10 consejos para abrir una oficina contable

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Toda empresa necesita un profesional de contabilidad, sea cual sea el sector, segmento o porte empresarial. Este tipo de actividad requiere muchas responsabilidades pues trabaja directamente con las obligaciones legales y tributarias de empresas. Así pues, es un mercado prometedor y puede generar buenos beneficios porque todo negocio formal necesita un mínimo de contabilización y registro de sus movimientos contables registrados en saldos, balances y demostraciones contables, tanto para mantener su regularidad fiscal ante las autoridades tributarias (federales, estatales y municipales) como para la obtención de crédito, financiamiento y también para la participación en licitaciones y compras públicas, institucionales y gubernamentales.

Ahora bien, si tienes como sueño montar una Oficina de Contabilidad, sigue leyendo este artículo, pues te contaremos todo sobre cómo aperturarla. ¡Toma nota!

1. Haz un plan de negocios

Todo comienza por la planificación.

Probablemente mencionarías el plan de negocios como un consejo para los futuros emprendedores, ¿verdad?

Bien, entonces, para convertirte en un propietario de una empresa de contabilidad, tampoco puedes ignorar este valioso documento.

Es en esta etapa en la que necesitas responder cuál será efectivamente el negocio que irás a iniciar. Esto incluye predecir:

  • Cuales servicios irás a prestar.
  • Si la Oficina Contable será general o se especializara en algún segmento.
  • Cuál será tu público objetivo.
  • En qué diferencial apostarás para ganar a la competencia.
  • Cuál es la viabilidad de tu propuesta de empresa en el mercado actual.
  • Cuál es la necesidad de inversión inicial y tu capacidad de atenderla.

Recuerda que aunque el plan de negocio es esencial para establecer una empresa de contabilidad, esta herramienta también es importante para planificar el crecimiento de la empresa.

2. Haz una investigación de mercado

Está claro que es necesario llevar a cabo una investigación de mercado, ya que necesitas conocer bien el terreno donde vas pisar, ¿verdad?

Abrir un escritorio contable no puede ser una aventura, y no necesitas correr el riesgo de ser sólo uno más en la multitud.

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Un estudio de mercado te ayudará a  identificar las oportunidades y riesgos del mercado, las necesidades del cliente, las estrategias utilizadas por los competidores y para tener una visión completa del sector.

Por lo tanto, este instrumento es obligatorio antes de montar una oficina contable.

3. Regula tu situación burocrática

“Haz lo que yo digo, no lo que hago” o “En la casa de herrero, pincho de madera” son dos dichos populares que se pueden utilizar para referirse al hipotético fracaso (e inaceptable) situación de falta de documentos o autorizaciones requeridos para abrir una oficina de contabilidad.

Como las burocracias son muchas, haga un checklist para regularizar su actuación junto a todos los órganos, sean ellos municipales, estatales o federales.

Por eso, la sugerencia es entrar en contacto con los órganos relacionados a la actividad: Junta Comercial, prefectura, etc.

Busca también a los sindicatos de Contabilidad para recibir apoyo totalmente orientado a tus necesidades.

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4. Define tu ubicación

Una oficina contable no se beneficia de la instalación en un centro comercial, tampoco en una zona rural.

En general, el escenario ideal para tu nuevo negocio depende en gran parte de la audiencia que esperas alcanzar.

Pero como regla básica, el contador no debe estar muy lejos de los centros comerciales, para que pueda ser accedido con facilidad por nuevos y antiguos clientes.

Al definir su ubicación, considere también la necesidad de desplazamiento, tanto para atención a empresas en sus sedes como para visitas a órganos oficiales, como secretarías de Hacienda, etc.

5. Piensa en el espacio que necesitas

Otro aspecto importante que termina afectando a la elección del lugar se encuentra en la estructura que desea montar.

En su plan de negocios, debes haber llegado a un número ideal de clientes que esperas atender en el mercado en el que actuarás, ¿no?

