El panorama empresarial español está atravesando muchos cambios, entre ellos, la Ley de Fraude Fiscal, la reducción de horas de trabajo y la facturación electrónica para garantizar la transparencia a la hora de gestionar documentos financieros y con el fin de que las empresas tengan una mejor organización en sus procesos.
Todo este cambio viene dado por la Ley Crea y Crece, que tiene, como principal objetivo, fomentar el crecimiento empresarial, reducir la morosidad y promover la digitalización en las empresas. En este artículo, te contamos más, así que sigue bajando el cursor.
La transformación en la gestión de documentos financieros impulsada por la tecnología
La gestión tradicional de la facturación era manual, lo que provocaba errores, pérdidas y dificultad en el seguimiento; en cambio, la facturación digital permite la transmisión y el procesamiento de los documentos de forma automática, segura y eficiente, lo que ayuda a que las empresas trabajen de forma más organizada.
La facturación electrónica tiene más ventajas, como:
- Emisión automatizada: el proceso ocurre en segundos y está libre de errores humanos, garantizando eficiencia y mejor operatividad.
- Mejor seguimiento: puedes conocer el estado de la factura, lo que garantiza la interoperabilidad.
- Procesamiento más eficiente: la automatización reduce la carga administrativa y los costes gracias a la integración con sistemas contables.
- Almacenamiento más seguro: puedes almacenar tus facturas y tus documentos financieros en la nube.
Además, la facturación electrónica impulsa la modernización de las empresas, pues deben adoptar soluciones innovadoras como CEGID y otros software para realizar estas gestiones. Esto hace que las compañías no solo sean más operativas, sino más competitivas también, lo que se traduce en muchas ventajas.
Los beneficios estratégicos de la modernización de la facturación
Transparencia fiscal y lucha contra la evasión
La facturación electrónica permite un control exhaustivo y en tiempo real de las transacciones; así mismo, la automatización elimina la emisión de facturas falsas y permite el cruce de datos con la Agencia Tributaria. Todo esto combate la evasión fiscal, reduce la economía sumergida y proporciona datos precisos para políticas económicas.
Procesos simplificados y ahorro de costos
La automatización de la facturación con soluciones como CEGID o con otros software reduce la carga administrativa de forma considerable, lo que significa que tu equipo se dedicará a labores más estratégicas y enfocadas en el crecimiento de la organización. Otra ventaja es la eliminación de los gastos de papel, de impresión, de envío postal y de almacenamiento físico, lo que se traduce en costes menores.
Mejor ciclo de caja y liquidez
La factura electrónica reduce los tiempos de procesamiento y de pago, por lo que se acelera el ciclo de caja de la empresa; además, hay una trazabilidad y un control de pagos que facilita la gestión de las cuentas por pagar y por cobrar.
Acceso a información en tiempo real
Las plataformas tecnológicas como CEGID permiten el seguimiento y el análisis de los gastos y de los ingresos en tiempo real, algo que permite identificar patrones y tomar decisiones informadas y estratégicas que mejoren la operatividad.
Sostenibilidad y ecología
La transición a la facturación electrónica reduce el uso de papel y disminuye el consumo de otros recursos naturales. Esto no es solo positivo para el ambiente, sino que posiciona a tu empresa como una organización sostenible y con responsabilidad social.
Las soluciones que facilitan la transición a la facturación digital
En el mercado, hay distintas soluciones y herramientas tecnológicas que las empresas pueden implementar en esta transición; por ejemplo:
- Soluciones integrales que integran facturación con contabilidad y con inventario, y se conectan con ERPs existentes en la organización, como CEGID.
- Programas especializados en facturación electrónica que operan en la nube y automatizan todo el proceso, como Contasimple.
La clave es que escojas una solución que se adapte a las necesidades de tu empresa, teniendo en cuenta criterios clave y estratégicos como:
- Cumplimiento normativo. El software debe cumplir los requisitos de Hacienda y estar certificado por la Administración Pública.
- Integración con sistemas existentes en la administración. El software debe integrarse con otros programas para que la gestión sea eficiente.
- Interoperabilidad. El software debe garantizar la interconexión con distintos sistemas de facturación para garantizar el cumplimiento de la Ley Crea y Crece.
- Seguridad. El software debe asegurar integridad, inmutabilidad y trazabilidad de las facturas mediante firma digital, almacenamiento seguro y controles de acceso.
- Funcionalidad y escalabilidad. El software debe incluir funciones como generación de informes y seguimiento, y adaptarse al crecimiento de la organización.
Lo que se debe considerar para implementar la facturación digital en las empresas
Para que la transición a la facturación digital en tu empresa sea un completo éxito, te recomendamos considerar lo siguiente, toma nota:
- Investiga los cambios normativos y técnicos que trajo consigo la Ley Crea y Crece, evalúa las necesidades de tu empresa y elabora un plan detallado.
- Elige un software certificado por la Administración pública y que incluya firma digital, permita envío automático y cumpla con todos los formatos.
- Capacita a tu equipo para que sepa usar el sistema de forma eficiente y segura; de ese modo, podrá adaptarse mucho más rápido.
- Asegúrate de que el sistema almacena las facturas de forma segura y accesible, evaluando que las medidas de seguridad sean robustas.
- Haz un seguimiento del rendimiento del sistema, pídele feedback a tu equipo y mantente al tanto de innovaciones y de actualizaciones para que tu empresa se mantenga al día.
En definitiva, la factura electrónica es una herramienta que optimiza los procesos, reduce los costes, mejora la liquidez y aumenta la transparencia fiscal; además, facilita el acceso a la información económica en tiempo real para una toma de decisiones informada. Por eso, las organizaciones deben comenzar esta transición.
Y no solo para mantenerse en la vanguardia, sino para cumplir la Ley Crea y Crece con el fin de evitar multas, sanciones o problemas con la ley.
