Cómo montar una oficina de contabilidad online para PyMEs

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Hoy en día, la supervivencia de una pequeña y mediana empresa, está relacionada a la capacidad de saber administrar la vida financiera del negocio. La tarea puede ser aún más difícil para aquellos que acabaron de abrir su propia empresa y no poseen conocimientos y recursos en la rutina Contable de un negocio. Pensando en ello, la idea de iniciar una oficina contable online para las PyMEs resulta atractiva para un segmento de empresas jóvenes que quieran ahorrar costos -en un personal o área contable- y tiempo.

Ahora bien, al intentar querer poner en marcha este negocio, pueden surgir cuestiones: ¿cómo una oficina de contabilidad o contador puede transformar su contabilidad en un modelo en línea? ¿Cuál es el paso a paso de este proceso y cuáles son las herramientas necesarias?

Para ayudarle, hemos escrito una serie de consejos sobre cómo montar un negocio de contabilidad en línea. ¡Continúe leyendo!

¿Por qué montar un negocio de contabilidad en línea?

Aunque muchos contadores tienen la plena certeza de que necesitan migrar su modelo de negocio al mundo digital, muchos tienen dudas sobre el porqué y si realmente ese cambio vale la pena. ¿Realmente vale la pena montar un negocio de contabilidad en línea? Para facilitar este entendimiento, aquí tenemos algunas razones por las que es extremadamente ventajoso para una oficina de contabilidad tradicional comenzar a prestar servicios en línea.

1. Su competencia ya practica la contabilidad online

Desde 2012, la contabilidad online viene creciendo rápidamente en todo el mundo. Diversas empresas, especialmente empresas pequeñas, con facturación baja y encuadradas en un un régimen tributario facilitado y simplificado para micro y pequeñas empresas, buscan una contabilidad online con el objetivo de reducir costos y disminuir las burocracias involucradas en los procesos contables. Por lo tanto, muchas empresas tradicionales han migrado a esta modalidad o han agregado planes de contabilidad en línea a su modelo de negocio.

Ofrecer contabilidad en línea ha dejado de ser una cuestión de diferencial para convertirse cada día en una cuestión de supervivencia dentro del mercado. Los contadores que no absorben esta demanda estarán bajo el riesgo de no conseguir clientes. Por eso, si ya practica la contabilidad tradicional, es hora de también montar un negocio de contabilidad en línea.

2. Una oficina de contabilidad en línea tiene un alcance geográfico

Generalmente cuando posee una oficina de contabilidad tradicional, atiende sólo a clientes locales. Esto es porque casi siempre los clientes que no están acostumbrados a un modelo en línea prefieren tener una ubicación física para ir cuando tienen que resolver algún problema. Cuando una oficina pasa a prestar sus servicios en línea, la atención se realiza por teléfono, chat o Internet. Con ello, además de disminuir los costos con una oficina equipada para recibir visitas y reuniones, el contador puede también atender más localidades además de su propia ciudad o estado.

3. No necesita elegir entre la modalidad en línea o tradicional

Muchos contadores piensan que tener una prestación de servicios en línea imposibilitaría la prestación de la contabilidad de forma más tradicional. Eso no es verdad. Es posible pasar a ofrecer contabilidad online sin renunciar al modelo tradicional.

Sólo tienes que entender cuánto un cliente que demanda reuniones presenciales cuesta para su empresa, y cuánto un cliente en línea cuesta. De esta forma, puede crear diferentes tipos de planes y ofrecer formas diferenciadas de atención dentro de cada uno de estos planes.

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Los clientes antiguos pueden desear no renunciar a enviar sus documentos e información por correo electrónico, en lugar de utilizar una plataforma. Vale la pena evaluar si, aún así, su cliente sigue siendo rentable, y, independientemente de eso, usted puede utilizar una plataforma de contabilidad en línea para facilitar los procesos relativos a ese cliente.

4. Necesita procesos más automatizados y más tecnología para escalar su negocio

En el mundo de hoy, no da más para convivir con documentos almacenados de manera física. Para encontrar un solo documento almacenado en un archivo físico, tarda mucho más tiempo de lo que llevaría si estuvieran almacenados en la nube o en el ordenador. Si tiene la intención de atender a más clientes sin necesidad de contratar mucho más empleados y aumentar proporcionalmente el costo fijo de su negocio y su riesgo, necesita pensar en formas de hacer su negocio escalable.

Para ello, es necesario que cuente con procesos más automatizados y con herramientas y recursos que aceleren su trabajo. Para ello, es imprescindible que cuente con una plataforma de gestión de sus servicios, para centralizar su trabajo en un solo lugar y agilizar sus tareas.

¿Cuáles son los recursos necesarios para proporcionar servicios de contabilidad en línea?

1. Identidad visual y sitio web

Antes de cualquier cosa, si pretende ofrecer cualquier producto o servicio a través de Internet, necesita una identidad visual y un sitio web.

La identidad visual es el nombre que damos al conjunto de elementos – colores, estilos, tipografías y otros – que, junto al logotipo, componen la identidad visual de una marca, producto o servicio. Sólo con una identidad visual bien definida, su comunicación es capaz de transmitir credibilidad y profesionalismo.

