permita comparar tus registros con tus movimientos para detectar errores o pagos pendientes importantes.
- Cálculo de impuestos. Para evitar errores humanos, es recomendable contratar un programa que se encargue de todas las declaraciones fiscales al final de cada mes.
- Reportes financieros. Elige un software contable que te ayude a ver y a analizar el estado de tu negocio de forma clara y sencilla para tomar decisiones acertadas.
Tipos de software contables
En el mercado, hay una amplia variedad de software contables y te hablaremos de los más comunes para que elijas un programa que se adapte a tus necesidades y a las de tu negocio:
- Para autónomos: son más baratos e incluyen funciones básicas, como facturación, control de gastos y generación de reportes sencillos.
- Para empresas pequeñas (pymes): incluyen funciones como control de inventario y de nóminas de empleados, y pueden ser usados por múltiples usuarios.
- Para empresas grandes: permiten llevar contabilidad por departamentos y generar presupuestos más complejos; por eso, suelen ser costosos.
- Para negocios específicos: puedes contratar un programa contable para restaurantes, para empresas de construcción o para hospitales.
- Programas todo en uno: además de lo anterior, incluyen herramientas extra, como sitio web, app móvil para usuarios y para clientes, y gestión de proyectos.
Beneficios de un software contable para las empresas
Ya que conoces las funciones de un software contable y los tipos que hay en el mercado, puedes ver que son herramientas muy útiles para cualquier negocio; sin embargo, queremos hablarte de sus beneficios con más detalle para que lo tengas claro:
- Ahorras horas de trabajo manual al automatizar tareas repetitivas, como generar facturas, clasificar gastos o calcular impuestos.
- Reduces errores costosos al calcular gastos o impuestos, pues estos programas minimizan los fallos que puede cometer un humano.
- Tienes información precisa del estado de tu negocio, ya que puedes ver cuánto gastas, cuánto ganas, cuánto debes… Y todo en tiempo real.
¿Cómo se puede elegir un buen software de contabilidad?
Elegir un buen software contable es clave para no perder tiempo o dinero, de modo que, si quieres tomar la decisión más acertada, te invitamos a tomar nota de nuestros consejos.
Primero que nada, define qué necesitas; por ejemplo, podrías querer un programa que genere facturas y controles de gastos, o algo más avanzado con funciones como gestión de nóminas.
Segundo, compara opciones según tu tipo de negocio. Si eres autónomo, puedes contratar un software sencillo, mientras que, si tienes una gran empresa, te conviene uno con más funcionalidades.
Tercero, elige un programa contable que sea fácil de usar, tanto por ti como por tus empleados si fuese el caso; de esa forma, podrán trabajar de forma mucho más rápida y eficiente.
Cuarto, evalúa el costo y las herramientas que incluye para que elijas un software con una buena relación calidad-precio. Es más, de ser posible, solicita una demostración para asegurarte de que la herramienta cumple con lo que necesitas.
Y, por último, compara distintas opciones y busca reseñas. Conocer las experiencias de otros usuarios puede ayudarte a descartar opciones y a reducir la lista de programas que funcionarían bien en tu negocio.
Estamos seguros de que, con esta guía, podrás contratar un buen software de contabilidad y aprovechar todas sus ventajas. Y es que no cabe duda de que, gracias a estas herramientas, trabajas de forma más organizada y eficiente.
Para cualquier persona de negocios en esta era digital, es importante aprovechar la tecnología para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, y para tomar decisiones informadas, algo que es posible con estos programas. Dales una oportunidad y descúbrelo por ti mismo.
