Ya seguro que tienes muchas ideas de negocio en la cabeza. Tienes en mente qué hacer, cómo hacerlo y qué equipos necesitas para llegar a lo más alto. Ahora, algo que posiblemente necesites ahora es un organigrama.
Un organigrama empresarial es una representación visual de la estructura jerárquica de una organización. Es una herramienta esencial para la planificación y la comunicación, ya que ayuda a los empleados y los líderes a comprender las relaciones entre los diferentes roles y departamentos dentro de la empresa.
¿Cómo hacer un organigrama efectivo? 
Hay muchos tipos de organigramas y muchas formas de hacerlo, pero queremos enseñarte cómo hacer uno que sea efectivo para que la comunicación fluya de la mejor forma posible en tu empresa.
Define claramente los roles y responsabilidades
El primer paso para crear un organigrama es definir claramente los roles y responsabilidades de cada posición dentro de la empresa. Esto ayuda a evitar la duplicación de funciones y garantiza que cada empleado entienda sus responsabilidades y a quién reportar. Al definir roles y responsabilidades, ten en cuenta las siguientes consideraciones:
- Asegúrate de que los roles estén alineados con los objetivos y estrategias de la empresa.
- Incluye detalles sobre las tareas y responsabilidades específicas asociadas con cada posición.
- Establece líneas claras de autoridad y reporte para cada rol.
Utiliza software para su creación
En la actualidad, hacer un organigrama online puede facilitar su creación, actualización y distribución. Algunas ventajas de utilizar software de organigramas incluyen:
- La capacidad de crear y editar organigramas de manera rápida y eficiente.
- Plantillas y formatos preestablecidos que facilitan el diseño de organigramas profesionales y coherentes.
- Integración con otros sistemas de gestión de recursos humanos y bases de datos de empleados para garantizar la precisión y actualización de la información.
- Funciones de colaboración que permiten a múltiples usuarios trabajar en el organigrama de forma simultánea.
Selecciona un formato y diseño adecuado
El formato y diseño del organigrama son fundamentales para garantizar que sea fácil de leer y comprender. Al seleccionar un formato y diseño, estaría bien considerar unas pautas:
- Elegir un diseño que refleje la estructura de la empresa, ya sea jerárquica, matricial o plana.
- Utilizar colores, iconos y formas para distinguir entre diferentes niveles jerárquicos y departamentos.
- Asegurarse de que el diseño sea coherente y fácil de seguir, evitando la congestión y el desorden visual. Idealmente, debe mantener también el diseño de la marca.
- Incluir un índice o leyenda para facilitar la interpretación de los símbolos y colores utilizados.
Mantén el organigrama actualizado
Un organigrama efectivo debe estar actualizado para reflejar los cambios en la estructura y el personal de la empresa. Si está desactualizado puede generar confusión y malos entendidos, lo que puede afectar negativamente a la comunicación y a la toma de decisiones. Hay que asegurarse de:
- Establecer un proceso regular para revisar y actualizar el organigrama, puede ser de forma trimestral o anual.
- De que las actualizaciones se comuniquen de manera oportuna a todos los empleados.
- Tenerlo de forma online para que todos los empleados tengan acceso en cualquier momento.
La presencia digital es importante en un negocio de cara a captar clientes y nuevos leads, pero también es importante de forma interna con este tipo de información actualizada.
Adapta el organigrama a las necesidades de la empresa
Cada empresa es única, y el organigrama debe adaptarse a sus necesidades y estructuras específicas, no importa si se está emprendiendo o ya se está asentado. Al diseñarlo, considera las particularidades de la organización, incluidos su tamaño, industria y cultura:
- Para empresas pequeñas o de estructura plana, considera un organigrama simplificado que muestre las relaciones clave entre los empleados y equipos, en lugar de un diagrama jerárquico detallado.
- En organizaciones con múltiples divisiones o subsidiarias, utiliza un organigrama de nivel superior para ilustrar la estructura general y organigramas separados para cada unidad de negocio o departamento.
- Adapta el nivel de detalle del organigrama a las necesidades de tu audiencia, proporcionando información más específica a los empleados y una visión general para los stakeholders externos, como inversionistas o socios comerciales.
Un organigrama empresarial efectivo es una herramienta esencial para mejorar la comunicación, la toma de decisiones y la colaboración dentro de cualquier organización. Su figura es imprescindible en cualquier empresa y, a pesar de que su realización en la actualidad es más sencilla que hace unos años, hay muchas organizaciones que no cuentan con uno actualizado. Evitar problemas de comunicación en cualquier empresa es fundamental y el organigrama puede jugar un papel muy importante para que eso no ocurra.
