Las turbulencias en la economía española no han cesado, por más que se hayan moderado en los últimos meses. Los tipos de interés del BCE siguen estando muy altos, y la inflación continúa siendo un problema tanto en España como en el resto de la UE. Esto encarece los costos de nuestra empresa y redobla la presión para aumentar los salarios, en un contexto donde subir nuestras tarifas puede resultar contraproducente.

Reducir costos es una de las mejores herramientas con las que contamos para capear el temporal, pero debemos asegurarnos de hacerlo sin lastrar la productividad de nuestra empresa. Para esto se hace necesario reorganizar nuestros flujos operativos, aprovechando al máximo la capacidad de nuestra empresa para mantener o incluso aumentar la producción mientras reducimos costos. No es una tarea fácil, pero es muy necesaria.

Recortar costos sin afectar la productividad

Encontrar las maneras más eficientes de recortar costos debería ser siempre una de las principales prioridades de cualquier empresa, pero lo es todavía más en instancias de mayor presión económica como la que estamos viviendo en 2024. Siempre hay áreas donde es posible reducir el gasto. Aunque cada empresa es un mundo, en líneas generales podemos ahorrar en:

• Instalaciones. Muchas compañías todavía no se han dado cuenta del enorme ahorro que podrían realizar apostando por el trabajo remoto y reduciendo el tamaño de sus instalaciones. Lo que en su momento fue una simple medida pasajera durante la pandemia global, ahora es un excelente recurso que puede ahorrarnos miles de euros al mes, sobre todo en un mercado inmobiliario tan encarecido como el español.
• Personal. Por supuesto, también podemos ahorrar en gran medida prescindiendo del personal que no sea estrictamente necesario. De hecho, optar por el trabajo remoto nos permite tercerizar una gran variedad de tareas que de otro modo tendríamos que pagar manteniendo en plantilla a empleados y empleadas no indispensables. Comprender mejor nuestros flujos de trabajo nos ayudará mucho en este aspecto.
• Servicios. Los servicios necesarios para el funcionamiento de nuestra empresa siempre son una de las áreas donde podemos ahorrar un poco más. Mediante la reducción del tamaño de nuestras oficinas, por ejemplo, podemos ahorrar en el departamento de limpieza, y, sobre todo, gastar mucho menos en calefacción y electricidad. Y siempre podemos buscar proveedores de servicios más económicos en otros ámbitos.
• Mercancías. De manera similar, nos conviene siempre mantener los ojos muy abiertos con respecto a los proveedores de mercancías y productos necesarios para nuestra empresa. Esto incluye los productos que luego venderemos a nuestros clientes, los materiales que usamos en la fabricación de nuestros artículos, o cualquier elemento de uso cotidiano como papeles A4 o tinta de impresora.  

La reorganización del trabajo

En buena medida, muchas de las estrategias para reducir costos pasan por tener un conocimiento pleno de nuestros procesos de trabajo, que nos permita reorganizarlos para optimizar al máximo nuestros costos. Un software de gestión de proyectos nos permite asignar un tablero Kanban a cada departamento de nuestra empresa para controlar mejor los flujos de trabajo, lo que a su vez nos ayudará a determinar nuestras necesidades de personal.

El método Kanban fue desarrollado por primera vez en las fábricas de Toyota para reorganizar los procesos de producción, y resultó clave en el éxito de la compañía japonesa. Este método es todavía más eficaz hoy en día, cuando podemos incorporarlo a nuestras plataformas de trabajo digital para gestionar no solo el trabajo de nuestro propio personal, sino también el de los trabajadores y trabajadoras autónomas que colaboran con nuestra empresa.

La simplificación es clave

Dentro de este proceso de reorganización de los flujos de trabajo, resulta fundamental encontrar la manera de simplificar cada etapa del trayecto. Hay múltiples formas de hacer esto, pero una de las más sencillas pasa por unificar criterios, materiales, y tareas. En una fábrica, por ejemplo, se pueden optimizar los costos de producción utilizando un mismo tipo de tornillo el mayor número de procesos, en lugar de emplear quince tipos de tornillo diferentes.

Del mismo modo, también podemos aprovechar mejor el talento de nuestro personal si simplificamos las tareas de cada departamento. Esto agiliza los procesos de formación de la plantilla, y permite contar con empleados y empleadas capaces de desempeñarse en distintas áreas de la empresa. Con una plantilla más versátil podemos reorganizar mejor los procesos de producción y adaptarlos a las demandas del mercado, maximizando así nuestras ganancias.