Un software para gestión de almacenes (SGA) permite digitalizar y optimizar procesos logísticos, desde la recepción de mercancías hasta el despacho final para reducir los costos, para mejorar la productividad y para aumentar la precisión operativa; por eso, se ha convertido en una solución tecnológica muy demandada por empresas de distintos sectores.
En este artículo, te explicaremos qué es un software de gestión de almacenes, cuáles son sus beneficios y qué criterios debes evaluar para escoger un sistema informático que se adapte a las necesidades de tu negocio. Sigue leyendo.
¿Qué es un software para gestión de almacén?
Un software para gestión de almacén (Warehouse Management System, en inglés) es un sistema informático que planifica, ejecuta y controla todas las operaciones que se realizan dentro de un almacén o un centro de distribución. Esto permite reducir errores humanos, minimizar tiempos de desplazamiento, optimizar recursos y obtener datos estratégicos para tomar decisiones.
El objetivo principal de un software de este tipo es optimizar el flujo físico y digital de mercancías dentro del almacén para garantizar la precisión del inventario, la eficiencia operativa y la trazabilidad. Imagina que este sistema informático se transforma en el «cerebro» del almacén, siendo capaz de coordinar:
- La recepción y la verificación de productos.
- La asignación de ubicaciones de forma óptima.
- El almacenamiento según la rotación y las características del producto.
- La gestión continua del inventario.
- La preparación de los pedidos.
- El control de los envíos desde que salen del almacén.
Eso sí, no pienses que el software de gestión de almacenes se enfoca solo en el control del stock. Estos sistemas informáticos integran procesos, personas y tecnología, como códigos de barra, radiofrecuencia y dispositivos móviles, para crear un ecosistema que haga que el entorno de trabajo sea mucho más ágil y eficiente; además, hay software diseñados para entornos logísticos complejos que incluyen funciones avanzadas, como gestión de olas de picking, cross-docking e integración con sistemas automatizados.
¿Para qué sirve un software de gestión de almacén?
Control de inventario en tiempo real
Los software de gestión de inventarios registran, de forma automática, el movimiento de cada producto para que haya visibilidad de existencias, de ubicaciones y de estado del stock en tiempo real para reducir pérdidas. Esto incluye:
- Control exacto del stock para saber cuántas unidades hay de cada producto y dónde están ubicadas.
- Gestión de lotes y de fechas de caducidad para evitar pérdidas por vencimiento, una característica relevante en almacenes donde se trabaja con alimentos o con medicamentos.
- Inventarios cíclicos automatizados para realizar revisiones periódicas sin la necesidad de detener la operación del almacén.
- Alertas de reposición o de excesos para conocer cuándo un producto está por debajo del mínimo o supera el stock óptimo.
Optimización del picking y del packaging
Estos sistemas informáticos facilitan la preparación de los pedidos y la planificación inteligente de rutas y de procesos para reducir el tiempo y los errores, y para mejorar la satisfacción de los clientes, algo que es posible gracias a funciones como:
- Selección de picking por zonas o de entregas individuales o por olas de acuerdo al volumen y al tipo de producto.
- Análisis de rutas internas optimizadas para minimizar los desplazamientos dentro del almacén.
- Guía en la preparación de los pedidos para reducir el error humano, lo que puede generar retrasos y pérdidas.
- Definición del embalaje más óptimo, considerando el tamaño, el peso y el tipo de envío.
Integración con otros sistemas
Un software de gestión de inventario se conecta con otros sistemas informáticos para sincronizar la información y para automatizar flujos de trabajo. El propósito de esto es que haya un flujo continuo de información que reduce inconsistencias, errores y retrasos operativos; por eso, puedes conectarlo con:
- Software de planificación de recursos empresariales (ERP) para integrar el inventario con datos de ventas, de compras y de finanzas.
- Plataformas de e-commerce para actualizar el stock en tiempo real, evitando las sobreventas.
- Sistemas de administración de transporte (TMS) para coordinar envíos y para optimizar rutas externas.
- Dispositivos de escaneo, como radiofrecuencia y códigos de barra, para registrar los movimientos.
Análisis de datos y toma de decisiones
Estos sistemas informáticos recopilan toda la información relacionada con las operaciones en el almacén. Para los encargados, esta es una característica relevante, ya que transforma los datos en información estratégica muy valiosa; por ejemplo:
- KPIs de productividad para analizar el rendimiento por zona, por hora y por operario, y para detectar oportunidades de mejora.
- Rotación de productos para identificar productos demandados o con movimiento lento.
- Tiempos de preparación y de envíos para optimizar recursos y procesos.
