En el comercio internacional se suele utilizar un recurso denominado como la factura proforma. Esta facilita en gran medida la vida de los empresarios, ya que no tiene las mismas implicaciones legales que una factura convencional. Si cuentas con un negocio en línea, quizás aún no conozcas a fondo sobre este tema, pero deberías prestarle más atención.
A continuación, te daremos a conocer más sobre esta herramienta y cómo puedes descargar un modelo de factura proforma. Veamos de qué se trata.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Bien, antes de enseñarte cómo puedes descargar un modelo de factura proforma, primero te explicaremos cuál es su función. Se puede decir que esta herramienta es una especie de factura borrador. Esta se envía al comprador con el objetivo de que pueda conocer los detalles de determinada transacción.
Hay que señalar que este documento solo tendrá valor informático y se suele emitir antes de finalizar la venta para detallar las condiciones de la operación. Cabe reiterar que no es una factura convencional, sino un tipo de documento que detalla el compromiso entre el vendedor para proporcionar lo que el comprador ha podido solicitar.
Elementos de una factura proforma
La factura proforma es un borrador o una visión de lo que será la factura final, la que se envía al destinatario cuando se le venda un producto o servicio. Para no confundir con una factura ordinaria, lo primero que debes hacer es incluir un título que especifique que se trata de una ‘factura proforma’.
A continuación, describiremos cuáles son los elementos esenciales de este tipo de documento:
- Título visible en algún lugar del documento, preferiblemente al inicio, debe constar que se trata de una factura proforma.
- Datos del vendedor: se deben incluir todos los datos relacionados con el vendedor. Nombre, nombre comercial, documento de identificación, número de identificación fiscal (NIF), domicilio fiscal, dónde contactarse con el mismo, entre otros.
- Datos del destinatario o cliente: en este apartado deberán estar incluidos el nombre y apellidos o razón social del cliente o destinatario. Además, debe estar constatado el NIF y el domicilio fiscal.
- Descripción de productos o servicios: debe estar descrita de forma detallada toda la información relacionada con los productos o servicios a comercializar.
- Subtotal: por supuesto, debe estar descrito el subtotal antes de impuestos o deducciones.
- Impuesto: informa del IVA/IGV que se añadirá a la venta, si es que procede en este caso.
- Deducciones: señala cualquier deducción, como la del CIS, que deba hacerse antes del total.
- Total de factura: por último, aunque no menos importante, la factura proforma debe contener el precio total neto, con el IVA y el importe bruto de lo que se va a comercializar.
Como has podido comprobar en el listado de elementos ya facilitado, una factura proforma lleva IVA. También debes indicar en los detalles si otorgarás descuentos, así como las condiciones generales.
Además, cabe señalar que este tipo de documento no lleva número, por lo que este solo se le asigna cuando pasa de ser una factura proforma a una factura final.
¿Cómo se emite una factura proforma?
Bien, luego de conocer más a fondo sobre de qué se trata y cuáles elementos debe incluir, es momento de saber cómo emitir este tipo de documento. Las dos formas más comunes de hacerlo son a través de las plantillas de Word o Excel, como este modelo de factura proforma que puedes descargar en la web de plantillafactura.es.
Lo ideal es que adaptes este modelo o plantilla de factura en Word o en Excel para que se convierta en una plantilla de factura proforma. Eso sí, lo que debes hacer a continuación es eliminar el número de la factura y cambiar el título del documento.
Sumado a esto, debes guardar la factura proforma, adjuntarla a un correo electrónico y convertirla de forma manual en una factura definitiva.
Expedir una factura con un software de facturación
Existe también una opción como la de emplear un software de facturación, lo cual hace que sea más rápida y fácil la creación de una factura proforma. Un buen software de este tipo viene con una plantilla de factura proforma definida y además, te permite enviarla a tus clientes en unos cuantos clics.
Este tipo de programas permite crear y enviar facturas proforma en menos de un minuto y finalizar con un solo clic. Es necesario recordar, una vez más, que este tipo de documento es provisional y que no representa que un acuerdo legalmente generado ante la ley.
Conclusiones
Se podría decir que, en muchos aspectos, una factura proforma es similar a lo que representaría una estimación de ventas. Tanto este tipo de facturas como los presupuestos, permiten al cliente conocer el coste eventual de un pedido. Otra similitud es que ambos se envían en una fase parecida del proceso de venta, es decir, antes de que esta se encuentre finalizada.
Eso sí, por regla general, ni las facturas proforma ni las cotizaciones son legalmente vinculantes. Sin embargo, mientras que este tipo de factura representa el compromiso de un cliente a adquirir bienes o servicios particulares, el presupuesto no lo es. Este último, por consiguiente, reconoce simplemente el interés del cliente y de ahí que la factura proforma sea una útil herramienta.