A partir de la identidad visual creada, necesita tener un sitio web. Él será el principal canal de conexión entre su cliente y su empresa de contabilidad en línea. Su sitio web también tiene un papel importante en la captación de clientes potenciales – las personas interesadas en su producto o servicio, o en relación con su marca. Un sitio es el primer paso para una estrategia de marketing digital exitosa.

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2. Estrategia de Marketing Digital

Es imprescindible para cualquier negocio digital desarrollar una máquina de ventas online, a través de una estrategia bien elaborada de captación y conversión de leads por el sitio. La estrategia más utilizada en este sentido es el Inbound Marketing, que se basa en ofrecer contenido relevante para el público objetivo para, así, convertirlos en clientes. Esta es una estrategia a largo plazo que demanda esfuerzo, sin embargo, tiene un inmenso potencial para la captación de clientes en línea.

Necesitará ofrecer contenido relevante a su público a través de artículos de blog, e-books, herramientas (como hojas de cálculo gratuitas, por ejemplo), entre otros. Usted también necesitará relacionarse con su base de leads a través de e-mails, posts en redes sociales, webinars y otros recursos, que, para funcionar a escala, necesitan ser automatizados. Imagine tener que escribir y enviar un correo electrónico a cada persona que descargue un e-book en su sitio, o una plantilla, por ejemplo.

Al principio, cuando hay pocos leads, todavía es posible, sin embargo, a largo plazo, eso se vuelve un trabajo inviable e innecesario. Ya existen plataformas y herramientas que automatizan ese proceso de forma bastante satisfactoria. Por medio de ellas, es posible coordinar sus contactos, reuniones, enviar correos electrónicos personalizados de forma automática de acuerdo con el momento de la relación del lead con su empresa.

Entonces, si desea atender a escala con su negocio de contabilidad en línea, existen algunas herramientas que son de suma importancia para el acompañamiento y automatización de esa estrategia, tanto en el Marketing y en el área de ventas. Usted necesitará:

  • Un CRM de ventas (como Pipedrive, Saleforce o Hubspot, por ejemplo).
  • Un CRM de Marketing con la posibilidad de enviar correos electrónicos (como Hubspot, Infusionsoft o RD station, por ejemplo).

3. Servicio telefónico y en línea

La contabilidad online se nombra de esa forma porque su esencia es ofrecer el servicio de contabilidad a través de Internet. Por lo tanto, para convertirse en una empresa de contabilidad en línea, necesita ser capaz de atender a sus clientes de forma remota utilizando, por ejemplo, el teléfono, el chat, el correo electrónico, la herramienta de tickets y otros recursos similares. En tiempos en que la voz de los consumidores tiene un inmenso poder, gracias a las redes sociales, es esencial ofrecer un servicio rápido y de calidad.

Aunque para muchos esto no parece algo muy complicado, no es nada sencillo gestionar dudas, atendimientos y solicitudes diarias de innumerables clientes todos los días.

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4. Prestar el servicio de Contabilidad de forma online

Para poder prestar sus servicios en línea, es importante contar con una plataforma o sistema de gestión y compartir archivos y documentos en la nube. Esto le permitirá intercambiar documentos con su cliente en línea (como Google Drive, por ejemplo, o como una plataforma específica de contabilidad electrónica, financiera y fiscal).

Organizar la inmensa cantidad de documentos y otros archivos es algo muy complejo, que demanda un alto nivel de organización y autogestión. Comenzar ese trabajo desde cero usando una herramienta no segmentada para ese sector, aunque sea una opción más barata, no será la mejor idea. Para poder automatizar los procesos contables, informes y análisis, se recomienda que utilice una plataforma o programa contable específico para la gestión de negocios de contabilidad en línea. Una plataforma de gestión de contabilidad en línea se desarrolla a partir del uso, prueba y experiencia de profesionales experimentados en el tema, lo que mejora su usabilidad y posibilita mayor velocidad en los procesos involucrados.

Además, ¿cómo hará el cobro de la mensualidad de sus clientes? ¿Esto tendrá que ser de forma automatizada cada mes? ¿Necesitará generar boletos y notas individualmente y enviar a sus clientes? Si desea ampliar el número de clientes atendidos, este tipo de procedimiento se volverá inviable. Por eso, vale la pena tener una plataforma que genere los cobros a los clientes, rascando esa tarea de sus actividades mensuales.

Hay muchas plataformas en el mercado que ayudan a los contadores, especialmente en los informes financieros, pero pocas herramientas realmente buenas en hacer el resto del trabajo.

4.1. Desarrollar una startup contable desde cero con la ayuda de un programador

La manera más rentable de iniciar un negocio de contabilidad online es desarrollando un sistema que proporcione todos los servicios de una oficina de contabilidad tradicional. Con una plataforma basada en la nube, su plataforma debe automatizar todos los procesos contables y ofrecer, entre otros recursos, el acceso en tiempo real y en cualquier momento a informes, balances, situación contable del cliente y soporte de contadores y expertos, además de generar guías de impuestos en línea, facturas electrónicas y enviar alertas sobre las fechas de vencimiento. Para este caso, su modelo de negocio puede incluir planes de suscripción mensual a los servicios contables (según las ganancias anuales de las empresas, números de empleados, etc.)

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