Funciones clave que deben tener los software de gestión de inventarios
Gestión avanzada de inventario
Tener un control de inventario en tiempo real, registrando movimientos, entradas y salidas de productos para garantizar precisión, para reducir falta o exceso de stock, y para planificar compras y reposiciones. Estas son funciones clave que debe tener este módulo:
- Ubicación exacta de cada producto en estanterías, en racks o en zonas del almacén.
- Registro de movimientos internos, de devoluciones y de reposiciones automáticas.
- Informes sobre stock mínimo y máximo, y rotación de productos.
Control de lotes y de caducidades
Llevar un control de productos perecederos o regulados para cumplir normas de calidad y de seguridad, para evitar la reducción de pérdidas y para garantizar que los consumidores reciban un producto final en óptimas condiciones. Estas son funciones clave que debe tener este módulo:
- Seguimiento de lotes y de números de serie para que exista una trazabilidad completa.
- Alertas automáticas de productos próximos a caducar o con defectos detectados.
- Gestión de rotación.
Automatización de procesos
Aplicar reglas inteligentes y algoritmos de asignación para optimizar y para agilizar tareas repetitivas, aumentando la productividad y la entrega de productos de forma óptima, y reduciendo el error humano. Estas son funciones clave que debe tener este módulo:
- Ubicación óptima de los productos según la rotación o la demanda.
- Automatización del picking por olas, por zonas o por pedidos individuales.
- Integración con equipos automáticos, como transportadores, robots o sistemas de sorting.
Integración con código de barras y con RFID
Hacer una lectura automática de todos los productos que llegan y hay en el almacén para garantizar la precisión en las operaciones, minimizando errores, acelerando procesos y facilitando auditorías internas o externas. Estas son funciones clave que debe tener este módulo:
- Escaneo de productos al recibir, al ubicar, al mover o al enviar.
- Registro automático de lotes y de series para eliminar las entradas manuales.
- Sincronización inmediata con el inventario central.
Paneles e indicadores
Transformar los datos operativos en una información estratégica, mejorando la toma de decisiones, optimizando procesos y aumentando la eficiencia general del almacén. Estas son funciones clave que debe tener este módulo:
- Tableros con métricas de productividad, de rotación de productos, de tiempos de picking y de niveles de servicio.
- Alertas de incidencias y análisis de cuellos de botella.
- Reportes personalizables.
¿Cómo puedes elegir un buen software de gestión de almacenes?
La inversión en un software de gestión de almacén puede ser un poco elevada y, por eso, debes escoger el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Primero, consigue un sistema informático considerando el tamaño del almacén y la cantidad de los productos para no pagar por funcionalidades innecesarias.
Segundo, analiza los requerimientos específicos en logística y en control de inventario del sector en el que operas; así, podrás escoger un sistema informático que cumpla normativas y satisfaga necesidades operativas clave.
Tercero, define si quieres un software en la nube o local. Los sistemas informáticos en la nube permiten una implementación rápida, actualizaciones automáticas y una accesibilidad desde cualquier ubicación; en cambio, los locales te dan un mayor control de los datos y una personalización profunda, siendo una opción popular entre corporaciones grandes con infraestructura propia.
En el mercado, encontrarás muchas opciones, unas más costosas o prestigiosas que otras; sin embargo, nuestra recomendación es MOVILGES, una empresa con más de 30 años de experiencia en el sector. El software para gestión de almacenes de MOVILGES te permite transformar la operación de tu negocio para que sea más fluida gracias a funcionalidades como:
- Stock en tiempo real y control de los operarios.
- Slotting y niveles de ocupación.
- Gestión de alertas.
- Generación dinámica de informes personalizados.
- Módulo de producción.
- Cuadro de mando para visualización de KPIs.
Además, la empresa hace un análisis de la operatividad de tu almacén para diseñar una solución que se adapte a tus necesidades y al tamaño de tu negocio. Si quieres saber más, te compartimos el enlace a su ficha de Google My Business, donde podrás leer las reseñas de sus clientes, y sus datos de contacto para que solicites más información:
- Nombre: Movilges.
- Dirección: Edificio Apolo, C. Pollensa, 2, Oficina 9, 28290 Las Rozas de Madrid, Madrid.
- Teléfono: 916400102.
Ya que conoces las aplicaciones y los beneficios de un software de gestión de almacenes, comienza a analizar las opciones que hay disponibles para ti y optimiza la operatividad de tu empresa. Este sistema informático se adaptará a tus necesidades y te permitirá tomar decisiones más informadas, mejorar la satisfacción de tus clientes y trabajar de forma más organizada.
