Para que una empresa sea verdaderamente competitiva y rentable no solo requiere de productos y servicios de calidad, sino que también necesita de una adecuada gestión de los recursos y procesos empresariales. Para lograrlo, las empresas deben apoyarse en las nuevas tecnologías y en estrategias innovadoras que permitan mantener la información centralizada y unificada; ejemplo de ello es la implementación de un software ERP, una herramienta imprescindible para gestionar una compañía.
Software ERP: Qué es y cuáles son sus principales características
Lo primero que hay que saber sobre esta herramienta es que el software ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que integra la gestión y automatización de aspectos claves de un negocio. Tales como inventario, finanzas, CRM, recursos humanos, ventas y compras, cadena de suministro, ID+Ingeniería, entre otros. Dichos aspectos (que dependen del tipo de compañía en los que se ejecutan) se integran a manera de módulo, ofreciendo datos precisos y compartidos entre los departamentos.
Teniendo en cuenta lo anterior, vale decir que el objetivo de este tipo de software se enfoca en integrar los departamentos, a la vez que asegura la existencia de una única base de datos centralizada que gestione la información en tiempo real.
Ahora bien, entre las principales características del software ERP se encuentran:
- Este es un sistema que se compone de módulos integrados o aplicaciones de negocio que tienen una base de datos en común.
- Es altamente escalable. El software ERP se adapta al tamaño y necesidad de la empresa. Sus módulos son personalizables y flexibles, por lo que es una herramienta ideal para pequeñas, medianas y grandes empresas.
- Cuentan con una arquitectura centralizada. Esto facilita la recolección y manipulación de la información, así como la toma de decisiones más informadas.
- Flexibilidad en términos de personalización y configuración.
- Ofrece altos niveles de automatización en diferentes tareas de cada departamento.
- Permite realizar operaciones en tiempo real, identificando oportunamente los problemas y permitiendo que el colaborador encuentre una respuesta lo más rápido posible.
¿Cómo se puede implementar el software ERP en las empresas?
Ahora bien, siendo esta una solución innovadora y eficiente para impulsar los diferentes procesos empresariales, ofrece también diferentes maneras de implementación; así, la empresa podrá encontrar aquel software que mayor sentido dé a su negocio.
- ERP en la nube. Como su nombre lo indica, es aquel que se aloja en la nube. Es el proveedor de software el que se encarga del mantenimiento y actualizaciones necesarias.
- ERP On-Premise. Este es el modelo tradicional. Se instala en el centro de datos de elección de la empresa, pero la instalación y el mantenimiento son responsabilidad del usuario.
- ERP híbrido. Algunas de las aplicaciones de este modelo se encuentran en la nube, mientras que otras funcionarán on-premise.
Por otro lado, los software empresariales también se clasifican de acuerdo con si son de código abierto o no. Los de código abierto permiten a las organizaciones acceder y modificar el código fuente para que este se adapte a necesidades específicas. En el caso de aquellos con código privado, el código fuente no se encuentra disponible para los usuarios, por lo que cualquier modificación solo puede ser realizada por el proveedor.
Principales funcionalidades del software ERP
Los ERP permiten integrar datos de diversas áreas para brindar un panorama más amplio de los procesos de la organización y el tiempo real del rendimiento empresarial. Por ello, juega un papel fundamental en diferentes áreas y brinda funcionalidades en términos de operabilidad, productividad y seguridad.
- Gestiona la contabilidad general de la empresa.
- Administra la nómina, los procesos de reclutamiento y el rendimiento empresarial.
- Gestiona las diferentes relaciones entre la empresa y los clientes.
- Facilita la gestión de proyectos y el seguimiento de los recursos.
- Administra la logística y la gestión de la cadena de suministro.
- Monitoreo y gestión de calidad de los productos y servicios.
- Permite el análisis de datos y la generación de informes en tiempo real.
Además, los sistemas ERP implementan medidas de la más alta seguridad, con el fin de proteger la identidad e información de los usuarios:
- Control de acceso basado en roles, a través de la gestión de permisos y privilegios de los usuarios.
- Encriptación de datos, con el fin de proteger los datos almacenados y transmitidos.
- Funcionalidades de auditoría con el fin de responder adecuadamente a actividades sospechosas.
- Backup automático, con copias de seguridad únicas almacenadas en servidores locales o en la nube.
Ventajas y beneficios del Software ERP, ¿Cómo ayuda a tu negocio?
Dentro de las empresas (sean del tamaño que sean) existen una gran variedad de flujos de trabajo. Esto hace que sea imprescindible el uso de herramientas que articulen la información, y aumenten así la productividad, la rentabilidad y el crecimiento constante del negocio. La forma más eficiente de hacerlo es sacando el máximo provecho a los beneficios del software ERP, entre los que destacan:
1. Automatización de los procesos
Los sistemas ERP son herramientas imprescindibles para automatizar los diferentes procesos del negocio y agilizar así algunas de las tareas diarias más importantes, especialmente aquellas que requieren de una atención personalizada. Además, actúa como una herramienta cohesiva de los procesos y equipos de cada uno de los departamentos, aumentando la organización y productividad de cada división.
2. Aumento de la productividad
Como se mencionó anteriormente, la automatización y gestión de diversos procesos a través de los software ERP hace que la empresa requiera de una menor cantidad de recursos y facilita que los colaboradores concentren sus labores en tareas más prioritarias.
3. Mayor nivel de consistencia y precisión de la información
Los ERP son herramientas famosas porque permiten aumentar la consistencia y precisión de la información, integrando de mejor manera las diferentes bases de datos y brindando así respuestas más exactas a las diferentes solicitudes. Gracias a ello no solo aumenta la productividad, sino también la satisfacción del cliente.
Así permite a las empresas crear una única fuente de la verdad, con respuestas más rápidas.
4. Permite establecer objetivos de manera más efectiva
Otro de los grandes beneficios del software ERP es que facilita el seguimiento al rendimiento empresarial. De esta manera resulta mucho más sencillo establecer los objetivos de manera efectiva y monitorear eficientemente el progreso realizado para llegar a ella.
5. Reducción de los riesgos
Por último, el software ERP maximiza la visibilidad y el control de los negocios, garantizando el cumplimiento de los requisitos regulatorios, previniendo múltiples riesgos.
Sin duda, el software ERP es, entonces, una herramienta moderna, abierta y flexible que puede integrarse con una amplia gama de productos y aplicaciones. Por ello, hace que los procesos empresariales se den de manera más fluida e integral y en conjunto con las diferentes divisiones del negocio. Las empresas podrán cumplir sus objetivos desde su gestión adecuada.