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Esta información dará base para definir el tamaño de tu empresa.

Es ideal prever al menos una recepción, una sala para reuniones y una sala para cada contador, ya que las actividades demandan concentración.

Si optas por un sistema computarizado, tus clientes pueden obtener información de tu oficina a través de la tecnología, además de permitirte ahorrar espacio puesto que renuncias a la reserva de una sala exclusiva para el almacenamiento de documentos en papel. Una buena opción de software contable es miskuentas.

6. Atento en el montaje del equipo

¿Cuántos profesionales necesitará en el día a día?

¿Qué actividades pueden ser subcontratados?

Al prever el montaje del equipo, sea prudente para asegurar que habrá tranquilidad para el trabajo de todos.

No vale la pena dar la salida ya sobrecargando a colegas o incluso contratando personas que terminarán con mano de obra ociosa o utilizada en otra función.

Pero atento: conforme el negocio crece, ya no podrá acumular más tareas, como saludar a los clientes y contestar el teléfono.

Después, ya no podrá responder a todas las demandas contables solo.

Y si el futuro es prometedor, necesitará profesionales para cuidar de la gestión financiera y administrativa.

7. Comienza estandarizando tareas

Esto significa tener un calendario de rutinas y también un modus operandi para la realización de tareas comunes.

Como las demandas tienden a ser muchas, y con diferentes plazos, la organización es fundamental para empezar bien el día. No tendrás éxito en tu empresa si fallas con un cliente y le haces pagar una multa por eso, por ejemplo.

8. Enfócate en la calidad de los servicios de contabilidad

Es muy probable que inicies tu oficina sediento por clientes. Después de todo, cuanto más, mejor, ¿cierto?

No siempre funciona así.

Cuando se trata de construir un negocio sólido, necesitas conocer tu capacidad real para dar servicio dentro de un estándar mínimo de calidad de los servicios de contabilidad.

La concentración en una cantidad de clientes no tardará en sobrecargar la demanda de trabajo y ella puede ser pesada, abreviando tu jornada por el emprendedorismo.

La mejor forma de crecer, sin dudas, es conquistar al cliente con soluciones eficientes, lo que significa agilidad, calidad y precio justo.

9. Elabora una estrategia de marketing

Para que los clientes potenciales sepan que tu empresa existe y también para que ellos conozcan mejor tu empresa y tus servicios, será de extrema importancia una divulgación de tu empresa.

Puedes optar por diferentes maneras de divulgarla como por ejemplo, a través de un sitio web, la guía telefónica y las revistas de negocios. Hay otros medios, elige el tuyo y ve cuáles son más viables para tu negocio.

10. Mira las oportunidades

Una de las mejores sugerencias para abrir una oficina de contabilidad y crecer es no perder ninguna oportunidad de vista.

El buen posicionamiento en el mercado no coincide con el estancamiento.

Busca alianzas y marca presencia en eventos de entidades del mismo tipo en tu ciudad o región, como asociaciones empresariales.

Esa es una manera de hacer una buena red de contactos que puede activar en el futuro.

También su adhesión a la Federación Nacional de Empresas de Contabilidad (o algo parecido en tu país).

Además, siempre existe la oportunidad de innovar, apuesta en esta práctica.

10+1. Adopta un software contable

Hoy en día, tener un sistema de contabilidad que de soporte al trabajo del contador es esencial.

Después de todo, los contadores no tienen que perder tiempo en tareas burocráticas de poco valor añadido.

Lo ideal es que este profesional esté centrado en el análisis de datos y la creación de estrategias de contabilidad y financiero para las empresas a las que sirve.

Y para ello, tienes que contar con el mejor sistema contable para pymes. Estas plataformas suelen conectar en tiempo real al contador, el cliente y el conjunto del ecosistema financiero fintechs y bancos.

Cada intercambio de información financiera se hace de manera automatizada, permitiendo que el contador y el cliente trabajen con datos actualizados en todo momento a través de la nube.

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