Introducción sobre organigrama empresarial o de empresas
Dentro de una empresa, las actividades propuestas deben ser planificadas y organizadas con claridad para que sean ejecutadas de manera eficiente. Por lo tanto, es necesario organizar una estructura jerárquica que represente la planta de la organización; ilustrando cada departamento de la empresa con sus tareas y sus respectivos responsables, superiores y subordinados. Esta estructura jerárquica puede ser representada gráficamente por un modelo llamado organigrama.
¿Qué es un organigrama empresarial?
El organigrama es una representación gráfica que define la estructura jerárquica de una organización, ya sea una empresa, o un grupo de personas.
La función principal de un organigrama empresarial es que las personas internas y externas de la empresa, entiendan de manera clara, como las personas y las actividades se relacionan en la empresa. En otras palabras, el organigrama aclara las dudas de los clientes, empleados, socios y proveedores.
Otra función importante de un organigrama de empresas es que proporciona agilidad en la percepción de las áreas de negocio. Es decir, el organigrama en una empresa ayuda a reconocer posibles problemas, y al mismo tiempo ayuda a desarrollar mejoras en las áreas en problemas.
Sin embargo, para que un organigrama cumpla su función con excelencia, necesita ser claro y flexible.
- claro: para que represente fielmente la estructura de la empresa, sin dejar lugar a interpretaciones erróneas.
- flexible: de modo que las personas no queden pegados dentro de una jerarquía rígida que a menudo puede comprometer el desenvolvimiento de los departamentos y empleados. Es decir, un organigrama eficaz debe reflejar la situación actual de la empresa y ser lo suficientemente flexible como para ser alterado según las necesidades y los cambios del día a día de la empresa.
Tipos de organigrama empresarial
Los tipos de organigramas comúnmente utilizados son:
Organigrama tradicional o vertical. El organigrama tradicional, como su nombre lo indica, es utilizado por las empresas cuyas estructuras siguen una línea más tradicional, jerárquica y rígida.
En ella, cuanto mayor sea el cargo y responsabilidad, más arriba estará en el organigrama. Estas posiciones serán representados por rectángulos distribuidos en forma vertical y conectados por líneas que representan la comunicación y la jerarquía entre las diversas posiciones y sectores, conforme al modelo a seguir.
Organigrama horizontal. También se basa en la jerarquía de la empresa, pero representada en posición horizontal, es decir, la posición más baja en la jerarquía no está en una posición por debajo de la otra (que puede ser interpretado como discriminación, o que tiene menos importancia).
Organigrama Circular. A diferencia del anterior, este organigrama no se preocupa en representar la estructura jerárquica de la empresa y sugiere una idea más colaborativa y participativa entre las diversas áreas que están representados por círculos concéntricos. Su autoridad mayor se encuentra en el círculo central. El organigrama circular es el más utilizado en las instituciones modernas en donde se quiere resaltar la importancia del trabajo en equipo.
Organigrama matricial. Su estructura es muy similar al organigrama tradicional, pero se utiliza para representar la estructura de las organizaciones que no cuentan con una definición clara de las unidades funcionales, y que tienen grupos de trabajo por proyectos que pueden sen temporales (estructura informal).
Organigrama funcional. Muy utilizado actualmente y muy similar a la tradicional, sin embargo este modelo representa las relaciones funcionales (departamentos) y no las jerárquicas. Es el más racional de todos los modelos.
Organigrama en barras. En este organigrama, también representado por rectángulos, los cargos son distribuidos con el uso de barras con tamaños directamente proporcional a la importancia de la autoridad de cada uno. Rara vez se utiliza, ya que no permite la visualización de las relaciones entre los órganos, y sólo el nivel jerárquico (cuanto mayor sea el cargo, mayor y más alto será su rectángulo).
Cómo hacer un organigrama de una empresa
En esta parte final del artículo vamos a enseñar a cómo crear un organigrama utilizando el programa Microsoft Word. Word tiene una herramienta específica para la creación de organigramas mediante un gráfico SmartArt.
Antes de la creación del modelo:
El primer paso es determinar todas las funciones y sectores que serán representadas en el organigrama, y definir sus posiciones jerárquicas. Haga una lista de:
- Presidente.
- Directores (administrativos, financieros, operacionales, comerciales, etc.)
- Gerentes (administrativos, financieros. producción, ventas, etc.)
- Secciones de producción, departamento de contabilidad. departamento financiero, jurídico, etc
- Empleados, colaboradores, asistentes, etc.
El segundo paso es elegir el tipo de organigrama que usará (vertical, horizontal, circular, en barras, matricial, funcional etc).
Creación del organigrama de una empresa en Word:
- Vaya a la pestaña de «Insertar», y en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
- Una vez en la lista de SmartArt, haga clic en Jerarquía, luego escoja el diseño de su organigrama y haga clic en Aceptar.
- Para insertar el texto, ejecute una de las siguientes opciones: Haga clic en un elemento geométrico en el gráfico SmartArt y, a continuación, escriba su texto.
Añadir una forma a su organigrama
- Haga clic en el elemento geométrico al que le desea agregar una forma.
- En Herramientas de SmartArt, en la pestaña de «Diseño», en el grupo «Crear gráfico», haga clic en la flecha «Agregar forma» y, a continuación, ejecute las siguientes acciones:
- Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada, después de ella, haga clic en Agregar forma delante.
- Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada, antes de ella, haga clic en Agregar forma detrás.
- Para insertar una forma un nivel encima de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma superior.
- Para insertar una forma un nivel por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma debajo.
- Para agregar una forma asistente, haga clic en Agregar asistente.
Vea también un vídeo para hacer un organigrama en Word:
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