El marketing, la imagen y las relaciones públicas, son aspectos fundamentales para el éxito de cualquier empresa, pues potencian la venta y la fidelización de los clientes. Pero la contabilidad, esa área numérica y rígida a la que muchos le temen, es la auténtica columna vertebral que sustenta la vida y el futuro de cualquier tipo de emprendimiento. Es prácticamente imposible tener un manejo razonable de una organización, sin conocer a profundidad sus números. Si no eres un experto en cuentas, pero tienes la responsabilidad de echar a andar un negocio, existen herramientas (como las que puedes encontrar en Contabilidae.com) que manejan información útil y relevante para acompañarte en el proceso de entender y manejar tus números de forma eficiente.
Por qué la contabilidad es básica para tu empresa
Términos como activos, pasivos, egresos, ingresos, libros contables, impuestos y patrimonio, forman parte del día a día de un contador, y seguramente no serán de compresión simple para cualquier persona. Sin embargo, si asumiste el reto de lanzarte al emprendimiento y desarrollar tu propia empresa, te tocará aprender de todo un poco y desarrollar tus mayores capacidades multitareas. El factor contable es sin duda, de los más importantes.
Te sorprendería saber que no todos los desastres contables de las empresas son por falta de ventas. Son muchos los factores del proceso productivo que pueden influir en que se generen problemas contables. La desorganización en el pago de impuestos, el mal cálculo de los conceptos de aportes sociales de los empleados, los largos períodos de créditos a clientes. Todas son cuestiones que pueden presentarse en la cotidianidad de una empresa, y generar daños importantes en el estado de sus números.
En este sentido, prestar la suficiente atención a los procesos contables de tu empresa, aumentará de forma significativa sus posibilidades de éxito y proyecciones a futuro. A continuación, repasaremos algunos conceptos básicos que te vendría bien conocer, antes de lanzarte al estudio profundo de la situación económica, financiera y legal de tu empresa.
¿Qué es la Contabilidad?
Cualquier entidad que maneje fondos debe llevar un control de sus movimientos, la cantidad de dinero que entra, la que sale, a qué se destina y cuándo. Este control puede realizarse en una hoja de cálculo, una libreta o un programa específico. Pero si se trata de una empresa, lo ideal es hacerlo mediante la contabilidad, de forma sistemática y reflejando la situación real.
En este sentido, la contabilidad es el resultado de registrar, de la forma ordenada y sistemática que marca la normativa que corresponda, todas las operaciones económicas realizadas por la entidad de que se trate, durante un período de tiempo concreto, permitiéndonos un análisis y visualización completa de sus números, si ha generado ganancias o pérdidas, si maneja inversiones, cuáles son sus deudas o cuentas por cobrar, gastos en nómina, etc.
¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?
Cada empresa tiene patrones de funcionamiento distinto, según el rubro en el que se desarrolle y el estilo de gerencia con el que sea manejada. Sin embargo, hay algunas acciones generales y básicas que deben ejecutarse en el manejo contable de cualquier tipo de organización.
- Contabilización de las facturas que emitimos: Cada operación de venta debe estar asociada a una factura. Esto nos permite tener un control exacto de las unidades de producto o servicio que vendemos, y el dinero que nos ingresa por cada transacción.
- Contabilización de las facturas recibidas: El ciclo económico es simple. Así como vendemos, también compramos, y los proveedores son parte de las dinámicas económicas de nuestra empresa. Sea materia prima, papelería o cualquier tipo de implementos, debemos solicitar facturas de lo que compremos a nombre de la empresa, y registrarlo en la contabilidad.
- Contabilización de las nóminas, seguros sociales y otros gastos de personal: Si tu empresa tiene una nómina de trabajadores, este será un punto vital de tu contabilidad. Debes llevar un cuidadoso registro de todos los costos que tus empleados generan. No sólo entra el salario en este aspecto, sino también aportes a la seguridad social, cálculos de vacaciones, bonos o indemnizaciones.
- Conciliación bancaria: Para que la información de tu contabilidad sea fidedigna, debe compararse con los entornos en los que efectivamente mueves el dinero. Es acá donde aparecen las conciliaciones bancarias, como una herramienta de control muy importante. En este aspecto lo que debes hacer es llevar un registro de tus movimientos bancarios, cobros, pagos, transferencias y demás transacciones.
Sabemos que el manejo contable no es algo simple, ni que pueda aprenderse en una tarde. Sin embargo, en el mercado encontrarás múltiples programas que te ayudarán en la organización de las operaciones de tu empresa. Incluso, algunos están desarrollados de forma especializada para determinados rubros, como el gastronómico o el hotelero. Ten en cuenta que de nada te servirá la mejor estrategia de marketing y contar con un producto estrella, si tienes un desorden en tus movimientos financieros. En la contabilidad encontrarás uno de los más vitales secretos de tu éxito como empresario, así que bien vale la pena sumergirte en el interesante mundo de los números.
