La destrucción confidencial de documentos e información de una empresa es una práctica fundamental ideal para proteger datos y contenidos sensibles del negocio, de los clientes, de los socios comerciales y de los empleados. Ahora bien, las consecuencias de no hacerlo pueden generar sanciones legales y daños irreparables tanto en la reputación del negocio como en su posicionamiento en el mercado.
Hoy en día, la información es uno de los recursos más valiosos, por lo cual garantizar su protección a lo largo del tiempo es vital para asegurar el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. A continuación, te contamos los riesgos asociados a un manejo inadecuado de la información y cómo contratar una empresa especializada puede marcar la diferencia.
¿Qué consecuencias puede generar no eliminar correctamente la información confidencial?
La información confidencial se ha convertido en uno de los activos más significativos de cualquier empresa. Por esta razón, tanto los documentos físicos y digitales contienen datos que, de caer en manos equivocadas, pueden generar graves consecuencias legales y financieras.
A causa de esto, la destrucción de documentos confidenciales es esencial para proteger tanto a la empresa como a sus clientes y empleados. De hecho, las principales consecuencias de no eliminar correctamente la información confidencial son:
1. Pérdida de reputación
La filtración de información confidencial de una empresa puede ocasionar una crisis de reputación a gran escala. En este caso, tanto los clientes como los socios comerciales pueden cuestionar la capacidad que tiene la empresa para salvaguardar sus datos. Sin duda, esto se traduce en una pérdida de confianza y disminución de ventas.
De este modo, al no contar con una política de eliminación segura de datos, la información que se divulgue tendrá lo necesario para dañar la imagen de la empresa, acarrear demandas legales millonarias y disminuir el flujo de clientes que temen que sus datos también sean divulgados.
2. Riesgo de robo de identidad y fraude
Otra de las consecuencias que genera la eliminación incorrecta de información confidencial es el ciberataque. Al estar cada vez más conectados debido a la evolución digital, cuando la información no se elimina correctamente la empresa o las personas se convierten en un objetivo fácil para los ciberdelincuentes.
De esta manera, los hackers pueden utilizar datos personales de clientes, contratos comerciales, números de cuenta bancarias, entre otros documentos para cometer fraudes. En efecto, un fraude o robo de identidad de esta magnitud puede generar miles de pérdidas a una empresa, así como a sus clientes.
3. Multas y sanciones legales
Al no realizar correctamente la destrucción confidencial, las empresas pueden incumplir la normativa de la Ley Orgánica de Protección de Datos, generando sanciones y multas millonarias. En muchos países, las leyes exigen la eliminación segura de información confidencial, ya que su incumplimiento puede acarrear multas que ascienden hasta el 4% de la facturación anual de la empresa.
Es importante tener en cuenta que la severidad de las sanciones depende del país y de la normativa aplicable. Sin embargo, es fundamental contar con un proceso especializado para garantizar que la eliminación de la información se lleve a cabo de forma segura y profesional.
4. Divulgación de secretos empresariales
Por último, entre las consecuencias de no eliminar correctamente la información confidencial también podemos destacar la divulgación de documentos con estrategias comerciales, datos de investigación o proyecciones financieras de la organización. Sin duda, esta información puede ser utilizada por parte de la competencia para apropiarse de los proyectos de la empresa y poner en peligro la innovación.
Asimismo, al poner en manos incorrectas los secretos empresariales, la organización pierde su ventaja competitiva en el mercado. Como resultado, la empresa perderá su posicionamiento y reconocimiento no solo por la incapacidad de proteger la información privada de su empresa, sino que esto también afectará la credibilidad para el desarrollo de proyectos posteriores con socios comerciales.
¿Es necesario contratar una empresa especializada?
Las empresas especializadas en destrucción confidencial tienen el conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables para garantizar que el proceso de eliminación de información se realice según las normativas.
Si bien es cierto que algunas empresas optan por gestionar internamente la destrucción de documentos, en ocasiones las empresas no tienen claro cómo proceder para no incumplir con la normativa existente. Por ello se hace mucho más evidente la necesidad de contratar a una empresa especializada que cuente con certificados que acrediten su experiencia, lo cual es crucial para auditorías e inspecciones legales.
Por otro lado, contratar especialistas reduce la posibilidad de errores humanos, evitando utilizar técnicas de destrucción inseguras o descartar documentos confidenciales en lugares inadecuados. Ahora bien, la destrucción de documentos confidenciales es un proceso lento cuando se realiza internamente, agotando el tiempo y los recursos disponibles.
En este sentido, con la contratación de una empresa especializada lograrás que tu equipo se concentre en actividades más productivas para el negocio y la empresa contratada utilizará tecnología, herramientas y equipos avanzados para destruir la información fácilmente.
Otro elemento que debes tener en cuenta es que una empresa especializada en la destrucción de la información promueve prácticas sostenibles al encargarse de cuidar al medio ambiente con la gestión de residuos. Sin duda, invertir en la destrucción segura de información confidencial es una inversión que asegurará el futuro de tu negocio.
Palabras finales
Promover la destrucción segura de información confidencial es mucho más que un gasto, ya que su implementación te ayudará a que los clientes generen un vínculo de confianza y fidelidad por valorar la privacidad de su información. Además, las empresas que priorizan la seguridad de la información demuestran sus valores éticos, generando una mejor percepción de la marca para atraer nuevos clientes y socios.
En efecto, el mal manejo de la información puede generar amenazas externas como los hackers o internas como empleados desinformados o malintencionados que filtran la información a la competencia. Por esta razón, contratar un equipo especializado para la destrucción de información confidencial ayudará a mitigar riesgos que pongan en juego la integridad de la organización.
Sin duda, este enfoque te permite garantizar un manejo de la destrucción de información seguro, eficiente y conforme a la normativa vigente. ¡Olvídate de escatimar en la inversión para la destrucción adecuada de datos!
