El mundo de la gerencia moderna cambia y evoluciona constantemente. Ya aquellos equipos de trabajo con jerarquías estrictas y procesos inflexibles han ido quedando en el pasado, para dar lugar a formatos más integrales, en los que los colaboradores se complementan como un verdadero equipo con metas comunes. Si estás a la cabeza de una empresa, un sector o departamento, es importante que te mantengas actualizado con las mejores herramientas de gestión, que se traducirán en eficacia, comunicación y bienestar. Desde el uso de un software de control horario y hasta aplicaciones de comunicación interna, son muchas las alternativas para mejorar los procesos y elevar la eficacia de tu negocio. Acompáñanos a conocer las principales.
Las mejores 4 herramientas para la gestión de equipos
1. El software de control de horario
De acuerdo al rubro en el que se inserte cada empresa, surgen diferentes tipos de necesidades en relación al control de horario. Desde trabajadores remotos que trabajan por proyecto y hasta empleados administrativos con tareas fijas, cada situación laboral requiere de un tratamiento particular. En este sentido, Papershift es una potente herramienta para gestionar los horarios de las personas con las que trabajas a diario.
Puedes configurar un fichaje en línea, en el que las personas se registran con un reloj de fichaje online. También puedes emplear la aplicación de reloj fijo, en la que los trabajadores fichan de forma estacionaria a través de una Tablet App y se verifican mediante su firma o PIN. Para los colaboradores remotos aparece la alternativa del fichaje móvil, que puede realizarse desde cualquier lugar, solo teniendo el teléfono móvil. Y si se trata de fábricas o empresas que funcionan por turnos, puede configurarse un registro para este fin.
Lo fundamental en este sentido es que el control de horarios permite no solo mantener el orden en el sector de recursos humanos, sino, fundamentalmente, poder medir la productividad que tenemos en diferentes aéreas, según los tiempos que nos representa la ejecución de cada tarea.
2. La matriz Foda
Aunque es una de las herramientas más clásicas para mejorar la gestión de las empresas y sus departamentos, la matriz Foda mantiene más que nunca su vigencia. El motivo es simple: funciona. Permite visibilizar con claridad las diferentes situaciones que se afrontan en el mundo empresarial, favoreciendo la toma de las decisiones más acertadas.
La matriz Foda es un esquema de cuatro cuadrantes, en el que se analiza de manera global una situación o problema del negocio. En ella estableceremos las fortalezas con las que hacemos frente a esta situación, las oportunidades que arroja, las debilidades que debemos asumir de cara al asunto que nos ocupe, y las amenazas tanto internas como del contexto. Todo ello nos permite una visión general, en la que consideremos un escenario realista y actuemos en consecuencia.
3. El modelo de gestión Canva
Sumamos a la lista de herramientas para mejorar la gestión de tu equipo, el modelo de gestión Canva. Se trata de un esquema gerencial que apuesta a una visión integral del negocio, y que se recomienda especialmente para aquellos emprendedores que dan sus primeros pasos en el mundo empresarial, o para las personas que recién se estrenan en la gestión de equipos.
Lo fundamental de este modelo es una estructura de siete pasos, que debe seguirse a rajatabla. Estos son la definición de objetivos, la elaboración de estrategias, el establecimiento de prioridades, el desarrollo de los empleados, el diseño de la organización, la asignación de recursos y el monitoreo de resultados. Todos ellos conllevan la actividad de la empresa o emprendimiento de una manera global, y permiten a quien gerencia un alto nivel de organización.
4. El Key Performance Indicator
Y cerramos este listado de las herramientas para mejorar la gestión de tu equipo, con una de las más modernas, específicas y eficaces. Se trata del Key Performance Indicator, conocido por sus siglas KPI. Este término se refiere a un dato específico que nos permite comprender en detalle el funcionamiento del negocio, de un área, una estrategia o un proceso en particular.
Existen diferentes tipos de KPI, de acuerdo a lo que queramos observar y medir. Es común que sean aplicados al universo de las estrategias digitales. Por ejemplo, los KPI que miden la tasa de conversión apuntan puntualmente a los resultados (sean ventas, suscripciones o la configuración que se haya hecho). También es común el uso de KPIs que miden la adquisición de leads, los nuevos visitantes a una web, el origen del tráfico o los suscriptores a blogs o newsletters, todo propio del universo del marketing digital.
En definitiva, las herramientas de gestión de equipos están a tu disposición, como una forma de mejorar los procesos, elevar los niveles de eficiencia y también mantener la buena comunicación y las metas comunes entre los colaboradores. Todo ello se deriva en un éxito empresarial y humano escalable y sostenible en el largo plazo.
