En el panorama empresarial español, se están dando muchos cambios. Uno de ellos es la reducción de la jornada laboral, que está haciendo que muchas empresas se adapten a esta nueva realidad.
Lo curioso es que la reducción laboral trae consigo otros cambios, como la Ley Crea y Crece, que exige que las empresas de España digitalicen sus procesos de facturación, y ese es el tema de nuestro artículo de hoy.
En Muchos Negocios rentables, te contaremos qué es la Ley Crea y Crece, cómo, en este contexto, la tecnología facilita la digitalización de los procesos de facturación y qué beneficios tiene; así, podrás implementar nuevas herramientas y procesos en tu negocio.
La Ley Crea y Crece ha impulsado la facturación digital
En los últimos años, el Gobierno español ha adoptado medidas para garantizar la transparencia en las operaciones de las empresas. Tal es el caso de los requisitos de la Ley Antifraude fiscal y la Ley Crea y Crece, que busca agilizar la creación de empresas, combatir la morosidad y fomentar el crecimiento a través de la digitalización de la facturación.
Esta ley establece que las empresas y los autónomos deben emitir facturas electrónicas cuando hacen transacciones con otros negocios, es decir, relaciones B2B. Esto se hace con el objetivo de digitalizar las relaciones comerciales, de reducir los costos, de aumentar la transparencia y de mejorar el control de los pagos realizados y cobrados mes a mes.
La tecnología está al servicio de las empresas que buscan digitalizar su facturación
En este contexto, han surgido software, como Cegid Verifactu, que ayudan a las empresas con la digitalización de su facturación para que cumplan las normativas vigentes y, así, eviten multas o sanciones. Para ello, estas herramientas se valen de tecnologías como:
- Inteligencia artificial, que automatiza y optimiza el procesamiento de facturas, y reduce errores usando herramientas que incluyen OCR para capturar datos de forma precisa, validación y aprobación automática, y análisis predictivo para detectar fraudes.
- Automatización robótica de procesos, que se basa en software para automatizar el procesamiento de las facturas y la gestión de las cuentas por pagar o por cobrar; de este modo, las empresas mejoran su operatividad y reducen el error humano.
- Computación en la nube, que ofrece ahorro de costos, seguridad avanzada, prevención de pérdida de datos y accesibilidad, ya que puedes acceder a tu información a cualquier hora y en cualquier lugar con solo tener conexión a internet estable.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación digital?
No creas que el único beneficio de la facturación digital es el cumplimiento de la Ley Crea y Crece. La digitalización en las empresas supone un cambio muy favorable que, a la larga, te hace más eficiente y te ayuda a cumplir tus objetivos.
Para que lo entiendas mejor, conoce los beneficios de digitalizar la emisión y la gestión de tus facturas:
- Eficiencia operativa. La digitalización de la facturación permite automatizar los procesos de emisión y de recepción, lo que reduce los errores humanos; además, si integras tu software con sistemas contables, puedes hacer la conciliación automática de pagos.
- Reducción de costos. Cuando trabajas con facturación digital, dejas de gastar en papel, en impresiones, en envíos y en almacenamiento físico, lo que puede tener un impacto muy positivo en las finanzas de tu negocio.
- Mayor seguridad. Las facturas electrónicas están protegidas con encriptación y con firmas digitales, algo que garantiza su autenticidad.
- Mayor control. Si digitalizas la facturación de tu negocio, puedes llevar un control en tiempo real de tus deudas y de tus cobros pendientes para evitar la morosidad.
- Mayor transparencia. Los software de digitalización de facturación emiten documentos que cumplen las normativas y las leyes vigentes.
- Mejora de la gestión financiera. Cuando automatizas todos estos procesos, puedes hacer los pagos y los cobros de forma más ágil; asimismo, la información en tiempo real te ayuda a optimizar los flujos de caja y la previsión financiera al tomar decisiones más informadas.
Y ¿cómo puedes iniciar la digitalización de la facturación en tu empresa?
1. Identifica los puntos de mejora en tu negocio
Lo primero que debes hacer es una auditoría de tus procesos de facturación (emisión, recepción, aprobación y pago) para identificar áreas de mejora e ineficiencias, y considerar el volumen de facturas y la integración existente con otros sistemas. Esto es crucial para elegir un software que se adapte a tus necesidades.
2. Elige un software confiable
Una vez que identifiques los puntos de mejora en tus procesos de facturación, puedes elegir una tecnología acorde.
En el mercado, hay muchos software que pueden ayudarte a digitalizar tu negocio y uno de los más recomendables es Cegid Verifactu, que se adapta a los nuevos requisitos de la Administración; así, cumples las normativas vigentes sin preocupaciones.
De cualquier forma, es importante que el software cumpla con requisitos como:
- Certificación y cumplimiento de la Ley Crea y Crece.
- Interfaz intuitiva.
- Buen soporte técnico.
- Escalabilidad.
- Integración con otros sistemas.
- Funciones avanzadas como inteligencia artificial y almacenamiento en la nube.
- Seguridad.
3. Capacita a tu equipo
Cuando contrates el software para la facturación digital, reúne a tu equipo para explicarles el porqué de la transición y para darles una capacitación exhaustiva en la que aprendan a usar las nuevas herramientas; esa es la mejor forma de que las aprovechen al máximo.
4. Monitoriza el rendimiento del sistema
Las primeras semanas son clave para determinar si el software funciona correctamente, así que establece métricas de rendimiento y haz un seguimiento de la eficacia del sistema al momento de optimizar los procesos. Si algo no funciona bien, comunícate con el proveedor.
5. Asegura la integridad de los datos
Por último, asegúrate de que el sistema mantiene la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas; de lo contrario, los documentos podrían perder validez legal y fiscal, lo que podría ocasionarte muchos problemas en el futuro.
De igual forma, mantén un respaldo seguro de todas las facturas (en la nube, preferiblemente) para cumplir el requisito legal de conservación y para asegurar la continuidad y la operatividad del negocio ante cualquier eventualidad.
En conclusión…
Como ves, la Ley Crea y Crece ha hecho que la facturación digital sea un requisito imprescindible en muchas empresas, pero no lo veas como una imposición. Más bien, piensa que la digitalización de tus procesos hará que tu negocio sea más rentable y eficiente, lo que, a la larga, te traerá muchos beneficios.
La clave es contar con software confiable y que cumplan las normativas vigentes, como Cegid Verifactu, para garantizar que la transición de lo físico a lo digital sea sencilla, esté libre de problemas y te garantice un crecimiento sostenido.
